En el pasado, una secretaria a menudo se consideraba entre las más bajas en el tótem de la compañía. Sin embargo, los tiempos han cambiado y el papel de secretario se ha convertido en el asistente administrativo, la persona que a menudo es el eje del funcionamiento de toda una organización. Ya sea que trabajen para un solo ejecutivo, gerentes múltiples o toda la organización, el manejo de las tareas administrativas de un asistente les permite a todos los demás dedicar más tiempo a las prioridades estratégicas y al crecimiento del negocio, con la certeza de que los detalles están bajo control.
$config[code] not foundDeberes administrativos general
En el sentido más general, las tareas administrativas son las tareas y actividades que forman parte de las operaciones diarias de una empresa. Incluyen la respuesta a llamadas, la recepción de mensajes, la gestión de correspondencia, el pedido de suministros y el mantenimiento de las áreas de oficina compartidas organizadas y funcionales. Los deberes también pueden incluir crear informes, ingresar y administrar datos, administrar archivos, contabilidad básica y otras tareas financieras. Muchos de estos deberes son administrados por asistentes administrativos, cuyo trabajo es ayudar a un individuo o equipo a asumir algunas o todas sus tareas administrativas, pero muchos puestos de entrada y de nivel medio también incluyen una buena cantidad de trabajo administrativo. Por ejemplo, los asistentes administrativos pueden ser responsables de actualizar su propio trabajo en un sistema de gestión de proyectos o de responder a los correos electrónicos. La mayor parte de la mayoría de los deberes administrativos son administrativos y, a menudo, se reducen a administrar y distribuir información.
Tecnología
Saber cómo usar la tecnología es uno de los aspectos más importantes de las tareas administrativas. Esto incluye el uso de herramientas como computadoras, máquinas de fax, copiadoras, escáneres, teléfonos y otros equipos de oficina. Generalmente, para la mayoría de los trabajos administrativos se requiere el uso de programas informáticos comunes que incluyen el procesamiento de textos, hojas de cálculo, bases de datos y software de publicación de escritorio. La capacidad de solucionar problemas con equipos compartidos también forma parte de muchas descripciones de puestos administrativos. No es inusual, por ejemplo, que se solicite a los profesionales administrativos que eliminen los atascos de papel o que cambien el tóner en impresoras y fotocopiadoras.
En algunas empresas, también se espera que los asistentes administrativos sepan cómo usar el software de programación y administración de proyectos. A los que trabajan directamente para ejecutivos generalmente se les pide que administren el calendario de su jefe, y los asistentes administrativos del departamento tienen que programar reuniones, llevar un registro de las vacaciones y los días de enfermedad y, en general, saber dónde está la gente y qué están haciendo.
Video del dia
Traído a ti por Sapling Traído a ti por SaplingComunicación
Otro importante deber administrativo es la comunicación. Los asistentes administrativos a menudo son llamados a comunicarse, tanto por escrito como verbalmente. Se les puede pedir que escriban notas, se correspondan con colegas o clientes utilizando el correo electrónico, actualicen manuales de la empresa o sitios web o editen y revisen el trabajo de otros. Los asistentes también suelen ser responsables de contestar el teléfono, hacer llamadas en nombre de su jefe e interactuar con los visitantes. Por lo tanto, un asistente administrativo exitoso debe tener excelentes habilidades de comunicación y ser capaz de escribir y hablar de manera clara y profesional.Una comprensión sólida de la ortografía, la gramática y los estándares de la comunicación escrita profesional es importante porque un asistente representa a su jefe.
Contabilidad y compras
Hacer un seguimiento de los gastos es importante en cualquier negocio, y esa tarea a menudo recae en un asistente administrativo, a quien se le puede solicitar que ingrese los gastos en una hoja de cálculo o un programa de contabilidad, recopile y verifique los informes de gastos de los empleados y administre los reembolsos. En una pequeña empresa, un asistente administrativo también puede manejar cuentas por cobrar, enviar facturas y procesar pagos, y administrar depósitos para la compañía. Los profesionales administrativos a veces también están a cargo de la caja chica, hacen un seguimiento de los gastos y agregan fondos cuando es necesario. Otras tareas en este ámbito pueden incluir analizar los gastos, ayudar con el presupuesto y manejar las disputas de los proveedores.
