Si está buscando un trabajo de oficina, es posible que no esté seguro de lo que quieren decir los empleadores cuando solicitan habilidades generales de oficina. Aunque cada lugar de trabajo es único, hay tareas comunes que se espera que realice la ayuda general de la oficina. Cuantas más habilidades pueda ofrecerle a un posible empleador, mayores serán sus posibilidades de obtener el trabajo que desea. Si el título del trabajo es asistente general de oficina, empleado de oficina general o empleado de oficina general, estas son algunas de las habilidades que los empleadores buscan con más frecuencia en el desempeño de sus funciones generales de oficina:
$config[code] not foundMecanografía
Los empleadores generalmente esperan que escriba al menos 60 palabras por minuto (ppm). Si está acostumbrado a enviar mensajes a sus amigos con sus pulgares y un teléfono inteligente, la idea de usar los 10 dedos y un teclado de tamaño completo puede parecer desalentadora. Si aprendiste a escribir en la escuela, puedes aumentar tu velocidad con algo de práctica. Abra un artículo de una revista o un libro y copie lo que lee. Envíe correos electrónicos a familiares y amigos para practicar cómo escribir oraciones completas y corregir su trabajo. Los accesos directos y las abreviaturas que utiliza cuando se comunica de forma casual con amigos no son aceptables para la correspondencia comercial.
Incluso si nunca aprendió a escribir, puede enseñarse a sí mismo a través de uno de los tutoriales gratuitos que están disponibles en línea. Después de aprender dónde colocar los dedos, se trata de practicar lo mejor posible para mejorar su velocidad y precisión.
Entrada de datos
Piense en la entrada de datos como escribiendo en un teclado numérico. El teclado, también llamado teclado numérico, teclado numérico o teclado de 10 teclas, es una sección de un teclado de computadora estándar. Generalmente colocado a la derecha de las teclas alfanuméricas, se parece a una calculadora. Cuando domines el teclado numérico, encontrarás que es mucho más rápido y más eficiente para escribir números que la fila de teclas que está sobre el alfabeto.
Para empezar, echa un vistazo a algunos de los tutoriales gratuitos en línea. La precisión es extremadamente importante ya que los números y las secuencias numéricas son únicas. No hay corrección ortográfica ni autocorrección, por lo que debe asegurarse de ingresar la información correctamente cada vez.
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Traído a ti por Sapling Traído a ti por SaplingPresentación
Presentar es más que solo conocer su ABC.La mayoría de las personas pueden reconocer fácilmente la letra inicial en el nombre de un archivo y ver que "caballo" va antes que "iglú". Puede ser un poco más complicado cuando tiene que mirar la segunda o tercera letra cuando las iniciales son las mismas. Por ejemplo, "caballo" viene después de "práctico" porque "o" viene después de "a". Debido a que tanto "caballo" como "casa" tienen la misma primera y segunda letras, hay que mirar la tercera letra. "Caballo" viene antes de "casa" porque "r" viene antes de "u".
Antes de que la tecnología fuera un lugar común en la configuración de la oficina, el archivo significaba la gestión de documentos en papel. Ahora la presentación puede incluir el almacenamiento y recuperación de documentos digitales también.
Teléfono
¿Necesita poner una sonrisa en su cara para hablar con los clientes por teléfono? La respuesta es sí, porque tu sonrisa llega a través de tu voz cuando hablas. Aunque es importante saber cómo transferir llamadas y ponerlas en espera, el componente más importante de las habilidades telefónicas es la capacidad de ser agradable y permanecer tranquilo, incluso cuando la persona que llama está frustrada, impaciente o simplemente grosera. Como la persona que contesta el teléfono, puede ser el contacto inicial de un cliente con la empresa. La primera impresión que haga es la que va a hacer que los clientes regresen.
