A medida que su empresa crece, agrega más procesos, software y personas. Si no ha estado racionalizando de forma proactiva todo el tiempo, es posible que se sorprenda al descubrir que sus sistemas son complicados y redundantes.
La consolidación del flujo de trabajo ayudará a que su negocio en crecimiento siga prosperando y mantenga a su gente trabajando en las cosas importantes.
Cómo consolidar sus sistemas de negocios
Reducir el tiempo de entrada de datos
Si estás ingresando los mismos datos en varios lugares, estás perdiendo el tiempo. La integración de la aplicación de software le permite ingresar datos una vez y sincronizarlos en otros lugares automáticamente.
$config[code] not found¿Un ahorro de tiempo enorme? Busque el software de gestión de relaciones con el cliente (CRM) que ofrece integración de aplicaciones con otros servicios, como marketing por correo electrónico, contabilidad y gestión de contenido. Por ejemplo, Insightly se integra con Evernote, Gmail, Google Calendar, Google Drive, MailChimp, Outlook 2013, Quote Roller, Torpio y Zapier. Pronto, Insightly también se integrará con QuickBooks Online.
La integración le permite administrar tareas de manera más eficiente dentro de su CRM sin duplicar el trabajo, como vincular la información del proyecto de Evernote a una organización en su CRM, o crear presupuestos personalizados con la información de CRM a través de Quote Roller.
Trabajar en la nube
Los días de no poder trabajar en un proyecto porque los datos se almacenan en un escritorio al que no se puede acceder se terminaron. Ahora todos los miembros de su equipo, sus clientes y cualquier otra persona que necesite colaborar en un proyecto o documento, pueden ver y utilizar información importante desde cualquier lugar a través de Internet. Los datos almacenados en la nube son resistentes a la corrupción debido a fallas en la computadora porque no se almacenan en la computadora de ninguna persona.
Tenga en cuenta que cuando algunas aplicaciones en la nube tienen un tiempo de inactividad inesperado, podría afectar su capacidad para trabajar. (¿Su negocio se vio afectado cuando Google Drive cayó en marzo?)
Si está preocupado por los problemas de tiempo de inactividad, considere las aplicaciones combinadas que le permiten trabajar con los datos de respaldo almacenados localmente o los que tienen el modo sin conexión. Las aplicaciones populares en la nube para empresas incluyen Google Apps for Business, Office 365, Box y RebitPro. Además, muchas aplicaciones en la nube son alternativas de menor costo a la compra de un bloque de licencias de software para su empresa.
Usa solo un calendario
Pocas cosas son más frustrantes que perder una fecha límite porque alguien estaba revisando el calendario incorrecto. La mejor manera de evitar esto es usar un solo calendario para todos y para cada proyecto.
Elija un calendario que se integrará con el software que usa para CRM y la gestión de proyectos, además de los dispositivos móviles que usa su equipo con regularidad. No solo podrá sincronizar fechas límite importantes de proyectos, sino que su equipo puede administrar sus propios horarios dentro de la misma aplicación móvil y mantenerse al tanto de las fechas límites importantes de la compañía.
Siga la “K.I.S.S. Regla"
Al igual que aprendiste en la escuela, hazlo simple, tonto.
Si desea evitar complicar las tareas comerciales de rutina y crear redundancia en su flujo de trabajo, siempre céntrese en la simplicidad. La última tecnología no siempre mejora lo que ya tiene instalado. Si está comprando mejores sistemas de negocios, asegúrese de no estar duplicando algo que ya tiene. Este es un lugar donde los complementos, aplicaciones y extensiones son realmente útiles.
Puede encontrar software, como CRM o un navegador web, que hace una cosa realmente bien. Entonces quizás agregue un complemento que automatice un proceso o agregue la funcionalidad que ha estado administrando con un software de tarea única. Eso te libera a ti y a tu equipo de un programa más y un proceso más para aprender.
Si ha descuidado la racionalización de sus sistemas empresariales, la primera vez que analice detenidamente las opciones podría ser un poco abrumadora. Una vez que se tome el tiempo para encontrar las aplicaciones correctas para los trabajos que necesita de forma automatizada y para erradicar cualquier sistema y software redundantes, tendrá la capacidad de evaluar sus sistemas con regularidad, haciendo que el mantenimiento sea mucho más sencillo en el futuro.
Posiblemente el mejor pago para simplificar los sistemas es liberar a su equipo para trabajar en proyectos, en lugar de perder tiempo haciendo tareas redundantes.
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