El santo grial de la gestión de proyectos: ahorrar tiempo y dinero al tiempo que sigue siendo un gran proyecto de alta calidad. Es una meta que todas las empresas desean alcanzar, pero muchas no lo logran por muchas razones. Ya sea la falta de recursos, la falta de presupuesto o la falta de conocimiento, con demasiada frecuencia, las empresas permiten que los proyectos se salgan completamente de control en su alcance, presupuesto o una de muchas otras formas en que los proyectos a menudo se salen de los rieles.
$config[code] not foundEntonces, ¿qué tan común es el problema de los proyectos fuera de control y, lo que es más importante, cuál es la clave para prevenirlo?
Cómo un proyecto se convierte en un albatros
Hace unos años, la Unidad de Estrategia de Servicios Europeos realizó un estudio para determinar cuántos proyectos superaron el presupuesto y cuánto costó a las empresas a largo plazo. Sus hallazgos fueron más extremos de lo previsto:
- Valor total de los contratos - $ 47.65 mil millones de dólares.
- Los costos excesivos totalizaron $ 14.540 millones de dólares.
- 57% del total de contratos (105) experimentaron sobrecostos.
- El 33% del total de contratos (105) sufrieron grandes retrasos.
- El 30% del total de contratos (105) fueron rescindidos.
Un estudio similar publicado por Harvard Business Review, que analizó un total de 1,471 proyectos de TI, encontró que el exceso promedio fue de 27%. Si bien eso solo es sustancial, el estudio encontró que uno de cada seis proyectos superó su presupuesto en un promedio del 200% y superó sus horarios en casi el 70%.
¿Cuál fue la causa de estos problemas? El estudio HBR encontró que una serie de factores eran los culpables. Pero muchos de ellos llegaron a una planificación deficiente y una falta de información. Algunas compañías subestimaron en gran medida el costo y el tiempo involucrados en un proyecto dado. Otros se sumaron a sus propias exageraciones de marketing, simplificando en exceso lo que implicaba y sobreestimando sus propias habilidades.
Encontrando el Medio Feliz
No hace falta decir que la planificación adecuada del proyecto es una necesidad. Pero, ¿qué significa eso exactamente?
Si bien los objetivos elevados pueden sonar bien en la fase de la propuesta, pueden ser devastadores durante la vida del proyecto. Cuanto más grande y más largo sea el proyecto, más espacio hay para los objetivos demasiado elevados que se pueden perder y el proyecto supera sus limitaciones presupuestarias y de tiempo.
Pero incluso con la mejor planificación, ocurren cosas imprevistas. Esto podría ser cualquier cosa, desde un cambio de alcance solicitado por el cliente hasta cambios imprevistos en el mercado que requieren ajustes.
Una de las mejores maneras de reducir los costos de proyectos excedidos y una planificación presupuestaria deficiente puede ser simplemente rastreando el tiempo y los gastos por proyecto para los empleados involucrados. Al hacerlo, los gerentes de proyecto obtienen una estimación más precisa del alcance del proyecto y lo que se está gastando en relación con el tiempo en el proyecto y los gastos reales para el proyecto. El tiempo de seguimiento también puede revelar qué empleados pueden requerir un pequeño empujón o más orientación para terminar con precisión el proyecto con habilidad.
La mayoría de las veces, un proyecto supera sus objetivos antes que después. Desafortunadamente, muchos gerentes de proyecto siguen ciegamente el curso descrito y hacen muy poco análisis para asegurarse de que los objetivos intermedios se alinean con los objetivos presupuestarios y de programación. Si ha logrado el 10% de los objetivos del proyecto, pero ha consumido el 15% del presupuesto, no hay razón para creer que la tendencia vaya a cambiar sin intercederse y realizar ajustes. Sin realizar ajustes, podría esperar que al 20% del trabajo, el proyecto habrá consumido el 30% del presupuesto y así sucesivamente. A este ritmo, para cuando el proyecto esté terminado, habrá costado el 150% del presupuesto asignado.
Algunas pautas a considerar
Con cada proyecto, es fundamental haber establecido hitos para evaluar el progreso realizado y ver cómo ese progreso se alinea con los parámetros y objetivos del proyecto. Cuanto antes se haga esto, más pronto se descubrirán los problemas potenciales y se pueden hacer ajustes para mantener el proyecto en el objetivo.
No se olvide de mantener una comunicación regular con los empleados sobre el proyecto en caso de que también necesiten una pequeña aclaración a lo largo de los hitos. Esto no solo mantiene el proyecto en marcha, sino que también agrega cohesión a los esfuerzos del grupo.
Con una buena planificación y un seguimiento diligente, su empresa puede evitar ser una estadística desafortunada y lograr el objetivo de ahorrar tiempo y dinero al tiempo que ofrece un producto o servicio de calidad.
Foto de la reunión a través de Shutterstock
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