Uno de los mayores desafíos que enfrentan muchas compañías cuando intentan cumplir con ciertas regulaciones gubernamentales es implementar correctamente el software de seguimiento del tiempo. Con una gran cantidad de opciones, que incluyen tanto la baja tecnología como la alta tecnología, puede ser un desafío determinar el software correcto, los métodos correctos y las mejores prácticas para implementar en toda la empresa.
A continuación, presentamos algunas de las mejores prácticas de hojas de horas que incluyen algunas de las prácticas más básicas e importantes para encontrar el software de seguimiento de tiempo adecuado para su organización.
$config[code] not foundImplementar el seguimiento de tiempo desde arriba, abajo
Nada puede desmoralizar a los empleados más que sentir que hay un doble estándar, especialmente cuando se trata de controlar su tiempo. Cuando el jefe no solo promueve el seguimiento del tiempo, sino que lo usa, esto ayuda a enfatizar a los empleados la importancia del seguimiento del tiempo para todos los involucrados.
Hay muchas formas creativas de responsabilizar a toda la organización. La agencia de publicidad Colle + McVoy implementó no solo un sistema de hojas de asistencia, sino también una solución de software que permite que un refrigerador de cerveza de toda la empresa abra todos los viernes, siempre que todas las hojas de asistencia de los empleados se envíen a tiempo.
Según Adweek:
"Colle + McVoy ha construido una máquina maravillosa llamada TapServer, un" sistema de implementación de cerveza de barriles múltiples "que utiliza RFID y un software personalizado para verificar si has dejado de ser un git perezoso, has terminado tus hojas de tiempo y has ganado tu pinta gratis.. ”
Especialmente con algo tan impopular como el seguimiento del tiempo, saber que el jefe lo valora lo suficiente como para hacerlo por sí mismo y aplicar las mismas reglas en toda la empresa puede ser una poderosa motivación para que todos los demás hagan su parte.
Ofrecer la formación necesaria.
La comunicación lo es todo. Asegurarse de que todos entiendan lo que implica el seguimiento preciso del tiempo puede cambiar la forma en que sus empleados responden a las nuevas políticas de la hoja de tiempo a pasos agigantados. A pesar de las buenas intenciones de un empleado, si no entienden lo que implica, puede llevar a errores e información faltante en las hojas de tiempo.
Esto es especialmente importante para las empresas que trabajan con agencias gubernamentales, tienen empleados por hora o por salario, o cualquier otra organización que tenga requisitos de seguimiento de tiempo estrictos. La capacitación adecuada a menudo puede significar la diferencia entre cumplir y perder un contrato valioso por completo.
Automatizar todo el proceso
DCAA News es una organización que proporciona información para contratistas que buscan ser compatibles con DCAA y contratos gubernamentales seguros. Dado que mantener el cumplimiento de DCAA requiere un seguimiento preciso del tiempo, vale la pena señalar una de las recomendaciones que hace DCAA News:
“… Omita cualquier forma de contabilidad manual; haga su vida más fácil con un sistema de software automatizado que cumple con DCAA. Estos paquetes de software pueden informar qué datos necesitan ser rastreados, pueden automatizar aprobaciones, pueden permitir que los empleados puedan entrar o salir desde cualquier lugar, crear facturas, habilitar descargas en QuickBooks, rastrear el tiempo de espera, puede crear informes ad hoc extremadamente detallados, proporciona contraseña protección y así sucesivamente. "Estos paquetes de software pueden permitirles a los administradores encargarse de tareas más tangibles mientras que al mismo tiempo pueden ver datos precisos de la hoja de tiempo".
La automatización de los procesos de su negocio no solo lo mantendrá en conformidad con el gobierno, sino que también ayudará de manera masiva a mantener seguros los datos de su empresa. Según un estudio de IBM, "el 95 por ciento de todos los incidentes de seguridad involucran errores humanos". Sí, eso es increíblemente alto.
La automatización de sus procesos no solo mitigará el riesgo de los datos, sino que también lo mantendrá en conformidad, y siempre que esté capacitando adecuadamente a su personal para seguir estos nuevos sistemas, su organización podrá sacar el máximo provecho de su sistema de hojas de tiempo..
Mover a los empleados por hora
Si bien los empleados asalariados pueden sonar bien en teoría, en la práctica, el acuerdo rara vez funciona para el empleador o el empleado. Es demasiado fácil para un empleado aprovechar el cheque de pago no orientado a resultados, mientras que muchos empleadores tratan de obtener más del valor de su dinero del empleado. El resultado es a menudo una lucha de tira y afloja donde la productividad es la última víctima.
April Dykman, escribiendo para Get Rich Slowly, describe algunos de estos desafíos:
"En otro trabajo, me dijeron que estar a sueldo significaba que 'si cerramos la oficina temprano, todavía te pagarán'. Pero cerramos la oficina tal vez dos o tres tardes al año, y hubo muchas, Muchos eventos que requirieron más de 8 horas al día. Una vez que puse un día de 22 horas para un evento particularmente grande ".
Una solución mucho mejor es mover a todos los empleados al pago por hora, donde cada parte comprende claramente lo que se espera y hay mucho menos espacio para que uno se aproveche de la otra.
Registre su tiempo diariamente
Uno de los errores más grandes que muchos cometen es registrar las hojas de tiempo al final de la semana. Muchos de nosotros apenas podemos recordar lo que desayunamos ayer, y mucho menos recordar y recrear todo el trabajo días después del hecho. Para mantener buenos registros y las mejores prácticas, asegúrese de que todos en la empresa estén registrando su hoja de asistencia al menos una vez al día.
A la inversa, para ayudar a facilitar eso, asegúrese de que el proceso de registro de una hoja de tiempo no sea tan complicado que sea una tarea importante hacerlo. La grabación de una hoja de tiempo no debe tomar más de unos pocos minutos cada día.
Si bien ciertamente no son exhaustivas, estas mejores prácticas son algunas de las más importantes, y lamentablemente, pasadas por alto.
Si su organización puede implementar esto mientras se implementa el sistema de hojas de tiempo, y puede continuar comunicándose de manera clara y eficaz con sus empleados, su empresa funcionará de la mejor manera posible.
Foto de cronómetro a través de Shutterstock
7 comentarios ▼
