Imagine que se le obliga a buscar en los archivadores en busca de una carpeta antigua con un documento importante que necesita para resolver una consulta de un cliente.
Bueno, encontrar dicha información en un documento en papel archivado puede ser agotador, frustrante y, sin duda, frenarlo. Sin embargo, cuando escanea sus documentos antiguos y los almacena en una base de datos electrónica, puede hacer que la administración de documentos sea mucho más sencilla y eficiente para su negocio.
$config[code] not found¿Qué es el escaneo de documentos?
El escaneo de documentos, también conocido como imágenes de documentos, se define simplemente como el proceso de capturar una imagen digital de un documento en papel (o un microfilm).
"Es la forma en que sus documentos en papel se convierten en imágenes de búsqueda electrónica, lo que puede ayudar en gran medida a su proceso empresarial", dijo Neil McKeever, un especialista en imágenes de documentos del servicio de escaneado y gestión de documentos con sede en el Reino Unido Kefron, a Small Business Trends en una respuesta por correo electrónico.
Todo el proceso de conversión de documentos físicos a formato digital también incluye escanear y capturar la imagen usando el software de Reconocimiento óptico de caracteres (OCR). OCR reconoce de manera inteligente las imágenes digitales y las convierte en documentos de texto para permitir la búsqueda de palabras clave dentro de un documento.
"Cuando se realiza correctamente, el escaneo de documentos puede cambiar la forma en que funciona su negocio para mejorar, y ahorrarle tiempo y dinero", agregó McKeever.
Beneficios comerciales de escanear documentos
De acuerdo con McKeever, cuyo trabajo declarado es ayudar a los clientes pequeños y corporativos a implementar y mantener su sistema de administración de información de la manera más efectiva y oportuna, existen varias razones por las cuales el escaneo de documentos (o imágenes) puede ser valioso para su negocio.
Explica seis beneficios clave del escaneo de documentos para empresas:
1. El escaneo de documentos le ahorra tiempo y dinero
Con el fácil acceso a todos sus archivos y documentos con solo hacer clic en un botón, usted o su personal no tendrán que perder tiempo buscando en las cajas y archivos para intentar encontrar el documento que necesita. Usted no pagará al personal por una tarea que podría tomar horas cuando debería completarse en cuestión de segundos.
2. El escaneo de documentos mejora su servicio al cliente
Con la imagen de documentos, puede digitalizar cada parte de un archivo e indexarlo con un rango de metadatos. Eso significa que si necesita una información específica, como un número de factura, puede encontrarla al instante. Esto es especialmente útil si desea satisfacer las necesidades de sus clientes lo más rápido posible.
3. El escaneo de documentos reduce el espacio de almacenamiento
Al convertir todos sus documentos físicos en archivos digitales, ya no tendrá que almacenarlos en un lugar cercano. Se pueden empaquetar y enviar a sitios seguros y dedicados, liberando espacio en su oficina para cosas más importantes y reduciendo los costos asociados con el almacenamiento de archivos en papel.
4. El escaneo de documentos mejora la seguridad
Como no necesitará esos archivos de papel en el sitio, puede guardarlos en instalaciones de almacenamiento dedicadas que tengan protocolos de seguridad sobresalientes. Tampoco tendrá que preocuparse por la seguridad en su oficina, ya que todos los archivos digitales y las copias de seguridad se pueden almacenar de forma remota en servidores altamente seguros.
5. El escaneo de documentos le permite compartir y colaborar
Otro gran beneficio de los archivos digitales en papel es el intercambio de documentos. Varios colegas pueden acceder al mismo documento cuando sea necesario, reduciendo una vez más el tiempo perdido donde los archivos en papel deben pasar de un departamento a otro.
6. El escaneo de documentos lo ayuda a cumplir con las regulaciones de cumplimiento
Finalmente, puede encontrar que los procedimientos de cumplimiento en su industria requieren que guarde algunos documentos digitalmente y físicamente. Poner en marcha una solución de imágenes de documentos segura y eficiente ahora puede ahorrarle tiempo y esfuerzo en el futuro.
Escaneo de fotos a través de Shutterstock
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