En muchas compañías, el departamento de recursos humanos maneja todos los registros de personal de cada empleado, pasado y presente. Estos registros se guardaban tradicionalmente en el papel, lo que creaba problemas con el almacenamiento, la capacidad de localizar los registros y la longevidad. Cambiar a un sistema de personal computarizado puede ayudar a resolver algunos de estos problemas.
Espacio
Mantener registros en papel ocupa mucho espacio. Cuantos más empleados tenga una empresa, más espacio necesitará para almacenar todos los registros, especialmente si la empresa mantiene registros de los empleados anteriores. Un sistema computarizado permite a una empresa transferir documentos en papel a formato digital, lo que solo ocupa el espacio para la computadora. La mayoría de las computadoras tienen suficiente espacio en el disco duro para almacenar todos los registros de empleados requeridos. Entonces, una empresa puede utilizar el espacio de almacenamiento anterior para los registros en papel de otra oficina o algún otro tipo de almacenamiento.
$config[code] not foundAccesibilidad
Los registros en papel, sin importar qué tan bien estén archivados, pueden tomar varios minutos para buscar cada información en particular. Debe encontrar el archivo para el empleado correcto, lo que generalmente es fácil siempre que los archivos se mantengan en buen orden alfabético, pero aún así puede tomar tiempo dependiendo de cuántos archivadores debe caminar para llegar a él. Después de eso, todavía debe ubicar el documento particular que necesita, lo que puede llevar tiempo, especialmente si el archivo del empleado es grueso. Sin embargo, si el sistema de personal está almacenado en una computadora, es cuestión de segundos buscar la información que busca a través de las funciones de búsqueda de la computadora. Los empleadores pueden ver archivos desde varias computadoras, e incluso oficinas ubicadas en varias ciudades, también.
Video del dia
Traído a ti por Sapling Traído a ti por SaplingHora
Además de ahorrar tiempo al buscar documentos específicos dentro de archivos en papel, los empleadores pueden ahorrar tiempo de otras maneras. Si un empleador requiere el archivo en papel de alguien debido a una acción disciplinaria o para una revisión del desempeño, ella tendría que esperar a que alguien localice el archivo y se lo entregue. Cuando el sistema está informatizado, puede simplemente buscar la información en su computadora sin tener que esperar. El archivado de documentos también se realiza más rápidamente, lo que ahorra tiempo en archivar.
Estadística
Los empleadores a veces confían en las estadísticas para evaluar a sus empleados y las necesidades de la empresa. Cuando los registros de personal están informatizados, un empleador puede ordenar a la computadora que recopile estadísticas específicas, como los niveles de salida, las ausencias o las tasas de rotación, para encontrar formas de mejorar la empresa. Estas estadísticas pueden dar a un empleador una gran cantidad de información importante. Si la gerencia superior solicita estas estadísticas, la computadora facilita la compilación de la información y puede crear rápidamente un gráfico para ilustrar mejor las estadísticas.
Tendencias
Algunos empleados muestran tendencias en sus hábitos de trabajo que pueden indicar a un empleador sobre posibles problemas. Por ejemplo, un empleado puede tener el hábito de enfermar una vez cada dos semanas en el mismo día de la semana. Algunos empleados eligen el lunes o el viernes para extender un fin de semana, mientras que otros eligen una ruta más discreta utilizando un día a mitad de semana. Un sistema informatizado de personal puede ayudar a un empleador a identificar tendencias como esta más fácilmente que confiar en registros en papel y en la memoria.