Cuando se trata de compras, los asistentes administrativos suelen estar a cargo de los suministros, lo que significa que organizan y supervisan los suministros de oficina y ordenan los reabastecimientos según sea necesario. Realizan investigaciones sobre proveedores y solicitan o emiten órdenes de compra según sea necesario. En algunos casos, los asistentes administrativos también pueden estar a cargo del seguimiento y la administración de licencias para el software o las suscripciones, lo que garantiza que se les pague puntualmente y se usen de manera adecuada.
Investigación y planificación
Muchos profesionales administrativos están llamados a gestionar proyectos de investigación y compilar información. Puede ser tan simple como buscar un número de teléfono o una dirección, o un proyecto más complejo puede implicar buscar información del cliente, referencias cruzadas y crear hojas de cálculo o informes elaborados. Estos proyectos generalmente requieren trabajar dentro de plazos ajustados y presentar información.
En muchos casos, las tareas administrativas también incluyen la planificación. Desde las reuniones semanales del personal hasta los eventos importantes, los asistentes administrativos están llamados a cuidar los detalles. Es posible que sea responsable de reservar una sala de conferencias para una reunión o administrar las reservaciones de la sala para todo el edificio o el piso, ordenar refrigerios y asegurarse de que todo el equipo de tecnología esté listo y funcionando cuando comience la reunión. La planificación de viajes es otra gran responsabilidad. Si la empresa no tiene un departamento de viajes, el asistente administrativo puede ser la persona que investiga y reserva vuelos y hoteles, realiza reservas para restaurantes y se ocupa de otros detalles, como las inscripciones en conferencias.
Tareas especializadas
En industrias específicas, los profesionales administrativos están llamados a manejar tareas que requieren conocimientos o habilidades especializados. Por ejemplo, los asistentes administrativos legales y médicos a menudo necesitan completar tareas que requieren un entendimiento de la terminología y los procedimientos de la industria. Se puede solicitar a las secretarias legales que completen y presenten documentos para documentos legales, como citaciones, apelaciones o reclamaciones, que requieren un nivel básico de conocimiento y comprensión legales. La comprensión del sistema judicial y los procedimientos también es importante para estos asistentes administrativos, como lo es saber cómo realizar una investigación legal.
Los deberes en un departamento de recursos humanos se centran en temas de empleo y pueden incluir programar entrevistas, procesar verificaciones de antecedentes y realizar la revisión inicial de las solicitudes para garantizar que estén completas. Probablemente se requerirá que alguien en esta capacidad tenga un entendimiento y experiencia en recursos humanos y derecho laboral. Esencialmente, el campo específico y el departamento en el que trabaja un asistente administrativo será el factor determinante en las tareas específicas, con algunos campos que requieren más experiencia y conocimiento que otros.
Calificaciones Auxiliar Administrativo
Mientras que la mayoría de los trabajos incluyen al menos algunos deberes administrativos, la mayoría son manejados por asistentes administrativos. Hay oportunidades en casi todas las industrias, y la mayoría de los puestos de nivel de entrada están abiertos a personas con un diploma de escuela secundaria o su equivalente. Algunos empleadores prefieren contratar asistentes administrativos o secretarias con una licenciatura o experiencia en el campo. Ciertos campos, como la ley y la medicina, generalmente requieren que los asistentes tengan educación adicional relevante para el campo.
Independientemente del nivel de educación, la mayoría de los empleadores buscan asistentes administrativos que tengan experiencia y habilidades en el trabajo de oficina, incluyendo procesamiento de textos, hojas de cálculo y administración de bases de datos. Normalmente, los empleadores requieren que los asistentes tengan habilidades en los productos de Microsoft Office. Algunos colegios comunitarios, agencias temporales y programas de educación para adultos ofrecen programas de certificación en administración de oficinas, que pueden brindarle una ventaja cuando está buscando trabajo. La mayoría de los empleadores también ofrecen capacitación en el trabajo para ayudar a los asistentes a acelerar y familiarizarse con sus tareas específicas.
