Por qué la nómina es una función que debe subcontratar

“… una empresa tenía una persona que realizaba todas las funciones de procesamiento de nómina. La compañía ahora está externalizando las funciones como resultado de pensar en el futuro. Eligieron externalizar las funciones para reducir el riesgo de que la nómina no se procesara, administrar el crecimiento anticipando el aumento de las responsabilidades de nómina que se requerirán a medida que la empresa crezca y contrate a más empleados, y mantenerse al día con la tecnología, como las tarjetas de pago. y depósito directo ".

Idealmente, la subcontratación logra tres objetivos principales:

• Libera tiempo y recursos para centrarse más en su negocio principal.
• Le da acceso a más tecnología y experiencia para realizar un buen trabajo de nómina.
• Reduce costes y riesgos.

Examinemos cada uno de estos beneficios con más detalle y lo que significan.

1. Enfócate mejor en tu negocio principal

La nómina es una de esas funciones críticas que pueden no aumentar directamente las ventas. Pero si se lleva a cabo de manera deficiente, puede poner su negocio en un mundo de dolor.

Y, sobre todo, puede minar el tiempo y la atención internos de las actividades principales.

Las empresas deben cumplir con una amplia gama de leyes cuando se trata de empleados, desde federales, estatales y locales. Se necesita mucho tiempo y atención a los detalles para tratar con ellos.

Existen los requisitos legales obvios, como la declaración de impuestos y las remesas. Hay requisitos sobre la retención de impuestos de la paga del empleado, y también el cálculo de la porción de impuestos del empleador. En algunos casos existen requisitos de presentación electrónica. También debe saber cuándo presentar la solicitud, a nivel federal, estatal y local.

Los impuestos, sin embargo, son solo el comienzo.

“Como empleador, también debe comprender las leyes de salarios y horarios. Por ejemplo, necesita saber cuándo debe pagar horas extras ”, dijo Andy Childs, vicepresidente de Paychex, en una entrevista reciente con Small Business Trends. Paychex es uno de los servicios de nómina más grandes del país, y presta servicios a cerca de 600,000 pequeñas y medianas empresas. Las reglas de salarios y horas, dijo Childs, pueden ser muy técnicas.

Luego puede haber requisitos de informes de nuevas contrataciones, y requisitos estatales sobre la compensación por desempleo y el seguro de compensación para trabajadores.

Childs enfatizó que un tema aún más grande es el inesperado obligaciones de tiempo.

“Es posible que haya reservado cierta cantidad de tiempo cada semana para ejecutar la nómina. Luego, recibe una sorpresa inesperada en forma de un aviso del IRS. Pero no es solo que el IRS le está notificando que usted debe una multa. Ahora tiene que revisar sus registros e investigar para determinar si realmente cometió la infracción. De repente, estás involucrado en una resolución de disputas ", dijo Childs.

Y nunca sucede en un momento conveniente para el propietario de una pequeña empresa, agregó.

2. Obtener acceso a la experiencia y la tecnología

Otra razón para subcontratar es tener acceso a experiencia y tecnología.

Los empleadores tienen que lidiar con casi 10,000 jurisdicciones tributarias federales, estatales y locales en los Estados Unidos. Si bien la mayoría de las pequeñas empresas no tienen que cumplir con cada una de esas jurisdicciones, todavía apunta a la complejidad de las leyes. Y cada año se promulgan cientos de nuevas leyes y regulaciones.

Para las pequeñas empresas en el lado más grande (50 empleados de tiempo completo y más), la Ley del Cuidado de Salud a Bajo Precio por sí sola impone requisitos de informe y cumplimiento considerables. Cuando se le pidió un ejemplo, Childs señaló los formularios 1094-C y 1095-C del IRS. Estos formularios requerirán que los empleadores certifiquen si ofrecieron a los empleados de tiempo completo la oportunidad de inscribirse en un seguro que proporcione una cobertura esencial mínima.

"Estos no serán formularios simples para completar", agregó Childs. (Paychex ha establecido un centro de recursos en línea para las obligaciones de reforma de la atención médica debido a la complejidad de la ley).

Tan importante como la experiencia es la nueva tecnología. Los empleadores de hoy dependen de la tecnología para operar de manera más eficiente. A medida que la empresa crece, los empleadores tienen más registros de empleados que mantener y también necesitan más informes. La falta de tecnología se convierte en un obstáculo para el crecimiento del negocio.

Los empleados también esperan tecnología. Los empleados de hoy quieren opciones como depósito directo y acceso de autoservicio a su información de nómina en línea. Los empleadores que no pueden ofrecer tales opciones pueden estar en desventaja competitiva.

