Como líder, usted desea un equipo productivo, por lo que solo tiene sentido reforzar la puntualidad y ayudar a los miembros del equipo a evitar los malos hábitos de trabajo, como la dilación.
La dilación quita la productividad de la persona que está postergando. Más que eso, agrega estrés: estrés tanto para el procrastinador como para el resto del equipo, que debe esforzarse para compensar los plazos no cumplidos.
$config[code] not foundTambién conduce a emociones negativas que erosionan el trabajo en equipo. El procrastinador se lleva una carga de culpa por no ser oportuno, y otros en el equipo sienten resentimiento por tener que compensar a otra persona que tira la pelota.
Sin mencionar que, por supuesto, puede perjudicar los resultados de su negocio. La dilación puede llevar a clientes insatisfechos, multas por retrasos y pérdidas de ventas futuras.
El software proporciona una solución fácil para ayudar a su equipo a romper el hábito de la dilación. Aquí hay 5 formas simples de usar software para romper con la dilación y hacer que usted y su equipo sean más productivos.
Usa los calendarios a su mayor potencial
Los calendarios digitales son perfectos para romper el ciclo de la dilación, si los usas de la manera correcta. Anime a su equipo a probar estas técnicas de calendario (y úselas usted mismo para dirigir con el ejemplo):
- Bloquee un período de tiempo establecido para realizar un proyecto o tarea importante en su calendario. Si está en su calendario con una o dos horas reservadas para hacerlo, está un paso más cerca que simplemente poner la tarea en una lista de tareas pendientes.
- Cuando configure el aviso de calendario, agregue enlaces a cualquier documento que necesite para la tarea, directamente en el aviso de calendario. De esa manera, no perderá tiempo buscando documentos para comenzar, o distraerse.
- Use calendarios compartidos en sus organizaciones para evitar ir y venir para verificar la disponibilidad. Con calendarios compartidos, puedes ver quién es gratis. Además, aprenda las características de su programa de calendario para encontrar pequeños trucos que facilitan la programación. Por ejemplo, los calendarios de Outlook tienen algo llamado Asistente de Programación que puede hacer que la configuración de la reunión sea más rápida.
Enjuague y repita: Plantillas, Plantillas, Plantillas
Nada fomenta la dilación como mirar una pantalla en blanco preguntándose por dónde empezar para el próximo proyecto. Una plantilla le permite salir del bloque más rápido en tareas como escribir un informe, crear una presentación o crear una agenda de reunión.
Hay dos tipos de plantillas. Una de ellas son las plantillas genéricas que puede encontrar en línea o incluso en el conjunto de aplicaciones de Office que está utilizando. Office 365, por ejemplo, tiene muchas plantillas gratuitas en varios módulos como hojas de cálculo y presentaciones.
Otro tipo de plantilla son aquellos que se adaptan específicamente a su negocio. Con el tiempo, construirá plantillas para presentaciones de ventas, informes y más. La clave es asegurarse de que todos puedan encontrarlos cuando los necesiten. Cree una biblioteca central de plantillas y anime a todos a usarla. Con las carpetas compartidas y el almacenamiento de archivos en la nube es muy fácil de configurar esto.
Tick Tock: usar temporizadores de gestión de tiempo
A veces, la dilación es ayudada e instigada por pasar demasiado tiempo en tareas sin importancia. Ayude a su equipo a entender cómo asignar mejor su tiempo, para gastarlo en las tareas más urgentes e importantes.
Aquí es donde algo tan simple como un temporizador puede ayudar. Si alguien en su equipo tiene la tendencia de pasar demasiado tiempo leyendo correos electrónicos sin importancia, o deja que las reuniones se terminen, entonces un temporizador puede ayudar a ahorrar minutos que se acumulan en horas en el transcurso de una semana.
He encontrado que ser más consciente del tiempo tiene efectos sorprendentes. Hasta que empecé a rastrear, no me di cuenta de cuánto tiempo estaba siendo desperdiciado en tareas de poca importancia.
Windows 10 tiene una aplicación de temporizador gratuita incorporada. También puede encontrar aplicaciones de temporizador en la Web o simplemente usar el temporizador y la alarma en su teléfono inteligente.
Cambios instantáneos: Colaborar sobre documentos compartidos
Supongamos que tiene un comunicado de prensa que desea que algunos miembros de su equipo analicen antes de que salga a través de Internet. Tratar de que todos los que necesitan dar su opinión para revisarlo y responder pueda llevar tiempo, especialmente para los expertos en su equipo.
Aquí, la nube viene al rescate en forma de documentos compartidos en la nube.
¿Sabía que puede colaborar en Word utilizando una función que le permite ser coautor en tiempo real? Puede realizar un seguimiento de las ediciones carácter por carácter cuando otra persona está trabajando en el documento. De esa manera, puede hacer que todos se reúnan en una llamada y reunir toda la información rápidamente en tiempo real, evitando la tendencia de algunos a posponer las cosas.
Microsoft Office 365 también ofrece equipos multiplataforma de video y audio HD para que su grupo pueda discutir números, campañas y proyectos desde diferentes ubicaciones. Si tienes un cliente que desea unir ideas para su última campaña, esto coloca a todos en la misma página en línea.
Planner fue creado específicamente para Office 365. Funciona en todos sus dispositivos. Puede agregar archivos, tareas e incluso hablar con el equipo sin importar dónde se encuentren. Las notificaciones por correo electrónico facilitan que los miembros del equipo sepan cuándo se les ha asignado una nueva tarea. Planner involucra a todos y los mantiene actualizados sobre cualquier desarrollo.
Office 365 Video es otra opción para evitar la dilación. Cargar y compartir contenido de video a través de su compañía pone cara y acción en vivo a las notas y directivas escritas.
Usa un asistente virtual como Cortana
Aquí hay un truco más para evitar las dilaciones: use un asistente virtual para tomar notas e investigar para su próximo proyecto. Por ejemplo, puede usar Cortana para dictar verbalmente algunas notas para ese gran informe y guardarlas en OneNote. A veces es mucho más fácil comenzar si comienza con pasos pequeños, como dictar algunas notas de cosas para incluir en un informe.
También puede utilizar Cortana para realizar una investigación en la web para un proyecto. Lo hace sentir menos como un trabajo laborioso y más como una simple discusión, si usa algo como Cortana para buscar información.
Como muestran estos ejemplos, hay muchas formas de usar la tecnología para comenzar y evitar las demoras. ¿Entonces, Qué esperas? ¡Comienza a utilizar algunas de estas herramientas!
En el momento de escribir este artículo, Anita Campbell participa en el programa Microsoft Small Business Ambassador.
Man at Laptop Photo a través de Shutterstock
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