El mes pasado, hablamos sobre la importancia de tomar medidas proactivas para evaluar el nivel de preparación para desastres de su empresa. El desarrollo de su plan de preparación para desastres es un primer paso crítico, ya que tomar medidas proactivas antes de que ocurra un desastre ayudará a disminuir las ramificaciones financieras de un desastre al ayudar a su empresa a reabrir antes.
Pero, ¿qué haces una vez que el desastre realmente ataca? ¿Cómo se comunica interna y externamente durante y después de un desastre?
$config[code] not foundLa comunicación es clave
Los dueños de negocios que enfrentan una crisis a menudo pasan por alto este componente crítico de la continuidad del negocio. La forma en que su empresa se comunica durante y después de un desastre afectará directamente la recuperación de su empresa.
Estos son algunos consejos principales que debe tener en cuenta a medida que su empresa desarrolla un plan de comunicación para crisis:
- Desarrollar y mantener una lista de contactos de emergencia. Esto debe incluir números de teléfono de casa, números de teléfono móvil alternativos, direcciones de correo electrónico personales e información de contacto familiar. A medida que construye su lista, considere sus diferentes audiencias, incluidos clientes, empleados, proveedores y su comunidad local.
- Establezca un sistema de asignación de árbol de teléfono para que todos estén al tanto de quiénes necesitan ponerse en contacto después de un desastre. En un mundo que se basa tanto en las comunicaciones digitales y la electrónica, un árbol de teléfono tradicional y un sistema de asignación claramente descritos en copias impresas de fácil acceso pueden ser de gran ayuda durante una crisis.
- Establezca un plan de evacuación formal y practíquelo con sus empleados de manera regular.
- Evalúe los sistemas de alerta de texto o correo electrónico que pueden enviar notificaciones tanto a los empleados como a los clientes. Si encuentra uno que funcione bien para su negocio, asegúrese de probar el sistema regularmente para asegurarse de que funciona correctamente.
Comunicando con claridad
Los consejos de preparación para desastres mencionados anteriormente son excelentes cuando se trata de cómo comunicarse, pero los mensajes que su empresa comunica son igualmente importantes. La información engañosa, incluso de fuentes externas, puede generar especulaciones sobre un negocio. Es absolutamente crítico enfocarse en una comunicación precisa y efectiva tanto para el público como para su público interno durante y después de un desastre.
Aquí hay dos mejores prácticas a considerar:
- Lo mejor que pueda, supervise lo que se dice y se escribe sobre su empresa durante y después de un desastre. Esto le permite no solo monitorear, sino también unirse a la conversación, y también puede proporcionarle información sobre las fortalezas y debilidades de su estrategia empresarial en general.
- Desarrolle un plan para trabajar con los medios locales cuando sea apropiado. Con una planificación adecuada, los medios pueden servir a su empresa en un rol de soporte, ya que funciona para reconstruirse después de un desastre. Para que esto sea exitoso, su empresa necesitará un portavoz designado que tenga alguna capacitación básica en medios de comunicación en su haber. Todos los empleados deben recibir material de capacitación que indique qué miembros del personal tienen capacitación en medios y destacan los puntos clave de mensajería para que todos, con o sin capacitación en los medios, sepan cómo comunicarse con una voz y un mensaje coherentes durante un desastre.
La planificación proactiva y la comunicación organizada en situaciones de crisis pueden ayudarlo a volver a los negocios como de costumbre después de un desastre. Y, por supuesto, siempre es una buena idea llevar a cabo un informe formal después de cualquier incidente para evaluar las lecciones aprendidas y usarlas para mejorar su plan de comunicación de crisis en el futuro.
Tornado después de la foto a través de Shutterstock
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