En los negocios, debe comunicarse con compañeros de trabajo, clientes y socios comerciales de diferentes maneras. Es importante tanto para su reputación como para la reputación de su compañía que usted entienda claramente las reglas de la etiqueta de comunicación empresarial. Estas son cosas simples que deberían ser fáciles de incorporar en sus comunicaciones diarias, tanto escritas como verbales, y son simplemente un reflejo de los buenos modales.
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En los negocios usted quiere evitar que sus palabras, escritas o habladas, sean mal entendidas. Es muy importante que la información que está compartiendo sea clara. Evite el uso de lenguaje informal como la jerga, que puede considerarse como una falta de respeto a su jefe, compañeros de trabajo o socios comerciales. Asegúrese de dejar su información personal en casa. Puede sentirse obligado a compartir los detalles íntimos de su vida personal con sus compañeros de trabajo, pero a menudo es inadecuado para el lugar de trabajo. Incluso si trabajas con tus amigos, trabaja para mantener una relación profesional en la oficina.
Correos electrónicos y faxes
Cuando se está comunicando con alguien fuera de su oficina, dos de los métodos comunes son el correo electrónico y el fax. Cuando se comunique por fax, debe incluir una carta de presentación con su información, la compañía y una breve introducción al material adjunto.Asegúrese también de indicar cuántas páginas se incluyen en el fax. Cuando se comunique por correo electrónico, asegúrese de dirigirse al destinatario por su nombre. Mantenga un tono formal en el correo electrónico y asegúrese de que todo esté anotado en un formato claro y conciso. Quieres asegurarte de que no haya malentendidos.
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Puede recibir muchos correos electrónicos y mensajes de voz diferentes a lo largo del día en su trabajo. Cuando reciba estos mensajes en un día laborable, asegúrese de responder de manera oportuna, generalmente el mismo día. Si recibe mensajes de trabajo el fin de semana o un día festivo, se espera que haya un tiempo de retraso de aproximadamente 24 horas entre el correo electrónico que se envía y su respuesta. Cuando rompe estas reglas de etiqueta de comunicación empresarial, como esperar dos días o más para responder a un correo electrónico, correo de voz o fax, puede resultar perezoso para sus socios comerciales.
En reuniones
Hay algunas reglas de etiqueta diferentes para cuando asiste a reuniones y cuando organiza reuniones. Cuando asista a las reuniones, planifique llegar no más de cinco minutos antes de la reunión para no interferir con los preparativos de su anfitrión. Si usted es el anfitrión, asegúrese de saludar a cada uno de sus invitados por su nombre. Escucha las ideas de cada persona. Como anfitrión de la reunión, debe estar preparado para proporcionar los próximos pasos a sus socios comerciales y hacer un seguimiento con cada invitado.
