Con todo el ruido del correo electrónico, los mensajes de texto, el correo de voz, las reuniones en persona y otras distracciones, está lejos de ser fácil trabajar con la tecnología.
Las aplicaciones basadas en la Web prometen hacer que sea más fácil y más asequible para los propietarios de pequeñas empresas hacer las cosas. Es posible que Smartsheet haya descifrado el código sobre cómo hacer más con su servicio de colaboración de proyectos en línea.
Puede que esté haciendo la misma pregunta que tenía: ¿Qué significa realmente la colaboración en línea para proyectos? ¿Es tan simple como compartir un archivo o hay más y por qué yo, como propietario de una pequeña empresa, quisiera hacerlo? Sigue leyendo
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Por lo general, comienzo con una descripción general del producto, como lo implica la captura de pantalla de la página de inicio, pero esta vez, me gustaría sugerirle que haga clic en la tercera pestaña "testimonios" para leer lo que piensan los clientes de Smartsheet. Francamente, a menudo veo los testimonios con sospecha, pero estos estudios de caso respondieron por qué y cómo otros utilizan el servicio.
Esta sección respondió rápidamente a mis preguntas sobre cómo podría usar Smartsheet. No encontré el tema de ventas. Los clientes hablan sobre cómo usan Smartsheet para gestionar sus proyectos e incluso las operaciones de su empresa. Los ejemplos estaban tan bien hechos que me motivó a hacer clic en la versión de prueba gratuita. Me gustó especialmente el de la Asociación de Redes de Asistentes Virtuales (VA) con sus 10,000 asistentes.
Ahorre tiempo (que se traduce igual que ahorrar dinero)
Muchas aplicaciones SaaS (software como servicio) tienen como objetivo hacer que la experiencia del usuario sea sencilla y elegante. Smartsheet hace eso, pero lo llevaron un paso más allá en mi libro e incluyeron estos pequeños cuadros de consejos (que puede desactivar) e indicadores para ayudarlo a decidir qué hacer.
Inmediatamente después de registrarse, se le envía a una página de muestra con pequeños cuadros de ayuda en toda la pantalla. A primera vista, esta captura de pantalla está ocupada, pero después de tomar solo un segundo para orientarse, rápidamente descubrirá que la mayor parte es estática y los pasos "siguientes" suceden en el cuadro "Bienvenido a Smartsheet" a la derecha. Desde esa única pantalla de introducción, puede navegar y comenzar. Hice clic en "Ver plantillas de ejemplo" porque quería ver el rango de cosas que podía hacer. Hay 119 plantillas en la galería y desde allí puede iniciar casi cualquier tipo de proyecto o proceso.
Aparte de eso, aprecio que una empresa haga lo que dice que va a hacer. En la página de registro, Smartsheet promete un "Registro de 60 segundos" que, honestamente, solo tomó 15 segundos y estuve en funcionamiento.
Junto con eso, no se requiere tarjeta de crédito para hacer la prueba gratuita. La mayoría de las empresas intentan capturar la información de su tarjeta.
Algo más que realmente me gustó: Smartsheet le permite a usted, como propietario / administrador de la "hoja", involucrar a los contribuyentes sin tener que iniciar sesión en la aplicación. Durante mi prueba, mis clientes y amigos no tuvieron que registrarse, aunque algunos de ellos podrían hacerlo una vez que lo vean.
Manejándolo todo
Con Smartsheet, puedo asignar una tarea a alguien de mi equipo y solicitar que actualicen el estado de ese elemento en Smartsheet. En parte de mi prueba, solicité a un miembro del equipo que cambiara el "nombre de la tarea". Esa persona recibió un correo electrónico de mi parte y luego, cuando completan ese elemento, recibo un correo electrónico que muestra que se completó y lo que se ingresó (que está resaltado en amarillo). Puedo seleccionar recibir todas estas actualizaciones o no.
Puedo adjuntar archivos a una fila específica en la hoja, lo que me da un lugar único para administrar mi proyecto desde la web y para que mi equipo tenga acceso a él también. Si desea que alguien obtenga ese documento, no le envíe el archivo real y espere a que se realicen los cambios. Les envía un enlace de descarga a la ubicación de Smartsheet donde reside la versión más actualizada. A medida que cambia y actualiza el documento, almacena la versión más reciente, así como las versiones anteriores, en esta ubicación.
Qué podría hacer mejor
Ninguna aplicación es perfecta y Smartsheet carece de algunas cosas. No hay una función de búsqueda, pero he oído que esto vendrá muy pronto. También sería ideal ver una forma de recopilar contenido web a través de un formulario web en la aplicación, por ejemplo, a partir de una encuesta.
El último desafío que veo es la sobrecarga de funciones / características para el usuario. Esto es algo bueno y malo. La aplicación es rica en características, pero puede ser intimidante de usar porque no sabes qué hacer primero. Las plantillas pre-construidas resuelven algo de esto, afortunadamente.
Lo que está tratando de hacer con un servicio como Smartsheet es ahorrar tiempo al pasar información entre sus empleados y equipos y mantenerlo en un solo lugar. Conceptualmente, esto debería facilitar los negocios. Como administrador, ahora puedo configurar alertas que me notifican cuando alguien realiza un cambio o agrega información nueva o hace el trabajo. Esto podría ser más información y correos electrónicos para administrar, pero lo hacen fácil de usar y puedo configurar la frecuencia y lo que quiero ver en una alerta.
Si bien muchos comparan Smartsheet con una hoja de cálculo, es mucho más que eso. Es una ubicación en línea centralizada para crear y administrar proyectos y procesos. Obtenga más información sobre Smartsheet.
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