Los coordinadores de la conferencia, o los planificadores de reuniones, por lo general participan en todos los aspectos de una conferencia, desde la firma de los contratos iniciales hasta la limpieza del último día del evento. En medio hay una amplia gama de tareas que puede esperar encontrar. Desde 2014, ha habido oportunidades considerables en el campo que se espera que duren al menos hasta 2024, ya que la Oficina de Estadísticas Laborales predice un aumento del empleo para los coordinadores de conferencias en aproximadamente el 10 por ciento.
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Como coordinador, es su responsabilidad asegurarse de que todos los detalles que necesitan sus clientes estén por escrito en un contrato antes de comenzar a prepararse para la conferencia. Se reunirá con el líder de la organización para la conferencia para conocer detalles como la cantidad de personas que se espera que asistan, qué comidas y meriendas se necesitan, en qué consiste el público objetivo, cuál es el propósito de la conferencia y qué tipo de presupuesto. Restricciones en las que se encuentra el cliente. Además, deberá negociar con los proveedores, instalaciones y otros proveedores de servicios y anotar los costos totales del evento. Por lo general, tendrá un presupuesto con el que debe trabajar.
Organizar el evento
Una vez que haya finalizado todos los detalles sobre dónde se llevará a cabo el evento y quién proporcionará los servicios, será responsable de organizar esos detalles en una operación fluida. Deberá averiguar qué salas utilizarán los distintos oradores, dependiendo de cuán popular se predice que será el taller y cuántos invitados se proyectarán para comprar boletos para el banquete. Con su cliente, usted será responsable de elegir el menú, los arreglos de la mesa y el entretenimiento, y los arreglos para los micrófonos y las necesidades audiovisuales de los oradores. Si los asistentes se alojan en hoteles que no sean en los que se celebra la conferencia, es posible que tenga que organizar el transporte para ellos. Al momento del evento, debería haber creado un programa detallado y una lista de contactos para cada servicio.
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Durante la conferencia, se espera que usted esté disponible para atender las solicitudes de última hora y asegurarse de que los proveedores estén donde deben estar. El primer día, temprano, hará un recorrido por las instalaciones para asegurarse de que las cabinas de exhibición estén instaladas correctamente, que el hotel esté listo para que lleguen los invitados y que la señalización sea la adecuada. Puede llevar un walkie-talkie o estar listo en su teléfono celular para reaccionar instantáneamente a las solicitudes de los clientes. Además de observar el progreso de la conferencia mientras se lleva a cabo, su responsabilidad principal será solucionar y resolver los problemas a medida que surjan.
Seguir
Un coordinador efectivo de la conferencia brinda seguimiento con los clientes para averiguar si el evento se consideró exitoso. También deberá cobrar el pago inmediatamente después del evento y pagar a sus proveedores. Cree una encuesta para que los participantes la completen antes de abandonar el evento y comparta los resultados con su cliente. Reúnase con los organizadores principales de la empresa que organizó la conferencia para recibir comentarios. Dado que muchos coordinadores de conferencias también participan en la venta de sus servicios, es posible que le corresponda solicitar el trabajo de coordinar la próxima reunión o conferencia cuando realice este seguimiento.
