¿Qué es Kanban y cómo puede beneficiar a su negocio?

Aunque la tecnología digital ha simplificado muchas de las formas en que trabajamos, también ha introducido complejidades en el flujo de trabajo de las operaciones diarias. La gestión eficaz de estas complejidades fue una de las muchas razones por las que los desarrolladores de software comenzaron a usar Kanban.

Hoy en día, Kanban es utilizado por todos, desde profesionales independientes hasta pequeñas empresas y empresas globales en todo el mundo.

¿Qué es Kanban?

La historia

Kanban fue desarrollado por un ingeniero industrial de Toyota llamado Taiichi Ohno en la década de 1940 para eliminar los cuellos de botella en el proceso de fabricación. Estaba en parte inspirado por la forma en que los supermercados manejaban su inventario en sus estantes.

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Ohno tradujo lo que hicieron los supermercados para mover el inventario al hacer que el proceso de fabricación en Toyota se corresponda con el consumo de materias primas y los niveles de producción o inventario.

Kanban, que significa cartelera / cartelera en japonés, se aplicó utilizando tarjetas para mostrar el proceso de fabricación en el piso de la fábrica. Con solo mirar las tarjetas, el almacén pudo reponer las materias primas antes de que se agotara para que la fabricación pudiera continuar.

El almacén también usó el sistema para asegurarse de que no se agotaron los materiales, lo que se tradujo en una compañía en general más productiva.

En pocas palabras, Kanban usa señales visuales para indicar la etapa de cualquier proceso. Puede ser cualquier cosa, desde la agenda personal del mes hasta un proyecto con equipos de cientos de personas dispersas por todo el mundo.

Usando kanban

Kanban tiene una estructura simple de tres columnas etiquetadas con Tareas pendientes, Hacer y Hecho. Pero no deje que la simplicidad lo engañe porque es muy flexible y puede adaptarse para abordar proyectos de cualquier tamaño.

Puede crear más columnas y asignar diferentes etiquetas para que se adapten a su organización o un proyecto en particular. Sin embargo, es importante tener en cuenta los seis principios de Kanban.

Son:

Visualización - Haga visibles todos los aspectos del proyecto. La ocultación ralentiza el proceso y anula el propósito de usar el sistema.
Limitación del trabajo en curso: limite el flujo de trabajo en cada etapa del trabajo en curso para evitar cuellos de botella.
Gestión de flujo: supervise e informe cada estado en el flujo de trabajo para que las cosas se muevan sin problemas.
Haciendo explícitas las políticas: asegúrese de que todos los involucrados tengan un entendimiento explícito de las políticas. Esto significa que no hay racionalizaciones subjetivas, lo que puede ralentizar los procesos.
Uso de ciclos de retroalimentación: Kanban utiliza ciclos de retroalimentación para realizar ajustes al comparar los resultados esperados con los resultados reales. Utiliza la reunión de pie; la revisión de la prestación de servicios; la revisión de operaciones; y las prácticas de revisión de riesgo para la retroalimentación.
Evolución colaborativa o experimental: Kanban siempre está buscando realizar pequeñas mejoras incrementales que pueden impactar a la organización en su conjunto y en escala. El sistema le permite rastrear y comprender sus ineficiencias porque cada proceso está claramente identificado y documentado.

Comprender e implementar estos principios asegurará que su sistema Kanban funcionará según lo previsto.

Beneficios de Kanban

Kanban introduce un nuevo nivel de eficiencia en un proyecto porque le permite ver dónde se encuentra su proyecto en un momento dado. Puede profundizar más y ver quién está haciendo qué, qué debería estar haciendo cada miembro del equipo y qué necesita para avanzar.

El sistema Kanban es fácil de implementar, reduce el desperdicio, mejora la comunicación, resuelve los problemas más rápidamente y mejora la calidad de la salida.

Implementando Kanban

Kanban se puede implementar con un tablero físico o con tecnología digital, que es más eficiente.

Trello es una de las aplicaciones de gestión de proyectos basadas en web más populares que utilizan el sistema Kanban. La compañía proporciona un nivel gratuito junto con ediciones empresariales y empresariales con más características. Pero en su esencia, el sistema Kanban se utiliza en todos los ámbitos para administrar sus proyectos.

Algunos otros proveedores que utilizan sistemas basados en Kanban incluyen Asana, Jira, Kanbanachi, Zenkit y otros.

Este es un ejemplo de un tablero Kanban creado para escribir este artículo usando Trello.