En cualquier oficina, hay tareas que deben completarse para que la empresa siga avanzando. Estas tareas, que se encuentran bajo el paraguas del trabajo administrativo, son generalmente bastante sencillas y fáciles de dominar, y generalmente se asignan a trabajadores de nivel de entrada. A pesar del hecho de que las tareas de oficina, como escribir y archivar, son relativamente básicas, llevan tiempo, y en muchos casos, los ejecutivos y los empleados de nivel medio se centran en otras prioridades y no pueden mantenerse al día con todo lo que hay que hacer. Por ese motivo, muchas empresas contratan personal administrativo que está específicamente encargado de manejar estas tareas.
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El título de trabajador de apoyo administrativo se refiere a las personas que apoyan o ayudan a los compañeros de trabajo en una amplia gama de tareas. Algunos de los trabajos más comunes que se incluyen en esta categoría incluyen escribir documentos, archivar, contestar teléfonos, administrar correos, ingresar datos, fotocopiar, enviar faxes y clasificar y entregar correo entrante. Los profesionales de apoyo administrativo también pueden ser responsables de mantener y ordenar los suministros, y manejar otras tareas que se le asignen, como pedir comida para las reuniones. Asumiendo estas responsabilidades y quitándolas de las placas de otros, ayudan a mantener la oficina funcionando sin problemas y aseguran que todo se mantenga organizado.
Si bien el apoyo administrativo general se centra en estas tareas generales, en algunas empresas o departamentos, el apoyo administrativo puede centrarse en actividades específicas o requerir un conocimiento más especializado. Por ejemplo, las actividades administrativas en un departamento de finanzas pueden incluir tareas de contabilidad, administración de cuentas por pagar y cuentas por cobrar, asistencia con la nómina o clasificación y verificación de informes de gastos. Si trabaja en una oficina del gobierno, puede ser responsable de presentar los permisos o administrar los correos. Sin embargo, independientemente del entorno, la mayor parte del apoyo administrativo implica tareas repetitivas y definidas, y no trabajo estratégico u operacional.
Habilidades y Educación
La mayoría de los roles de apoyo administrativo son de nivel de entrada y, por lo tanto, generalmente requieren un diploma de escuela secundaria o su equivalente. Algunas personas completan una capacitación adicional en administración de oficinas a través de un programa de educación para adultos o de un colegio comunitario, mientras que otras se adueñan de estos roles con un título de licenciatura como medio para obtener un pie en la puerta para un puesto con mayores responsabilidades y mejores salarios.
La familiaridad con las tareas básicas de oficina es la calificación más importante para los roles de apoyo administrativo. Si bien las compañías brindarán capacitación en el trabajo en procesos y procedimientos específicos, esperan que los trabajadores de apoyo administrativo entren al trabajo con un conjunto de habilidades generales.Estas habilidades incluyen el conocimiento de cómo usar las máquinas de oficina básicas (fax, copiadora, etc.); conocimientos generales de informática, incluida la capacidad de escribir 60 palabras por minuto o más rápido, así como el software básico de procesamiento de palabras y hojas de cálculo; habilidades de archivo; habilidades de entrada de datos; y la capacidad de usar el teléfono y conocer el sistema telefónico de la empresa.
Los trabajos de apoyo administrativo también requieren una cantidad de habilidades blandas. Un comportamiento profesional es una obligación, así como habilidades de organización excepcionales. Las habilidades de servicio al cliente son importantes, especialmente si va a interactuar con el público, y es vital estar orientado a los detalles. En algunas industrias, como la atención médica y las finanzas, se espera que los empleados de apoyo administrativo estén familiarizados con las regulaciones de la industria con respecto a la seguridad de la información y los datos personales, y que realicen su trabajo en consecuencia.
