No hay nada peor que una reunión de trabajo aburrida. Todos los días, hay alrededor de 25 millones de reuniones solo en los Estados Unidos. Para facilitar esas reuniones, los gerentes intermedios tienden a renunciar a aproximadamente el 35 por ciento de su tiempo en la oficina, mientras que es probable que alguien en la alta gerencia pierda cerca de la mitad de su día completo en las reuniones.
Esos grandes compromisos de tiempo valdrían totalmente la pena si todas estas reuniones generaran grandes ideas, pero aproximadamente el 67 por ciento de las reuniones se clasifican generalmente como cancelaciones, lo que desperdicia más de $ 37 mil millones al año en pérdida de productividad.
$config[code] not foundTeniendo eso en cuenta, solo tiene sentido tratar de reducir las reuniones sin sentido. Y si eres propietario de un pequeño negocio sin una resolución de Año Nuevo para mejorar la forma en que se gestionan las cosas en tu empresa, eliminar las reuniones aburridas de tu semana laboral podría ser la manera perfecta de reforzar la moral y comenzar el 2017 con una explosión.
Cómo reducir el tiempo dedicado a las reuniones
Para ayudarlo a comenzar, aquí hay 15 maneras de eliminar o acelerar todas sus reuniones de 2017:
Traer una agenda
Uno de los más grandes maestros de tiempo en cualquier reunión es la falta de propósito. Para mantener las cosas en movimiento al ritmo correcto, asegúrese de tener una agenda detallada que lo guíe a través de su reunión tan pronto como sea humanamente posible.
Llévalo afuera
Si se está registrando con un equipo pequeño, una de las mejores maneras de involucrar a las personalidades y hacer que las personas hablen es llevar la reunión afuera. Un poco de aire fresco y sol despertará a los colegas y hará que la sangre fluya, sino que también estimulará el pensamiento creativo. Un cambio en el entorno casi siempre generará un cambio en la forma en que los trabajadores piensan y colaboran.
Levantarse y moverse
Una forma de reducir los tiempos de reunión es poner a todos en pie y ponerse en movimiento. Al retirar las sillas de sus reuniones, los trabajadores generalmente están más inclinados a hablar sobre cualquier tema importante y archivar los temas de pérdida de tiempo para otra ocasión. Si realmente quiere inculcar un sentido de urgencia y tiene el espacio, convenza al personal para que hable sobre la marcha.
Traer golosinas
Las reuniones de almuerzo tienen una mala reputación por ser aburridas, asuntos de todo el día. Pero hacer que los miembros del personal se acerquen a una mesa puede ser una de las mejores maneras de animarlos a hablar abiertamente. La comida tiende a unir a las personas, y siempre hace que las personas hablen, por lo que si sus reuniones suelen estar llenas de silencios incómodos, intente atraer a los trabajadores con un poco de pizza (o algo más saludable).
Mantén el tiempo
Por lo general, solo se necesita un gerente intermedio y tres preguntas estúpidas para transformar un registro rápido en una reunión horrible de dos horas. Una de las mejores maneras de mantener a los miembros del equipo y los ejecutivos en una tarea durante una reunión es tomar un cronómetro, programarlo durante 15 minutos y avisar a todos que cuando se acabe el tiempo, la reunión habrá terminado. No solo lo ayudará a aprender a explicar las cosas más concisamente, sino que los trabajadores apreciarán poder saber cuándo podrán volver a hacerlo.
Romperlo
Si realmente no puede escapar a una reunión de cuatro horas, hará la vida mucho más fácil y más placentera si puede dividirla en distintos capítulos. Al comienzo de su reunión, hágales saber a sus colegas que lo abordará en unos pocos trozos pequeños. Use cada parte para abordar un grupo de problemas, y rompa después de que se solucione cada problema para comunicarse con otros equipos, obtener un poco de aire fresco y reagruparse.