Microsoft Office
Microsoft Office es un conjunto de programas de software diseñados para varios tipos de administración de datos. Los tres más utilizados son Word, Excel y Outlook. Word es un programa de procesamiento de textos que se utiliza para crear documentos como cartas, folletos, folletos, memorandos y otras formas de material escrito. Excel es un programa de hoja de cálculo para una variedad de aplicaciones, como la gestión de inventario, la creación de horarios de trabajo de los empleados y el seguimiento de los gastos. Outlook se utiliza para el correo electrónico, el mantenimiento de calendarios individuales y grupales, la gestión de tareas y algunas otras funciones organizativas. Al igual que con la escritura y la entrada de datos, hay muchos tutoriales disponibles en línea para ayudarlo a aprender el software. Si necesita profundizar, muchos colegios comunitarios y programas de extensión ofrecen cursos sin crédito para Microsoft Office que puede completar en algunas noches.
Maquinas de oficina
Las máquinas de oficina incluyen computadoras, copiadoras, teléfonos multilínea, máquinas de fax, trituradoras y medidores de correo. Las operaciones básicas de cada tipo de máquina pueden variar según la marca y el modelo de la máquina. No se esperará que haga reparaciones importantes, pero los trabajadores generales de la oficina a menudo son responsables del mantenimiento de rutina, como el reemplazo del papel y la tinta en las máquinas que los utilizan.
Habilidades blandas
Las habilidades sociales pueden ser difíciles de cuantificar, pero son esenciales en el mundo de los negocios. Considere las siguientes habilidades y cómo podrían ser activos para un empleador:
- Adaptabilidad
- Colaboración
- Liderazgo
- administración
- Multitarea
- Priorizando
- Resolución de problemas
- Trabajo en equipo
- Gestión del tiempo
Según Robert Half, una compañía internacional de recursos humanos, la evidencia de habilidades blandas puede inclinar la balanza a su favor cuando sus habilidades y experiencia son comparables a las de otros candidatos. Algunos gerentes de contratación dicen que las habilidades sociales son aún más importantes. Las habilidades técnicas son fáciles de enseñar. Es mucho más difícil enseñar habilidades interpersonales y de toma de decisiones. Al escribir su currículum vitae o hablar sobre usted en una entrevista de trabajo, resalte sus habilidades blandas usando frases como las siguientes:
- "Malabarea exitosamente múltiples proyectos y plazos"
- "Dirigí un equipo de 3 personas que simplificó el proceso de solicitud y la gestión de los documentos adjuntos"
- "Se priorizaron tranquilamente múltiples proyectos en un entorno acelerado"
- "Siempre proyectos completados a tiempo o antes de la fecha límite"
- "Cumplir constantemente con los compromisos de trabajo, lo que lleva a una promoción y una mayor responsabilidad"
- "Se implementó un nuevo sistema para reducir el tiempo de presentación en un 20 por ciento"
Requisitos de educación
No hay requisitos de educación formal para un puesto de oficina general. Muchas personas entran al campo con un diploma de escuela secundaria. Dependiendo del empleador, puede requerirse alguna universidad o incluso un título. Los empleadores quieren saber que puedes hacer el trabajo. Para la mayoría, sus habilidades de administración y calificaciones son más importantes que un grado específico. Cada organización tiene sus propios propósitos y procedimientos. Más allá de sus habilidades básicas, aprenderá lo que necesita saber cuando está en el trabajo.
Ambiente de trabajo
Los trabajadores generales de oficina se encuentran en una variedad de entornos, desde pequeñas empresas hasta grandes corporaciones. Se necesita ayuda general de oficina en casi cualquier industria que pueda imaginar, incluidas instituciones académicas, centros de atención médica, agencias gubernamentales, compañías con fines de lucro y organizaciones sin fines de lucro. La mayoría de los trabajadores generales de oficina son mujeres. Aproximadamente uno de cada cuatro trabaja a tiempo parcial.
Salario y perspectivas de empleo
El salario medio para un empleado de oficina general es de $ 15.14 por hora o $ 31,500 por año. La paga mediana es la cifra en la que la mitad de la profesión gana más y la mitad gana menos. Los salarios varían ampliamente según el empleador, la ubicación geográfica, los años de experiencia y educación, y las habilidades. La Oficina de Estadísticas Laborales de EE. UU. Predice poco o ningún crecimiento del empleo para los trabajadores de oficina general hasta el 2026. Eso no significa que no pueda encontrar un empleo. Solo significa que no se crearán muchos nuevos trabajos. La tecnología ha aumentado la eficiencia de los trabajadores de oficina, por lo que no se necesita tanta gente como en las generaciones anteriores. Aún así, se necesitan nuevos empleados generales de oficina para aquellos que se jubilan o dejan sus trabajos por otras razones.
