Cómo las pequeñas empresas utilizan las aplicaciones web y qué buscar

“Hace veinte años, cuando estaba creando una pequeña empresa, tenía que ir a comprar una computadora personal o un pequeño servidor … y tenía que tener un profesional de TI y tenía que usarlo internamente.

Lo correcto para una pequeña empresa ahora es no tener ninguna computadora, excepto las cosas que están en los escritorios de las personas y en sus teléfonos inteligentes … y hacer todo en la nube. … Los componentes serían un sistema de correo electrónico, un sistema de calendario, un sistema de automatización de la fuerza de ventas, y luego lo que sea vertical para lo que sea su negocio ".

Estos comentarios capturan el cambio fundamental que están atravesando las pequeñas empresas en la última década. Cada vez más, las pequeñas empresas estamos cambiando nuestras necesidades informáticas a un modelo de "computación en la nube". Si bien no creo que sea posible para todas las pequeñas empresas eliminar servidores locales y usar software que está completamente en la nube como sugiere Schmidt, una cosa está clara: gradualmente, año tras año, nos dirigimos en esa dirección.

Hoy en día, no solo puede obtener aplicaciones de correo electrónico y calendario "en la nube", sino que también puede encontrar cualquier número de otras aplicaciones empresariales:

• Creación de documentos, hoja de cálculo y presentación.
• Aplicaciones de recursos humanos y nóminas.
• la gestión del inventario
• contabilidad
• Aplicaciones de facturación y pago.
• servicios de email marketing
• aplicaciones de gestión de proyectos
• Software de CRM
• mesa de ayuda
• y mucho más

De hecho, The Small Business Web enumera 26 categorías diferentes de aplicaciones de software basadas en la Web en su directorio de casi 200 aplicaciones para pequeñas empresas.

Ventajas de la computación en nube

El crecimiento de la computación en la nube es un positivo definitivo para las pequeñas empresas, debido a las ventajas clave para ahorrar dinero.

Por lo general, no hay grandes gastos iniciales en forma de una licencia de software considerable. En su lugar, usted paga una tarifa de servicio mensual mucho más pequeña. Esto le permite repartir sus costos y facilita su flujo de efectivo.

También se siente aliviado de la complejidad y el gasto de cargar y mantener el software en sus propias computadoras. Todo lo que necesita son computadoras para que los usuarios finales accedan a la aplicación con una conexión a Internet y un navegador web. Y como no tiene que mantener el software internamente, puede hacerlo con un personal de TI más pequeño (o quizás no con TI de la empresa).

Qué considerar al elegir una aplicación en la nube

Pero a medida que más software se traslada a la nube, ciertas consideraciones adquieren mayor importancia. Aquí hay 3 cosas a considerar al elegir aplicaciones de software basadas en la Web.

(1) ¿La aplicación de software se integra con otro software o aplicaciones que tenemos? - La mayoría de las aplicaciones tienden a hacer un conjunto limitado de funciones. Si está intentando automatizar todo su negocio o automatizar un proceso de extremo a extremo, es probable que tenga que reconstruir múltiples aplicaciones de software de diferentes proveedores. Si los servicios de software en línea no interactúan entre sí, usted y su personal podrían terminar haciendo el trabajo manual para transferir datos de un sistema a otro a través de hojas de cálculo o ingresando la misma información en múltiples sistemas. O bien, tendrá que pagar el costo del desarrollo del software para que los distintos paquetes interoperen.

La Web de pequeñas empresas ayuda con algunos de este problema. En su directorio, indica qué aplicaciones de software se integran con otras aplicaciones de software. También indica si hay una API publicada; de esa forma, si tiene que codificar algún software para mover los datos de una aplicación a otra o hacer que se integren dos paquetes de software, la tarea será más fácil, más barata y más rápida.

(2) ¿Qué tan seguros estarán nuestros datos? - Con los servicios de software basados ​​en la Web, sus datos utilizados en las aplicaciones se ubicarán en un servidor en algún lugar "en la nube". En otras palabras, sus datos estarán en manos de otra compañía. Pregunte a la compañía qué hacen para mantener los datos seguros y privados.

Es una pregunta importante, pero es difícil obtener respuestas que pueda verificar. Una forma de satisfacerse es buscar en Google para ver si ha habido informes públicos de violaciones de seguridad relacionadas con la empresa. Además, considere el tamaño del proveedor de software. Las grandes empresas tienden a tener requisitos de auditoría y de seguro que los obligan a evaluar sus procesos y establecer salvaguardas contra las violaciones de datos. Los proveedores pequeños y las empresas nuevas pueden tener políticas y procedimientos más flexibles (o inexistentes) para el manejo de sus datos.

(3) ¿Estará presente el proveedor a largo plazo y continuará brindando soporte y mejorando la aplicación? Esto es importante para solicitar cualquier software, pero adquiere un nuevo significado cuando una empresa tiene sus datos confidenciales. Debe tener cierta seguridad de continuidad con el software, de modo que no experimente interrupciones en su negocio. Mira el historial del vendedor. ¿Cuánto tiempo lleva el vendedor? Si hay un foro de productos o foros de clientes, ¿hay muchas quejas no resueltas? ¿Hay evidencia de mejoras continuas? Investigue antes de comprometerse, ya que puede ser más difícil cambiar más adelante.