Las actas de las reuniones son un registro importante de lo que ocurrió en una reunión, incluidos los elementos que se discutieron, las decisiones que se tomaron, las tareas que se realizaron y las tareas delegadas y los plazos para la finalización que se establecieron. Lo ideal es que los asistentes a la reunión utilicen las actas de la reunión y aquellos que se perdieron la reunión como referencia para las acciones que deben tomarse. Los minutos también se usan en el futuro como un recurso en caso de que alguien quiera regresar y hacer referencia a una hora o proyecto específico. Las notas sobre reuniones financieras deben ser especialmente detalladas y específicas, ya que tratan con números y estadísticas importantes. Si está a cargo de tomar notas de la reunión del comité de finanzas, asegúrese de que sus notas sigan el protocolo de la compañía y se adhieran a las pautas básicas para tomar notas de reuniones eficaces y eficientes.
$config[code] not foundAnote el nombre de la empresa, la fecha y la hora en la parte superior del documento. También incluya cualquier otra información relevante, como el departamento específico o el nombre del equipo o cualquier razón específica por la que se convocó la reunión.
Grabar a los asistentes. Los asistentes a una reunión del comité de finanzas suelen incluir un presidente de la junta, miembros de la junta y personal directamente relacionado con las finanzas de la empresa, como un contador o gerente de finanzas. Si se trata de una reunión de finanzas del gobierno, el administrador de la ciudad e incluso el alcalde pueden estar presentes. Además, las compañías externas pueden estar representadas en la reunión si hay una discusión sobre un proyecto en particular. Asegúrate de anotar los títulos de las personas. Si es necesario, pase una hoja de asistencia para asegurarse de obtener los nombres correctos de los asistentes. También puede registrar los nombres de los asistentes que no pudieron estar presentes, pero es posible que necesiten una copia de las actas.
Si hay una agenda, grabe sus notas por cada tema a medida que se discute el tema. Los temas en una reunión del comité de finanzas a menudo incluyen presupuesto, finanzas particulares del proyecto, ingresos o estados financieros, asignaciones futuras o cambios o actualizaciones al calendario presupuestario. Incluya los principales puntos de discusión y los puntos secundarios en forma de prosa o viñeta según el protocolo de la compañía. Anote quién está hablando, cualquier nombre o número que se mencione, así como cualquier persona a quien se le asigne una tarea y la fecha de vencimiento de la misma.
Grabar "Otros asuntos". Una vez que se hayan cubierto los puntos del orden del día, cree una nueva sección titulada Otros asuntos. Aquí tomará nota de los nuevos elementos que se presentan para discusión. Nuevamente, tenga en cuenta al orador, cualquier fecha o número discutido y cualquier tarea asignada y fecha de vencimiento.
Corrección y dirección de información faltante. Antes de enviar sus notas de la reunión, asegúrese de que sean legibles y gramaticalmente correctas, que no haya errores tipográficos y que los nombres se hayan escrito correctamente. Si hay información faltante que usted sabe que se discutió, intente localizar la información faltante. Intente escribir los minutos tan pronto como sea posible después de la reunión, mientras aún pueda recordar lo que se discutió.