Conseguir un trabajo de oficina con poca o ninguna experiencia laboral
El empleado de oficina general suele ser un puesto de nivel de entrada. Es un buen lugar para comenzar si está ingresando a la fuerza laboral por primera vez o después de una ausencia prolongada. También es un buen lugar para comenzar si está cambiando de campo y no tiene el tipo de experiencia que se aplica directamente a otros trabajos. Sin embargo, incluso con poca o ninguna experiencia, los posibles empleadores quieren saber que usted puede manejar los deberes y responsabilidades del empleado de oficina que el trabajo requiere.
Obtenga la atención de un posible empleador con un currículum que destaca las habilidades que tiene. Hay un montón de buenos ejemplos en línea. Incluye logros de la escuela secundaria si eres un recién graduado. Si realizó una pasantía o realizó un trabajo voluntario significativo, inclúyalo. Enumere los cursos completados y los certificados obtenidos si se relacionan directamente con el trabajo que está solicitando. De lo contrario, no rellene su currículum con información innecesaria para tratar de llenar la página. Una clase en "Introducción a las computadoras" es relevante para casi cualquier puesto de oficina general. Una clase en "Obediencia básica para perros" no mejora su currículum a menos que solicite un empleo en una oficina veterinaria o en un centro de cuidado de animales. Sin embargo, si está certificado en primeros auxilios o reanimación cardiopulmonar (RCP), puede enumerarlos. Esas habilidades son un activo para un empleador, sin importar el negocio o la industria.
Mire cuidadosamente la lista de empleos de un empleador e intente hacer coincidir cada requisito con una demostración de su conocimiento o habilidad. Use frases como "Escriba con precisión a una velocidad de 60 palabras por minuto" o "Certificado obtenido en Microsoft Word de ABC Community College".
Clavado de la entrevista de trabajo
El objetivo de un currículum no es conseguirte un trabajo. Es para conseguirte una entrevista de trabajo. El curriculum vitae recibe la atención de un posible empleador. Cuando habla con esa persona cara a cara, tiene la oportunidad de resaltar sus calificaciones. También es su oportunidad de hacer preguntas sobre la posición y la empresa. A medida que el empleador determina si usted será el adecuado para el trabajo, debe determinar si el trabajo es adecuado para usted.
Vístase de manera cuidadosa y conservadora para la entrevista. Quiere que un posible empleador se centre en sus habilidades y calificaciones, no en una apariencia que sea más adecuada para una noche o una noche en su club favorito. La vestimenta aceptable para una entrevista puede variar según la ubicación geográfica y el empleador. Si está trabajando con una agencia de empleo o un asesor de carrera, consulte con ellos sobre lo que es apropiado. En general, los estilos simples y modestos en colores neutros como el azul marino y el gris son los mejores.
La noche antes de su entrevista, asegúrese de que su ropa esté limpia y apretada y de que no le falten botones ni costuras divididas. Revise sus zapatos, también, para asegurarse de que estén limpios y apropiados para el negocio. El día de la entrevista, tu cabello debe estar limpio y peinado lejos de tu cara. Mantenga las joyas al mínimo. Una vez que obtenga el trabajo, probablemente tendrá cierta flexibilidad dentro del código de vestimenta de una empresa para mostrar su estilo. Para la entrevista de trabajo, sin embargo, usted quiere que el enfoque esté en sus habilidades, no en su ropa
Mirando hacia el futuro
Un trabajo como empleado de oficina general puede llevar a otros puestos y salarios más altos. Con experiencia, puede ser promovido dentro de la empresa. Puede encontrar que está calificado para ser gerente con responsabilidades de supervisión sobre uno o más empleados generales de oficina. Si bien la tecnología ha cambiado la naturaleza del trabajo de oficina, muchas organizaciones todavía dependen de empleados de oficina calificados para asegurar que el negocio funcione sin problemas. Los empleados de la oficina general son personal de apoyo esencial que permite a otros trabajadores hacer su trabajo.