Dejar de usar PowerPoint
Incluso en 2017, PowerPoint sigue siendo prácticamente sinónimo de negocios. Usamos PowerPoint para todo, desde informes de gastos y lanzamientos de ventas hasta actualizaciones de marketing. Y aunque puede ser increíblemente útil, no puedes negar que está un poco cansado. No hay nada peor que ir a una sala de conferencias y ver a su gerente de línea cargar una presentación de 30 diapositivas, así que si desea mantener a sus colegas despiertos, mantenga las luces encendidas y participe verbalmente. Mantendrá a todos despiertos y las ideas fluyendo.
Plan a futuro
Uno de los más grandes maestros de tiempo en las reuniones está esperando que las personas ofrezcan sugerencias y temas para plantear. Para perder los incómodos silencios y sacar a todos de la sala más rápido, anime a todos los asistentes a venir a la mesa con al menos una idea o punto de conversación antes de que comience la reunión.
Presione Grabar
Si está tratando de terminar una reunión rápidamente, es fácil que algunos puntos de acción se pierdan en la refriega. Eso a menudo conduce a un montón de preguntas de seguimiento mientras intentas que todos salgan de la sala y puede ser un gran gasto a tiempo. Si está interesado en deshacerse de las preguntas, vale la pena grabar la reunión en su teléfono y luego enviar el archivo de audio a todos los asistentes después de la pausa. De esa manera, todos saben lo que tienen que hacer y cuándo deben hacerlo.
Oraciones de palomitas de maíz
¿Quieres asegurarte de que todos contribuyan? Llévelo de regreso a la escuela primaria y haga que su equipo se involucre en un poco de pensamiento sobre las palomitas de maíz. Comience una oración, hágala circular en un círculo y haga que cada miembro del personal termine la oración para dar a conocer sus ideas. Eso no solo mantendrá a las personas comprometidas, sino que obligará a los trabajadores a pensar fuera de la caja para contribuir.
Tomar una posición
Si a menudo encuentra que su equipo pierde horas tratando de tomar decisiones grupales aparentemente simples, intente sacarlos de sus pies y, literalmente, tomar una postura para llegar a una decisión. Dibuje una línea en el centro de la habitación y pídale a cada trabajador que se pare del lado que corresponda con su opinión. Luego, úselo como un trampolín rápido para forzar a todos a racionalizar su elección y avanzar.
Dar a todos un trabajo
Otra forma de asegurar que las cosas se hagan rápidamente en cada reunión es dar a cada asistente un trabajo para que se desempeñe en esa reunión. Por ejemplo, pídale a una persona que tome notas, una para mantener el tiempo y otra para traer bocadillos. Al otorgar a cada persona su propio deber de realizar, la reunión debería ser más fluida y los individuos estarán más enfocados.
Ir virtual
¿Está gastando mucho tiempo viajando entre oficinas y ubicaciones para reunirse con los equipos? Deja de correr de un lugar a otro y comienza a usar herramientas como Skype, Google Hangouts o FaceTime. De esa manera, los trabajadores pueden obtener la esencia de lo que está buscando y lo que tienen que hacer sin siquiera salir de sus puestos de trabajo.
Deja de hablar
Si sientes que muchas de tus reuniones se están convirtiendo en monólogos inútiles, es probable que tus reuniones sean monólogos inútiles. Diga lo que necesita decir, luego desconecte y pregúnteles a los demás qué piensan. Esto no solo podría reducir el tiempo que está gastando en las reuniones, sino que también le dará a otros la oportunidad de expresar sus propios pensamientos y traer nuevas ideas a la mesa.
Prueba y error
Al final del día, no hay dos compañías iguales. Lo que funciona para sus reuniones puede no funcionar para otras compañías, por lo que tendrá que hacer un poco de prueba y error para averiguar qué tipo de reuniones funcionan mejor para usted y su equipo. Solo recuerde ser paciente y enfocado en descubrir las formas perfectas de hacer que sus reuniones sean más rápidas y menos dolorosas.
Foto de la reunión a través de Shutterstock
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