Hacer malabarismos con varios proyectos diferentes y trabajar para lograr varios plazos a la vez puede ser desalentador. La buena gestión del tiempo y las habilidades organizativas son cruciales si desea gestionar con éxito las prioridades y al mismo tiempo limitar los cuellos de botella y el estrés. Necesita hacer que el tiempo trabaje para usted al negarse a desperdiciarlo. Lleve un registro de múltiples proyectos, sin importar cuál sea su industria, empleando algunas técnicas simples y generales.
$config[code] not foundEliminar los factores ambientales que comúnmente conducen al desperdicio de tiempo. Los consejos para la administración efectiva del tiempo en el sitio web señalan que tres de los factores medioambientales más comunes que pueden solucionarse son las notificaciones por correo electrónico, la reproducción de etiquetas telefónicas y el mantenimiento de un área de trabajo desordenada. Desactive la notificación de correo electrónico cuando gestione varios proyectos. En su lugar, revise sus correos electrónicos en ciertos momentos, como cada dos horas, por ejemplo. Esto evita lapsos de concentración y asegura que te mantengas al tanto de cualquier cosa importante. Evite dejar innumerables mensajes desinformativos de "devuélvame la llamada" en los teléfonos de respuesta. En su lugar, deje mensajes más largos que expliquen exactamente lo que necesita. Le da a la persona más para continuar y le da más tiempo para que usted administre sus otros proyectos. Los escritorios desordenados significan que el tiempo que podría gastar en la gestión de sus prioridades se gasta en buscar cosas. Incluso cuando esté ocupado, adopte el hábito de tener un lugar asignado para todo y evite que la basura se acumule a su alrededor.
Priorizar proyectos y plazos. Tan pronto como llegue un nuevo proyecto, tenga en cuenta el plazo y los requisitos principales. Considere dónde encaja el nuevo proyecto entre los otros en los que ya está trabajando. Puede ser necesario que cambie inmediatamente su atención para tratar con él. O puede que necesite trabajar simultáneamente en varios proyectos. Haga listas regulares para hacer un seguimiento de lo que se requiere y cuándo. Si tiene una descripción escrita básica de todo lo que se requiere, será más fácil identificar qué se debe hacer primero y priorizar las tareas de manera efectiva. Tómese el tiempo para volver a evaluar sus prioridades a menudo, ya que pueden cambiar. Prepárese para ser flexible para que pueda adaptarse fácilmente a las circunstancias cambiantes.
Divida cada proyecto en tareas manejables de "tamaño de bocado". Esto limitará la sensación de estar abrumado con demasiado trabajo. Puedes descubrir que diferentes proyectos tienen componentes similares. En este caso, tiene sentido combinar estas tareas similares. Por ejemplo, si necesita encontrar imágenes de una base de datos para más de un proyecto, haga ambas cosas al mismo tiempo y ahorre más tiempo volviendo a la base de datos más tarde.
Cambiar proyectos. Si tiene muchas prioridades con las que lidiar y se encuentra "atorado" o frustrado, intente cambiar su atención a otro proyecto. Al darle a su cerebro un descanso de lo que está luchando y enfrentar otra cosa, preferiblemente usando diferentes habilidades, reducirá inmediatamente los niveles de estrés. Ver el proyecto original con "un par de ojos nuevos" más adelante también es probable que lo aliente a encontrar nuevas soluciones en las que no hubiera pensado antes en su estado de ánimo frustrado.
Tome descansos cortos. Si bien puede pensar que está haciendo más cosas, trabajar en el terreno u olvidarse de comer todo el día no es propicio para la administración exitosa de múltiples proyectos y plazos a largo plazo. Dicho esto, si está "en un rollo", probablemente sea mejor manejarlo y aprovechar al máximo hasta la próxima pausa natural en su productividad. Póngase de pie y estírese regularmente, y practique técnicas de reducción del estrés, como ejercicios de respiración profunda, si se siente abrumado.
