El fraude de reembolso de gastos puede ser muy costoso para las pequeñas empresas. Un estudio reciente realizado por Chrome River Technologies informa que existe un potencial para que las empresas estadounidenses tengan un costo de hasta $ 1.9 mil millones por año en total.
Eso es aproximadamente $ 35,000 por negocio. Small Business Trends conversó con Anne Becknell, vicepresidente senior de éxito de clientes en Chrome River Technologies sobre lo que las pequeñas empresas deben saber.
$config[code] not foundComo sugiere su nombre, el fraude de reembolso de gastos es un delito que se produce cuando un empleado presenta una reclamación para recibir pagos por gastos comerciales falsos.
Cómo evitar el fraude de reembolso de gastos
Usar tecnología actualizada
La gestión y la auditoría de los informes de gastos deben utilizar la tecnología moderna para ser eficaces. El uso de informes de gastos manuales fue el problema número uno de la encuesta.
"Es sorprendente la cantidad de pequeñas y medianas empresas que siguen usando el método de la luz de las velas y el crayón", dice Becknell. "Todavía lo están haciendo en papel o con hojas de cálculo Excel y enviándolas por correo electrónico a la empresa".
El problema con estos sistemas anticuados es la incapacidad de rastrear y ver las tendencias que deberían activar las alarmas. La tecnología que incorpora herramientas como la analítica automatizada le ayuda a detectar puntos calientes como el mismo recibo que se ha enviado varias veces.
Becknell dice que la automatización reduce el fraude de reembolso de gastos a la mitad.
Entender a los hombres engañar más
El fraude de reembolso de gastos no es un área donde hay igualdad entre los sexos. De hecho, el informe indica que los hombres tenían más del doble de probabilidades de cometer el crimen que sus contrapartes femeninas. No solo eso, tenían cuatro veces más probabilidades de agregar al menos $ 1000 a sus gastos.
Conozca a los empleados más jóvenes que cometen más de estos crímenes
De hecho, casi el 83% del fraude de reembolso de gastos fue cometido por empleados entre 25 y 44 años.
Implementar una política escrita formal
Una política escrita no solo es importante, sino que las pequeñas empresas deben contar con un procedimiento que indique que los empleados de la gerencia han procesado lo que necesitan saber. Becknell sugiere que conseguir que los empleados firmen el documento les ayuda a tomar posesión de la política.
"Cuando firmas algo hay un vínculo emocional", dice ella.
Incorporar Reglas de Alto Nivel
La política no necesita ser demasiado detallada, pero sí debe establecer los límites para los gastos. Por ejemplo, si bien no es necesario que calcule la cantidad exacta que puede gastar en un viaje en taxi, debe informar a sus empleados si la clase de negocios o de coach es aceptable.
La simplicidad debe ser uno de los puntos de referencia que utiliza aquí.
No complique el proceso
Los contadores a menudo ven la oportunidad de profundizar en los gastos de una empresa cuando automatizan el proceso. El resultado es un informe de gastos que es complicado y tiende a ser controlado sin ser examinado adecuadamente.
Por lo tanto, es importante observar cuántas veces y por qué los informes de gastos se transmiten de persona a persona. Las pequeñas empresas deben buscar simplificar esa parte del proceso.
Prestar atención a los gastos personales
Uno de los mayores reclamos por fraude de gastos es sustituir los gastos personales por los de negocios. Uno de los obsequios aquí es reclamos para comidas de fin de semana cuando el empleado no está programado para viajar.
Cuidado con los gastos extravagantes
Más de un tercio de los que admitieron haber hecho trampa en Chrome River Technology reportaron sumas que oscilan entre $ 100 y $ 499. Las cantidades que parecen alteradas son las banderas rojas que debe buscar. Por ejemplo, un recibo que parece que usó dos tipos diferentes de tinta generalmente es un regalo muerto.
Aprobar los aprobadores
"Querrá que la aprobación de estos recibos sea significativa y capacitar a los aprobadores", dice Becknell. Ella agrega que es importante que entiendan qué buscar y que sean responsables de detectar cualquier reclamo fraudulento.
Utilice las tarjetas de crédito de la empresa como paso proactivo
Siempre que sea posible, el uso de tarjetas de crédito de la empresa desalienta las reclamaciones fraudulentas. Estas son una excelente manera de guardar información importante como la fecha y el monto de cualquier transacción.
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