La etiqueta comercial afecta la manera en que otras personas lo perciben en el lugar de trabajo, incluidos compañeros de trabajo, supervisores y clientes. Si se le pide que tome las actas de una reunión, el punto más importante es mantenerlas clara, concisa y precisa.
Preparación y Fundamentos
Siempre que asista a una reunión de negocios, llegue temprano y esté preparado para cualquier tarea que deba realizar en la reunión. Si estás guardando los minutos deberías tener tu listo para notebook o computadora, junto con otros elementos necesarios, como bolígrafos o dispositivos de grabación. La asistencia se registra en el acta, por lo que preparar una hoja de registro antes de tiempo La hoja de registro debe tener el nombre de cada asistente y un espacio para marcar los tiempos de llegada.
$config[code] not foundSi bien es contrario a la etiqueta comercial interrumpir a otros oradores en una reunión de negocios, se espera que la persona que tome las actas anote lo que se dijo y se hizo en la reunión. Cualquier movimiento formal debe ser registrado textualmente. Hable y haga preguntas aclaratorias si no escuchó o entendió algo lo suficientemente bien como para registrarlo con precisión.
Es el trabajo de la persona que dirige la reunión crear una agenda y mantener la reunión encaminada. Si la reunión se aleja de la agenda establecida, las actas deben reflejar esto. Siempre existe la posibilidad de que algún día se le pida que aclare exactamente qué sucedió en una reunión. No importa qué, usted debe asegurarse de sus minutos describir con precisión lo que realmente sucedió y en que orden
Etiqueta de minutos
Las actas de las reuniones no son solo notas para la conveniencia de las personas que asistieron a la reunión. Los minutos de una reunión son un expediente legal de lo que se hizo en esa reunión según un artículo de la parlamentaria registrada Nancy Sylvester.
No es necesario registrar cada detalle de lo que se dijo. A excepción de las mociones oficiales, simplemente resuma los contenidos. Incluya solo los detalles que seguirán siendo importantes en el futuro para cualquiera que revise los minutos. Use palabras clave para resumir la esencia de cada discusión.
Evita cualquier comentario., Opinión personal o lenguaje descriptivo en el acta. No solo son subjetivos, sino que podrían avergonzar el tema de sus comentarios más adelante. Por ejemplo, puede agregar una nota que diga "El Sr. Smith abandonó la reunión a las 2:45 p.m.", pero no debe expresarlo como "El Sr. Smith se enojó con la Sra. Jones y salió de la reunión".
Para evitar comentarios innecesarios, no intente describir el tono emocional de la reunión de ninguna manera. Por ejemplo, "la Sra. Jones insistió en que las cifras de ventas mejorarán en el próximo trimestre" es demasiado subjetiva y estaría mejor expresada, ya que "la Sra. Jones dijo que las cifras de ventas deberían mejorar en el próximo trimestre". Deja que los hechos hablen por sí solos.
