¿Sabía que los empleadores que no presentan ante el IRS los formularios de informe exigidos por la Ley de Asistencia Asequible (Obamacare) pueden estar sujetos a una multa máxima de $ 3 millones? Eso es suficiente para mantenerte despierto por la noche! Y eso es sólo un requisito legal.
Los empleadores de hoy enfrentan una amplia gama de requisitos de mantenimiento de registros de los empleados, como lo demuestra esta infografía de ComplyRight, una compañía dedicada a liberar a los propietarios de pequeñas empresas de las cargas de cumplimiento. Y esos requisitos parecen crecer cada año.
$config[code] not foundLos trámites y la carga de registros pueden afectar más a las pequeñas empresas porque las entidades más pequeñas tienen menos personal para administrar las funciones de recursos humanos, o es posible que no tengan recursos de recursos humanos dedicados. Pero la buena noticia es que la tecnología puede ayudarlo a mantenerse al tanto de los requisitos de cumplimiento normativo como empleador.
Aquí hay algunos requisitos de mantenimiento de registros de empleados que pueden sorprenderlo (o sorprenderlo):
Ofertas de trabajo
Cuando los empleadores publican anuncios de nuevas vacantes laborales, deben conservar un registro por un año de acuerdo con la Ley de Discriminación por Edad en el Empleo (ADEA).
Solicitudes de empleo
Los empleadores cubiertos por la ADEA, la Ley de Estadounidenses con Discapacidades (ADA) y / o el Título VII de la Ley de Derechos Civiles (Título VII) deben mantener todas las solicitudes de empleo archivadas durante al menos un año. El requisito de un año se aplica también a los trabajadores estacionales y temporales.
Hojas de vida
Los curriculums vitae solicitados deben mantenerse archivados durante un año, según ADEA y ADA. Sin embargo, no hay ningún requisito para conservar los currículos no solicitados.
Registros de terminación
La ADA y el Título VII requieren que todos los registros de terminación se conserven durante un año después de la fecha de finalización del empleado.
Planes de beneficios
La ADEA requiere que los planes de beneficios se mantengan en el registro durante un año después de la finalización del plan conforme a la ADEA. Además, la Ley de Seguridad de los Ingresos de Jubilación (ERISA) requiere que los registros del plan de beneficios se mantengan archivados durante seis años.
Evaluaciones de desempeño
La Ley de normas laborales justas (FLSA) requiere que las evaluaciones de desempeño se mantengan durante dos años.
Registros de impuestos de desempleo
De acuerdo con la Ley Federal de Impuestos de Desempleo (FUTA), debe mantener registros de impuestos de desempleo durante cuatro años a partir de la fecha de vencimiento del impuesto o del pago, lo que ocurra más adelante.
Formularios I-9
Los formularios I-9 y la información de verificación adicional que verifique que los empleados tienen permiso para trabajar en los EE. UU. Deben conservarse durante tres años a partir de la fecha de contratación o un año después de la fecha de finalización, lo que ocurra más adelante. La ley aplicable es la Ley de Reforma y Control de Inmigración (IRCA).
Contratos de trabajo
Si tiene contratos de trabajo con empleados, debe conservar todos los contratos durante tres años de acuerdo con la FLSA.
Formularios de OSHA para lesiones y enfermedades
Los empleadores con 11 o más empleados deben mantener todos los formularios que informen sobre lesiones o enfermedades durante un mínimo de cinco años después del final del año calendario.
Un paisaje de cumplimiento vertiginoso
Como lo ilustra la lista anterior, los empleadores están sujetos a un mosaico cada vez mayor de las leyes de mantenimiento de registros de los empleados.
No es solo el número de requisitos legales lo que dificulta el cumplimiento. Es el hecho de que las leyes siempre están cambiando y son complejas.
Las leyes a menudo están llenas de matices, excepciones y definiciones detalladas. Los requisitos de mantenimiento de registros pueden cubrir a algunos empleadores en función de su tamaño o industria, pero no a otros.
Las leyes también cambian con frecuencia, y se agregan nuevas leyes y regulaciones. Si lo sorprenden sin darse cuenta de un cambio o una nueva ley, su empresa podría terminar pagando multas cuantiosas. Recuerda, la falta de conocimiento no suele ser una defensa.
Tecnología: fundamento esencial para el cumplimiento del empleador
El mantenimiento de registros de los empleados es una de esas áreas hoy en día donde la tecnología nivela el campo de juego para las pequeñas empresas.
Una buena aplicación para el mantenimiento de registros de los empleados puede ayudarlo a cumplir mejor los requisitos legales que se aplican a su empresa, eso es un hecho.
Pero el mejor software de mantenimiento de registros de hoy en día puede agregar mucho más valor.
Las mejores aplicaciones ayudan a la productividad al ayudar a los equipos de pequeñas empresas a trabajar de manera más inteligente, no más difícil. Consejo: busque un software que sea rápido para comenzar, intuitivo y fácil de usar. Busque también características tales como avisos automáticos y recordatorios para mayor eficiencia.
Una buena aplicación de registro de empleados puede ahorrar dinero al administrar el riesgo. Obtiene tranquilidad y duerme mejor sabiendo que su pequeña empresa tiene las herramientas para cumplir con los complejos requisitos de mantenimiento de registros, al igual que las grandes corporaciones.
Aquí hay otro beneficio enorme de la tecnología: registros electrónicos en lugar de papel. Mantener copias impresas de los registros de los empleados no solo requiere una gran cantidad de espacio físico, sino que también exige una organización extrema. El empleado promedio gasta 400 horas cada año en busca de documentos en papel.
La documentación electrónica está ganando terreno sobre el papel, de acuerdo con ComplyRight. No es de extrañar por qué. Cuando los registros se almacenan electrónicamente, la información se consolida en un solo lugar y es fácil de buscar. El personal puede recuperar los datos de los empleados en unos pocos clics.
Y a medida que su empresa crece y los registros se multiplican, los sistemas electrónicos de mantenimiento de registros facilitan la organización y la recuperación de volúmenes cada vez mayores de datos. Sin el arrastre de papel ineficiente, también puede escalar su negocio más rápido.
Dónde encontrar ayuda para el registro de empleados
Para ver una lista completa de los requisitos de mantenimiento de registros de los empleados e identificar los que se aplican a su negocio, descargue las "Directrices de retención de registros de empleados para empleadores y gerentes de recursos humanos" de ComplyRight.
Y echa un vistazo a la aplicación de registros de empleados de HRDirect. Es gratis y rápido para comenzar, y simplifica la administración de registros de empleados.
Foto del manager a través de Shutterstock
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