Además de eso, la explosión del uso de dispositivos móviles está marcando el comienzo de un nuevo nivel de expectativa tecnológica. El uso móvil aún es incipiente cuando se trata de la nómina, pero está "creciendo a un ritmo rápido en Paychex", dijo Childs.

Los empleadores están usando dispositivos móviles para ver ciertos informes y buscar información, como la cantidad de dinero que necesitan tener en el banco en las fechas de pago, anotó. Los empleados también están comenzando a usar aplicaciones móviles para verificar sus propios registros.

Childs espera que el uso de la nómina móvil continúe creciendo, ya que libera a los dueños de negocios y gerentes para que salgan de la oficina.

"Con las aplicaciones de nómina móvil de Paychex, puedes hacer casi cualquier cosa desde la playa, si lo deseas", agregó Childs.

3. Reducir costos y riesgos

La nómina de outsourcing también puede ayudar a reducir costos y limitar los riesgos. En promedio, dijo Childs, las empresas están pagando en exceso a los empleados en aproximadamente un 4 por ciento debido a las diferencias entre el tiempo del empleado y un registro de tiempo preciso.

"El simple hecho de tener una solución de registro de tiempo y asistencia más precisa puede ahorrar dinero", agregó. (Paychex tiene una calculadora de ahorro de costos aquí).

Luego tiene las posibles sanciones por violar los informes y otros requisitos. Según las cifras del IRS, el 40 por ciento de las pequeñas empresas pagan una multa promedio de $ 845 por año por presentaciones tardías o incorrectas, anotó Childs.

Hoy en día hay soluciones subcontratadas para empresas tan pequeñas como un empleado, señala Childs. Las soluciones son asequibles, a partir de menos de $ 50 por mes para pequeñas empresas, según las necesidades.

Un buen proveedor de nóminas ofrece capacidades que van más allá de lo que puede hacer por su cuenta. Si no ha considerado una solución subcontratada anteriormente, haga de este año el año en que lo cambie. Le brindará tranquilidad para usted como propietario y liberará tiempo en su empresa.

Consejos para elegir un proveedor de nómina subcontratado

Si está considerando la nómina de outsourcing, es un hecho que debe mirar el tres puntos tipicos Lo mirarías al elegir cualquier tipo de proveedor:

• precio
• Servicio
• reputación

Pero cuando se trata de la nómina, también hay otros puntos a considerar:

Seguridad y fiabilidad del proveedor.

Le está dando a su proveedor de nómina los nombres, direcciones, números de seguridad social y números de cuentas bancarias de sus empleados. Usted está otorgando un poder notarial para realizar presentaciones en su nombre.

Vaya con un proveedor que sea financieramente fuerte con buenos controles implementados.

De lo contrario, podría encontrar a su compañía en un aprieto, como algunas firmas de Carolina del Sur después de que se le acusara a un pequeño proveedor de nómina de gestión familiar por robar $ 11 millones de clientes.

En 2014, los clientes de Employee Services Net se sorprendieron al descubrir que el proveedor de la nómina había utilizado su dinero para financiar lujosos estilos de vida personales, en lugar de remitirlo a las autoridades fiscales. Esos clientes, todas las pequeñas empresas, se encontraron frente a la acción del IRS. ¿Por qué? Porque, en última instancia, el empleador es responsable incluso si el proveedor de nómina les roba. (El IRS tiene consejos para proteger a su compañía si usted subcontrata la nómina).

Rastrear negocios sirviendo como tuyo

¿El proveedor de nómina tiene un sólido historial de servicio a empresas de su tamaño? ¿El proveedor tiene experiencia en su industria?

Ofertas de servicios complementarios

Considere los servicios más amplios que puede necesitar a medida que su negocio crezca, como los beneficios y los servicios de recursos humanos. ¿La empresa de nómina podrá proporcionarlos?

Capacidades de cumplimiento normativo

¿El proveedor de la nómina tiene los recursos para mantenerse al día con las leyes y regulaciones en desarrollo sobre el empleo, la salud y los impuestos?

Tecnología

Evaluar la tecnología de la compañía de nómina, incluida su preparación móvil. ¿La empresa de nómina está invirtiendo en nuevas tecnologías? ¿Pueden mantenerse al día con la tecnología a medida que crece la demanda por parte del empleador y el empleado?

Interfaces contables

¿Puede su contador obtener acceso fácil a su nómina y registros relacionados para fines de conciliación y presentación de impuestos?

Imagen de nómina a través de Shutterstock