Más allá de las habilidades de oficina, los empleadores desean contratar a personas que tengan excelentes habilidades de comunicación (tanto escritas como verbales), habilidades de organización, capacidad de toma de decisiones y resolución de problemas, y habilidades interpersonales. El profesionalismo también es una necesidad, al igual que la capacidad de realizar múltiples tareas y priorizar. Debido a que muchos empleadores manejan información confidencial y con frecuencia están sujetos a las regulaciones federales, la discreción y la capacidad de mantener la confidencialidad también son cualidades importantes.
Perspectiva de pago y empleo
El salario promedio de un asistente administrativo varía considerablemente, ya que los asistentes de nivel de entrada en el extremo inferior del espectro ganan salarios en los $ 20 a mediados, y los asistentes ejecutivos mejor pagados ganan cerca de seis cifras. PayScale.com informa que los asistentes administrativos ganan un salario promedio de $ 38,736, una cifra que se refleja muy de cerca en las cifras de la Oficina de Estadísticas Laborales, que coloca el salario promedio en $ 37,870, el punto en el que la mitad de los asistentes administrativos ganan más y la mitad gana menos. El BLS informa que los asistentes mejor pagados ganan más de $ 62,000 por año, y esa cantidad aumenta a $ 85,000 para los secretarios ejecutivos. La paga aumenta con los años de experiencia, con los que tienen más experiencia ganando más.
Desafortunadamente, el BLS también proyecta que la demanda de asistentes administrativos disminuirá en un 5 por ciento para el 2026, ya que la mayoría de las posiciones no serán nuevas sino que reemplazarán a los empleados que se van. El desarrollo de la tecnología y el cambio de muchas tareas administrativas a otros empleados representan gran parte del declive. Además, a medida que muchas organizaciones optimizan las operaciones, los asistentes se asignan a más de un gerente o departamento y asumen más responsabilidades.
Cómo tener éxito en sus deberes administrativos
A menudo, los increíbles asistentes administrativos están en la parte superior de la lista de promociones, especialmente cuando tienen un título universitario y una comprensión profunda de la industria y el negocio. Tomar en serio su trabajo puede llevarlo a cosas más grandes y mejores, por lo que es conveniente para usted encontrar formas de convertirse en indispensables para su jefe y compañeros de trabajo.
Una de las mejores maneras de hacer esto es aprender sobre las metas y prioridades de su jefe y anticiparse a sus necesidades. Mire hacia adelante y tenga la previsión de prepararse para las solicitudes o necesidades antes de que su jefe incluso se dé cuenta. Por ejemplo, si su jefe asiste a una determinada reunión cada semana o mes, lea las actas de la reunión con anticipación y prepare cualquier documento o informe que se espera que su jefe presente en la reunión con suficiente antelación. Si ve que su supervisor va a estar en reuniones todo el día sin mucho descanso, pida que le entreguen el almuerzo y mantenga la cafetera fresca. Recuerde que es su trabajo hacer que el jefe se vea bien, así que haga lo que tenga que hacer para presentar la imagen más profesional y competente.
Mantenerse al día con su industria también puede ayudarlo a ser un asistente estrella de rock. Aprender la terminología y mantenerse al día con las tendencias. De esta manera, puede contribuir a las conversaciones y ser más preciso en su trabajo. Los detalles son importantes, por lo que entender de qué hablan todos te ayudará a evitar errores costosos. Los excelentes asistentes también son ingeniosos y saben cuándo actuar y exactamente qué hacer. No puedes correr hacia tu jefe con cada pregunta o problema; su jefe espera que usted se encargue de las cosas, lo cual se remonta al aprendizaje. Si conoce su organización por dentro y por fuera, dónde encontrar información y las políticas y procedimientos de la compañía, puede tener más recursos y resolver problemas.
Finalmente, ser un gran asistente requiere habilidades de organización excepcionales. Se le puede pedir que responda preguntas, proporcione actualizaciones de estado o resuelva otros problemas en cualquier momento, y si no está organizado, no puede hacer esto. El deber administrativo más importante es mantener todas las placas girando y organizándose es la base de esa habilidad.
