La clave para escribir un informe efectivo es simplemente atenerse a los hechos. Centrarse en los detalles más importantes. Los mejores informes dan una explicación clara y concisa del tema en cuestión. Mucha gente cree que un informe debe ser largo e inundado de detalles, pero en realidad, un informe efectivo llegará al punto del asunto de manera concisa. Antes de comenzar a escribir el informe, primero cree una lista con viñetas de todos los temas que necesita discutir. A continuación, puede organizar el informe basado en esta información.
$config[code] not foundDescribe tu informe antes de escribirlo. Cree secciones generales y luego divida esas secciones en subsecciones más pequeñas con títulos que sean descriptivos y fáciles de seguir. Convierta el esquema en una tabla de contenido e incluya la tabla de contenido al principio del informe, para que el lector pueda hacer referencia fácilmente a la información del informe.
Determine su audiencia. ¿Quién leerá este informe? Esto le ayudará a decidir sobre el tono del informe. Decida si es informal o formal. Independientemente del tono que use, escriba con un lenguaje sencillo y directo. Evite el "discurso corporativo", la jerga y las palabras grandes.
Comience el informe con un resumen ejecutivo. Resumir los puntos clave. Utilice las viñetas por simplicidad y para llamar la atención sobre los principales objetivos del informe. Regrese a este resumen ejecutivo después de completar el informe para confirmar que ha capturado todos los detalles más importantes.
Proporcione detalles específicos sobre cada subsección que describió en el primer paso. Divídelos en párrafos cortos. Cada párrafo no debe exceder de cuatro o cinco oraciones. Evite las descripciones elaboradas: indique su punto, estadísticas relevantes o acciones sugeridas, y pase a la siguiente sección.
Usa imágenes con moderación para ilustrar tus puntos. Los gráficos, cuadros y fotos que respaldan sus hallazgos ayudarán al lector a comprender los conceptos.
Lea el informe dos veces después de completar el primer borrador. Cortar palabras innecesarias y lenguaje redundante. Corregir errores gramaticales y ortográficos.
Coloque el texto del informe en una plantilla atractiva con una cubierta simple. Microsoft Office tiene plantillas de informes gratuitas disponibles en el sitio de Microsoft (ver Recursos). Encierre el informe en un enlace en espiral para que los lectores puedan pasar fácilmente las páginas.
Propina
Minimice el recuento de páginas si desea que el informe sea efectivo.
No permita que su lector se pierda o se intimide por la extensión del informe. Quiere que la gente lea el informe en su totalidad en lugar de simplemente hojearlo.
Permita que otro lector vea el informe para asegurarse de que transmite sus puntos de manera efectiva.
