Cómo escribir un breve correo electrónico a los colegas

Es el zapato proverbial en el otro pie: después de haber recibido innumerables correos electrónicos de sus colegas, ahora es su turno de escribir uno. Ah, cómo pensamos a menudo que podemos cambiar el plan de vuelo cuando estamos en los controles; pero no tengas la tentación Al igual que usted, sus colegas verán su correo electrónico e inmediatamente se preguntarán: "¿Qué quieren de mí?" Y "¿Cuándo lo necesitan?" No se pretende ofender, y no se debe tomar ninguna. Preste atención a su propia experiencia y escriba un breve correo electrónico que llegue directamente al meollo de la cuestión.

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Escribe una línea de asunto que llame la atención. Sus colegas abrirán el correo electrónico independientemente de lo que diga la línea de asunto, pero uno bien escrito establece el tono correcto. Combina los hechos y el humor, si estás organizando una campaña de donación de sangre, por ejemplo, diciendo: "Hazte inflado el 29 de marzo" o "La campaña de donación de sangre del 29 de marzo se cerrará antes del crepúsculo".

Abra su correo electrónico con un tono amigable, pero deje su propósito bien claro. Proporcionar el estilo de noticias de información. Diga: "Me complace anunciar que el Impulso de sangre bombeado se llevará a cabo durante las horas de trabajo el próximo viernes, 29 de marzo, en el atrio de abajo", por ejemplo.

Explique exactamente cómo afectará su anuncio a sus colegas; Este es el corazón de lo que quieren saber. Proporcione las horas exactas de la donación de sangre y cuándo se les permitirá a los empleados donar, por ejemplo, solo en los horarios previamente programados, durante el almuerzo o por orden de llegada.

Proporcione otra información en puntos de viñeta para que sea fácil de leer; Tus colegas apreciarán la consideración. Escriba una frase optimista: “Aquí hay algunos otros detalles que debe saber antes de que en QRS Marketing nos preparemos para donar más pintas de sangre que cualquier otra compañía en nuestro parque empresarial”. Coloque los puntos de bala debajo seguidos de dos puntos. Diga, por ejemplo, "Qué comer y beber antes de donar:" "Cuánto tiempo tomará el proceso" y "Cómo se sentirá bien después de donar sangre". Suministre sucintamente la información necesaria debajo de cada punto.

Agradezca a sus colegas "de antemano" por su cooperación, un indicio de que lo espera. Ofrezca responder a sus preguntas y proporcionar los mejores medios para contactarlo: por correo electrónico, por teléfono o en persona.

Propina

Escriba un borrador de su correo electrónico, luego déjelo a un lado y vuelva a leerlo con un par de ojos renovados. Examínelo en busca de ortografía, gramática y puntuación, recordando que sus colegas nunca pueden dejarle olvidar un faux pas escrito.