Trabajar como especialista en asistencia administrativa puede ser muy gratificante para una persona organizada que le gusta la multitarea, le resulta atractiva la idea de trabajar en una oficina y tiene excelentes habilidades de comunicación. Si bien las tareas específicas varían según la compañía y la posición, las tareas generalmente involucran la administración de la oficina, las tareas administrativas y las tareas administrativas. Según la Oficina de Estadísticas Laborales, el ingreso medio de 2016 para puestos de apoyo administrativo y de oficina fue de $ 34,050.
$config[code] not foundGestión de oficina
Su trabajo en un rol de soporte administrativo maneja las tareas necesarias para que la oficina funcione sin problemas. Es posible que sea responsable de mantenerse al día con la supervisión de las compras y el inventario de suministros de oficina y de programar el mantenimiento del equipo de oficina. También establece procedimientos y rutinas, como organizar el envío de café cada dos semanas o solicitar información de contacto de emergencia actualizada del empleado cada seis meses. En algunos casos, podría supervisar a otros empleados administrativos y coordinar el flujo de trabajo dentro de un departamento o división en particular.
Flujo de comunicación
Los especialistas en apoyo administrativo pueden servir como enlace de comunicación para los ejecutivos que apoyan. En esta función, puede ser responsable de abrir y clasificar el correo, examinar las llamadas entrantes y los correos electrónicos, y establecer citas con los empleados, clientes y proveedores. También puede ser el punto de contacto entre los ejecutivos a los que informan y otros empleados y departamentos dentro de la empresa.
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Traído a ti por Sapling Traído a ti por SaplingGestión de datos
En el soporte de administración, normalmente realiza una variedad de funciones de administración de datos, incluida la administración de registros electrónicos y en papel, la configuración y administración de hojas de cálculo y bases de datos, la producción de informes, la compilación de información y, en ocasiones, el análisis de resultados.
Procesamiento de textos
Puede realizar funciones de procesamiento de texto que van desde la redacción de notas hasta la escritura y edición de informes, propuestas y otros documentos comerciales. Puede crear boletines y diseños de folletos, así como actualizar el contenido de los sitios web y blogs de la empresa. No solo necesita saber cómo usar las aplicaciones de procesamiento de textos y escribir de forma rápida y precisa, los especialistas de soporte administrativo deben tener habilidades de redacción, edición y revisión de negocios.
Proyectos especiales
Los profesionales que trabajan como especialistas de apoyo administrativo a menudo son asignados para realizar o supervisar proyectos especiales. Dependiendo de las necesidades de la empresa y del departamento, estos pueden incluir proveedores de proveedores para una compra importante, auditar los registros de los clientes, analizar las tendencias en las ausencias de los empleados y evaluar las ofertas de productos de la competencia.
Planificación de reuniones
Sus tareas podrían incluir coordinar los horarios de las reuniones, programar las instalaciones de la sala de conferencias, reservar ubicaciones de reuniones fuera del sitio, enviar invitaciones, realizar un seguimiento de los RSVP, crear y distribuir la agenda y organizar el servicio de comidas y bebidas. También puede tomar minutos durante las reuniones y distribuirlos a los asistentes después.
Planificación de viajes
La planificación de viajes en nombre de los ejecutivos de la compañía es una parte importante de muchos trabajos de apoyo administrativo. Con frecuencia selecciona aerolíneas, hoteles y proveedores de alquiler de automóviles, negocia tarifas, reserva de reservas y gestiona las cancelaciones según sea necesario. Usted crea y archiva informes de gastos en nombre de los viajeros de la empresa utilizando recibos de viaje o concilia los estados de cuenta de la tarjeta de crédito de la empresa utilizados para viajes de negocios.
