Las pequeñas empresas deben conocer la Tasa fija y variable (FAVR) porque está diseñada para reembolsar a los empleados que manejan sus vehículos para negocios. La mayoría de las empresas utilizan el estándar de kilometraje comercial del IRS más familiar, pero FAVR presenta otra opción más precisa.
Small Business Trends contactó a Craig Powell, CEO de Motus, para profundizar en cómo esta tasa puede beneficiar a las pequeñas empresas. Comenzó por darnos una descripción general de alto nivel de lo que es FAVR y lo que hace.
$config[code] not found¿Qué es FAVR y por qué es importante?
“La tasa fija y variable (FAVR) es una Procedimiento de ingresos del IRS (2010-51) "fue diseñado para reembolsar a los empleados, libres de impuestos, tanto los costos fijos (seguros, licencias y registros) como los costos variables (combustible, mantenimiento) asociados con la conducción para negocios", escribió Powell.
"Existe una falta general de conciencia acerca de FAVR ya que la mayoría de las compañías reembolsan a sus trabajadores el uso del estándar de millaje de negocios del IRS más conocido, que se utiliza para calcular la deducción por operar un vehículo personal para fines comerciales".
¿En qué se diferencia FAVR de los estándares de kilometraje del IRS?
Powell continuó describiendo cómo FAVR reconoce que conducir su propio automóvil para negocios implica un conjunto de costos diferente al de conducir un vehículo de la compañía.
Describe cómo esta tasa desglosa todos los cálculos para el reembolso en categorías fijas y variables. Es más específico y también tiene en cuenta las fluctuaciones de los ciclos económicos.
¿Por qué FAVR es más preciso?
"FAVR es la solución de reembolso más precisa porque brinda un reembolso personalizado a cada empleado móvil en función de sus costos locales y el kilometraje del negocio, que puede variar de un mes a otro".
¿Cuáles son algunas otras ventajas
Otra ventaja de usar FAVR es el hecho de que el estándar de millaje comercial del IRS puede cometer errores al reembolsar a los empleados porque los costos pueden fluctuar en cualquier día. El estándar de millaje comercial existente corre el riesgo de reembolsar más o menos a los empleados.
Uno de los problemas con el estándar del IRS es que no usa datos en tiempo real, sino promedios de números pasados. Powell explica:
¿Cuáles son los problemas con los estándares de kilometraje del IRS?
“El estándar del IRS es un promedio de costos en un momento determinado que se determina utilizando datos de años anteriores, no una tasa de reembolso real. Los empleados podrían gastar más en viajes de lo que se les está reembolsando, o en el otro lado, podrían recibir un reembolso excesivo si los precios del gas han caído ".
Uno de los grandes problemas aquí es que no se han realizado ajustes para el reembolso porque los datos que se están utilizando son del año anterior.
¿Cuáles son las consecuencias de un reembolso inexacto?
"FAVR, por otro lado, permite a las empresas dar cuenta de la gama completa de costos de conducir por trabajo, por lo que los empleadores pueden adaptar los reembolsos específicamente a cada empleado individual", escribe Powell.
En otro nivel, existen otras consecuencias por el reembolso incorrecto de los trabajadores. Las pequeñas empresas pueden perder miles de dólares al año según Powell, e incluso existe el peligro de demandas colectivas.
¿Qué tipos de pequeñas empresas se beneficiarán?
“Los estados a menudo tienen leyes estrictas de protección de los empleados que describen los requisitos específicos para reembolsos o deducciones de gastos (como New Hampshire, Montana y Código de Trabajo de California, sección 2802)," el escribe.
Estas leyes han formado la base de numerosas demandas colectivas y acuerdos multimillonarios por parte de los trabajadores por prácticas de reembolso no equitativas (ver Radio Shack, Starbucksy Uber como ejemplos) ".
Todo suena bien, pero ¿qué tipo de pequeña empresa obtendrá más al usar estas tarifas flexibles?
¿Cuáles son los requisitos específicos?
FAVR tiene algunos requisitos específicos a los que las pequeñas empresas querrán prestar atención. Es decir, es para cualquier compañía que tenga trabajadores móviles que conduzcan más de 5000 millas para negocios cada año.
Esto podría incluir una variedad de ejecutivos de ventas que necesitan conducir a sus clientes para las compañías farmacéuticas. Los consultores de pequeñas empresas, así como las compañías de atención médica domiciliaria e incluso las enfermeras que realizan visitas de pacientes son todos los otros ejemplos.
¿Cómo puede FAVR ayudar con la creciente demanda?
En pocas palabras, es una excelente manera de ser más específicos acerca de estos costos y Powell agrega algunas otras industrias a la mezcla.
"FAVR es, y debería ser, una herramienta eficaz para restaurantes y franquicias de alimentos que han enfrentado una creciente demanda de un servicio de entrega más rápido".
Cómo acelerar el proceso
Finalmente, Powell señala que si bien el IRS establece el marco para recopilar los datos bajo FAVR, hay algunos consejos simples para acelerar el proceso y hacer que todo sea más fácil de usar.
“Las compañías ahora pueden aprovechar los dispositivos inteligentes habilitados con GPS, el software de vanguardia y las soluciones integrales de administración de vehículos para rastrear, recopilar y almacenar toda la información de los viajes de negocios de sus empleados, que luego pueden ser reportados al IRS sin crear montañas de papeles. ”
Es mucho más eficiente para las pequeñas empresas usar aplicaciones móviles para rastrear el kilometraje y hacer distinciones entre millas de negocios, viajes diarios y viajes personales que tratar de mantener registros en papel.
Foto a través de Shutterstock
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