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Traído a ti por Sapling Traído a ti por SaplingSalarios de apoyo administrativo
Debido a que el apoyo administrativo se considera una posición de nivel de entrada, los salarios son comparativamente bajos. Según PayScale.com, la tarifa promedio por hora para las posiciones de apoyo administrativo es de $ 12.87, por un salario anual de alrededor de $ 30,000. La paga es generalmente proporcional a la experiencia, pero incluso los profesionales de apoyo más experimentados rara vez ganan más de $ 40,000 por año. Sin embargo, hay espacio para el crecimiento en este campo, ya que muchas personas pasan a desempeñar funciones de asistente ejecutivo o administrativo con mejores salarios, o pasan a diferentes puestos dentro de la organización. De acuerdo con PayScale.com, también es muy común que un proveedor de apoyo administrativo en el campo médico se convierta en asistente médico, enfermero registrado o profesional de enfermería.
Las industrias mejor pagadas para el apoyo administrativo son el gobierno y los servicios profesionales, científicos y técnicos. Sin embargo, la asistencia sanitaria también es un campo bien remunerado, y la única industria en la que se espera que haya al menos algún crecimiento en los próximos años.
Tendencias de la industria de apoyo administrativo
Al igual que con muchas industrias, la tecnología está cambiando el apoyo administrativo y la forma en que se maneja el trabajo. Muchas tareas que antes se hacían manualmente ahora se pueden hacer a través de la computadora, ahorrando tiempo y aumentando la necesidad de capacitación adicional. Dentro de este ámbito, hay dos tendencias principales que están tomando forma y están cambiando la cara del apoyo administrativo.
Primero, el movimiento hacia oficinas sin papel está cambiando la cara de, y en algunos casos, eliminando la necesidad de, el apoyo administrativo. Las empresas se quedan sin papel, o al menos usan menos papel, por varias razones, entre ellas, la mejora de la sostenibilidad, la mejor organización y la reducción de costos. De hecho, un estudio realizado por Gartner en 2014 descubrió que el costo para las empresas de los EE. UU. Asociado con el almacenamiento y la recuperación de documentos en papel se ubica entre $ 25 mil millones y $ 35 mil millones anuales. Al utilizar los servicios digitales para crear, almacenar y organizar documentos, las empresas pueden ahorrar dinero y ser más eficientes.
En términos de apoyo administrativo, esto también significa que se reduce la necesidad de que alguien archive documentos físicamente, o escriba e imprima letras, realice un seguimiento de documentos, etc. Mientras que algunas compañías están eliminando puestos administrativos (la Oficina de Estadísticas Laborales proyecta poco o ningún crecimiento en el campo para el 2026, debido en gran parte a la tecnología) otras están cambiando las calificaciones para tales puestos y requieren habilidades informáticas avanzadas y experiencia en la gestión electrónica. documentos.
Otra tendencia que afecta al campo de apoyo administrativo es el aumento del asistente virtual. Los asistentes virtuales, también conocidos como VA, son asistentes o personal de apoyo que trabajan de forma remota y brindan muchos de los mismos servicios que un asistente en la oficina. Muchos VA trabajan para empresarios o propietarios de pequeñas empresas que necesitan apoyo, pero no pueden pagar o no tienen el espacio o el equipo para contratar a alguien que trabaje a tiempo completo en la oficina. Nuevamente, la tecnología es clave en esta industria, ya que los asistentes virtuales trabajan a través de Internet, usando el correo electrónico, el intercambio de documentos y otras tecnologías para manejar las tareas de sus empleadores. Si bien algunos VA son especialistas y manejan tareas como las redes sociales y la administración de sitios web, algunos empresarios simplemente necesitan a alguien que administre su correo electrónico y responda a las preguntas de los clientes.
Debido a que los asistentes virtuales generalmente trabajan por cuenta propia o trabajan de manera independiente, a menudo pueden tener una tasa de pago más alta que los que trabajan en oficinas. Algunos VA también trabajan para varios clientes a la vez, lo que aumenta su potencial de ingresos. En promedio, una VA gana entre $ 10 y $ 25 por hora.
Aterrizando un trabajo de apoyo administrativo
Si bien los trabajos de apoyo administrativo pueden no ser tan abundantes como antes, todavía están disponibles. La mayoría de las aperturas son creadas por el volumen de negocios y los asistentes se van para otras oportunidades.
