Nadie quiere saber sobre la muerte de un empleado, pero cuando lo haga, tenga un plan establecido sobre cómo lo tratarán usted y su empresa. Este plan debe incluir una lista de formularios que debe enviar al beneficiario, la familia o el albacea del empleado, y los pasos que debe tomar antes y después de emitir el cheque de pago final del empleado. Las leyes estatales tienden a seguir las pautas federales, pero verifique con su estado para asegurarse.
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Incluya una designación de formulario de beneficiario en el papeleo de todos los empleados recién contratados. Al completar este formulario, una empleada da a conocer quién debe recibir su cheque de pago final en caso de que fallezca mientras trabaja allí. Recuerde a los empleados cada año que revisen el formulario para asegurarse de que su información esté actualizada y se mantenga en línea con los deseos del empleado. Si su empleado no designa a un beneficiario, puede emitir el último cheque de pago a un albacea o pariente más cercano, siempre que tenga los documentos necesarios, como una carta original de testamento o administración, una copia certificada del certificado de defunción y el certificado de defunción correspondiente. -9 Formulario.
Después de enterarse de la muerte de un empleado
Después de enterarse de la muerte de un empleado, prepare y envíe un paquete de información a la familia del empleado y / o la designación del beneficiario. Este paquete debe incluir información sobre cualquier beneficio, los formularios que deben completarse, sobres de devolución con franqueo pagado, si es necesario, información de contacto e información sobre cualquier salario que aún se deba y cuándo se pagará. Inmediatamente notifique al departamento de nómina de la muerte del empleado. Este departamento deberá congelar los salarios del empleado y detener cualquier depósito directo establecido hasta que reciba la documentación necesaria, que incluye un certificado de defunción y un formulario W-9 para el beneficiario o el patrimonio. El departamento de nómina también debe calcular el monto del cheque de pago final, que debe incluir los salarios y otros tipos de pago, como el tiempo de vacaciones o el tiempo de enfermedad acumulado, si corresponde. Si utiliza un servicio de procesamiento de nóminas, es posible que tenga que darle una copia certificada del certificado de defunción del empleado antes de procesar el cheque de pago final del empleado. Estos pasos son importantes ya que un banco podría congelar la cuenta bancaria del fallecido, lo que podría afectar la recepción del último cheque de pago.
Video del dia
Traído a ti por Sapling Traído a ti por SaplingProcesando el pago final
Si el empleado ha recibido un cheque de pago, pero aún no lo ha cobrado, debe suspender el pago del cheque y emitir un nuevo cheque por esa cantidad al beneficiario o al patrimonio del empleado. Si al empleado se le debe un cheque de pago por las ganancias pendientes, expréselo al beneficiario o al patrimonio del empleado. Verifique las leyes estatales que rigen las condiciones especiales que deben cumplirse antes de emitir el cheque de pago final.
Reportar los ingresos al IRS
Para los salarios adeudados y pagados durante el mismo año calendario en que falleció el empleado, debe incluir los salarios en el Formulario W-2 del empleado y también informar la cantidad del cheque de pago final en el Formulario 1099-MISC a nombre del beneficiario o albacea.. Si los salarios se pagan después del año en que el empleado fallece, no emita un formulario W-2 a nombre del empleado para el año en que emita el cheque de pago final. En su lugar, emita al beneficiario o al ejecutor un Formulario 1099-MISC que incluya el monto del cheque de pago final. Puede obtener copias de estos formularios del IRS, que también puede ofrecer orientación adicional para completar y emitir estos formularios.
