Una mente organizada crea resultados organizados en cualquier esfuerzo en el que se involucren. Una empresa bien organizada significa que una mente organizada está a cargo del espectáculo, y ese es el tipo de empresa que alcanza los objetivos.
Es fácil mantener su espacio físico organizado, pero en términos de éxito financiero lo que cuenta en el interior es lo que cuenta. Particularmente, los archivos y carpetas de su computadora. Sin una computadora organizada, una oficina impecable no vale una colina de frijoles.
$config[code] not foundCómo se ven los archivos y las carpetas en una computadora organizada
Una computadora organizada contiene archivos y carpetas nombrados y organizados para que los usuarios puedan encontrar fácilmente lo que están buscando. La mayoría de las personas tienen esta intención al guardar archivos y crear carpetas, pero no dura mucho.
Con demasiada rapidez, los escritorios se desordenan, las carpetas de descarga se desbordan y los archivos de instalación recuperados consumen una gran parte de los discos duros. Las nuevas carpetas se crean cuando no se pueden encontrar las existentes, y los archivos se nombran como le parezca conveniente en ese momento. Eso no funciona cuando tiene que llevar archivos específicos a una reunión o cuando tiene un equipo de empleados que necesitan acceder a los archivos en su servidor. Al nombrar sus archivos lo primero que le viene a la mente, está creando desorganización.
Organizar archivos de computadora comienza con orden
La organización de archivos comienza con una convención de nomenclatura. Una convención de nomenclatura es una plantilla o estructura predefinida para nombrar sus archivos. Por ejemplo, si crea documentos de Microsoft Word regularmente, puede guardarlos con un nombre de archivo que comience con la fecha de creación. Si sus documentos contienen información compilada de diferentes eventos, puede guardar sus archivos como " fecha + nombre del evento + descripción del documento. ”Esto permite que sus archivos se agrupen por fecha primero y segundo evento dentro de la carpeta.
Con una convención de nomenclatura en su lugar, cuando mire una lista de nombres de archivos, los reconocerá de inmediato y podrá encontrar lo que necesita. El uso de una convención de nombres hace toda la diferencia en el mundo, como puede ver en estos ejemplos publicados por RevEngine Marketing.
Cualquier convención de nomenclatura que use debe basarse en la forma en que es más probable que busque sus archivos y carpetas más adelante. Entre las descripciones de varias herramientas de organización útiles, Setapp hace un punto importante: un buen nombre de archivo le permite saber qué contiene el archivo sin abrirlo. Si es demasiado tarde y tienes un montón de archivos apilados con nombres dispares, todo lo que necesitas son unos minutos para crear una convención de nombres y una aplicación de cambio de nombre para realizar el trabajo.
Antes de comenzar a cambiar el nombre de los archivos y carpetas, cree una convención de nomenclatura clara. Una convención de nomenclatura debe incluir información importante en el nombre del archivo, como:
- La fecha en que se creó el archivo.. Para los archivos de marketing, esto funciona bien. Por ejemplo, supongamos que crea sus boletines de correo electrónico en documentos de Word antes de que se envíen y crea múltiples revisiones. Querrá guardar cada borrador nuevo con la fecha en que se creó. De esta manera, si decide volver al borrador que creó ayer, puede hacerlo.
- La fecha que representa el contenido del archivo.. Por ejemplo, si está recopilando datos sobre eventos históricos que se ingresarán en una línea de tiempo, es posible que desee utilizar la fecha del evento histórico en el nombre del archivo. Cuando vea estos archivos en una carpeta, estarán organizados alfanuméricamente por fecha, lo que facilitará la extracción del contenido en orden cronológico.
- La ubicación de la que se derivó tu contenido. Si reúne información mientras asiste a eventos de red, agregar la ubicación en el nombre del archivo lo ayudará a acceder a la información correcta más adelante. Es posible que tenga una realización repentina y necesite acceder al archivo que contiene información del Digital Hollywood del año pasado, pero a menos que ponga "Digital Hollywood" o "DH" en el nombre del archivo, tendrá que abrir documentos para encontrarlo.
- Alternativas de fecha específica. En lugar de usar una fecha completa, como "08-12-2015", es posible que desee consultar los trimestres en su nombre de archivo. Por ejemplo, "2015-Q3" representaría el tercer trimestre de 2015. Si necesita hacer referencia a la información del tercer trimestre de cualquier año, los nombres de sus archivos deben organizarse por trimestre. De lo contrario, tendrá que hacer los cálculos para traducir las fechas específicas a cuartos antes de saber que tiene el archivo correcto.
Necesita convenciones de nombres intuitivas
Los archivos guardados sin las convenciones de nomenclatura son difíciles de encontrar. Si usted o alguien en su empresa tiene problemas para encontrar archivos, no es demasiado tarde para crear e implementar una convención de nombres.
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