Un buen curriculum vitae para el apoyo administrativo destacará sus habilidades administrativas y técnicas. Demuestre a los empleadores que está organizado, orientado a los detalles, que es un buen solucionador de problemas y que tiene excelentes habilidades de comunicación. Asegúrese de resaltar sus habilidades técnicas de una manera cuantificable; indique qué tan rápido puede escribir palabras por minuto y especifique el software que sabe usar. A medida que detalla su experiencia, resalte las tareas y los logros que revelan sus habilidades administrativas, especialmente aquellas que lo pueden diferenciar de otros candidatos. Sobre todo, sea meticuloso con su gramática y ortografía. Al igual que con cualquier currículum vitae, los errores tipográficos y la mala gramática se reflejan poco en tus habilidades, pero en un campo tan detallado como el apoyo administrativo, debes ser perfecto. Nadie va a contratar a un mecanógrafo que no puede obtener su propio currículum correctamente.
Los trabajos de oficina generalmente se pueden encontrar en las listas de empleos o en los sitios web de las compañías. Las agencias temporales también son un buen lugar para encontrar este tipo de trabajo. Trabajar de manera temporal le brinda la oportunidad de desarrollar sus habilidades en una variedad de compañías. Algunas agencias realizarán colocaciones a largo plazo, o podría ser contratado a tiempo completo después de trabajar como empleado temporal. Las pasantías son otra forma de desarrollar sus habilidades de apoyo en la oficina. Aunque muchas empresas con programas formales de pasantías permiten que los pasantes trabajen en proyectos específicos, a menudo también se espera que los pasantes "paguen sus cuotas", asumiendo tareas administrativas. Espere pasar algún tiempo en cualquier pasantía, archivando, ingresando datos, administrando correos o contestando teléfonos, pero considerar es una oportunidad para desarrollar habilidades que podrían resultar útiles más adelante.
Haciéndote indispensable
El hecho de que el trabajo administrativo sea generalmente de nivel de entrada, eso no significa que no pueda ser una parte importante del equipo. De hecho, hacerte indispensable para tu jefe y compañeros de trabajo puede aumentar tus posibilidades de obtener un ascenso y, eventualmente, tener tu propio equipo de apoyo administrativo. Para empezar, tome su trabajo con seriedad y haga todo lo que pueda con cada tarea, sin importar cuán insignificante o tedioso sea. Como con cualquier trabajo, habrá partes de tu trabajo que te encantarán y partes que odiarás, pero debes tratar a ambos como importantes y hacerlos bien.
En segundo lugar, aprender a priorizar. Lo más probable es que vaya a tener múltiples proyectos y tareas en su plato en cualquier momento, especialmente cuando esté brindando apoyo a todo un equipo u oficina. Aprenda a determinar cuál es la prioridad máxima y lo que puede esperar, y desarrolle sistemas para garantizar que todos obtengan lo que necesitan cuando lo necesitan. La multitarea y la administración del tiempo son habilidades vitales para un trabajador de apoyo administrativo, y al conocer los objetivos y prioridades de la compañía y los miembros del equipo, puede brindar el nivel más alto de soporte.
En tercer lugar, estar dispuesto a hacer un esfuerzo adicional. Su trabajo es proporcionar apoyo, y eso podría significar asumir algunas tareas adicionales aquí y allá. Los asistentes indispensables siempre están dispuestos a aprender y harán lo que sea necesario no solo para hacer el trabajo, sino también para resolver problemas y evitar que se produzcan crisis. Por ejemplo, si ve que un asociado ha enviado una nota que contiene un error importante, no solo imprima y distribuya el documento. Confirme con el asociado que la información es correcta y realice los cambios necesarios.
Por último, ser profesional y educado en todo momento. Puede haber ocasiones en que otros miembros de la organización lo traten con rudeza o no le den el respeto que merecen, pero sin embargo mantienen su propia profesionalidad. Tratar a todos con amabilidad y respeto aumentará sus acciones en la empresa, especialmente si desarrolla una reputación de discreción y disposición para ayudar. En su posición de apoyo administrativo, es probable que tenga acceso a una gran cantidad de información, pero resista la tentación de chismear o compartir lo que sabe. Ganar la confianza de su jefe y sus compañeros de trabajo puede ayudarlo a avanzar en su carrera, mientras que servir como el chisme de la oficina empañará su reputación y posiblemente evitará que avance.
