Cómo utilizar el equipo de oficina

Entonces, ha asegurado un puesto trabajando en una oficina, tal vez como asistente administrativo o secretario. Ahora necesita aprender la forma correcta de usar el equipo en su oficina, ya que su trabajo consistirá en usar computadoras, enviar faxes, hacer fotocopias y más. Con un manejo adecuado, el equipo en su oficina debería durar varios años y debería hacer su trabajo más fácil. Cuanto mejor sepa utilizar el equipo, mejor podrá hacer su trabajo.

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Uso de la fotocopiadora

Lea el manual de instrucciones provisto para la fotocopiadora. Localice el interruptor de encendido y encienda la máquina. Deje suficiente tiempo para que la máquina se caliente; Las máquinas más antiguas pueden llevar más tiempo que los modelos más nuevos.

Levante la tapa y coloque el documento que desea copiar boca abajo sobre el cristal. Tenga cuidado de colocarlo correctamente; La mayoría de las fotocopiadoras tienen marcas que muestran dónde colocar los documentos. Baje la cubierta y, utilizando el panel de control, seleccione el número de copias que desea hacer. Pulse "Inicio" y la copia debe comenzar.

Utilice la alimentación automática en su copiadora para copiar documentos de varias páginas. Siguiendo la guía al lado del feed, coloque su pila de documentos; Muchas fotocopiadoras autoalimentan documentos cara arriba. Vea si su fotocopiadora tiene opciones para compilar y grapar automáticamente sus documentos; la mayoría de los modelos más nuevos sí lo tienen. Seleccione estas opciones en la pantalla digital, presione "iniciar" y su pila de documentos se fotocopiará, clasificará y grapará para usted.

Utilizando una máquina de fax

Lea las instrucciones del fabricante.Compruebe que la máquina de fax esté enchufada a una fuente de alimentación y a una toma telefónica antes de encenderla. Obtenga el número de fax para el destino del fax que está enviando. Organice los documentos que está enviando en orden.

Llene una hoja de portada para su fax; esto incluirá el nombre y el número de fax del destinatario, el nombre de su jefe u oficina, el número de fax de su oficina, un breve mensaje al destinatario y el número de páginas, incluida la hoja de portada.

Coloque los documentos boca arriba en la bandeja de alimentación. Marque el número de fax del destinatario. Presione "enviar" o "fax" para enviar el documento, dependiendo de la máquina que esté utilizando.

Asegúrese de que haya suficiente tinta en el cartucho de tóner de su máquina y de que haya suficiente papel para que pueda recibir un fax sin problemas. Espere a que suene el teléfono, pero no conteste; esto indica que se está enviando un fax. Escuche los tonos de "apretón de manos" que le indican que la máquina de fax del remitente y su máquina de fax se están comunicando. Observe cómo su máquina de fax comienza a imprimir y espere hasta que todo el documento haya llegado.

Verifique la cantidad de páginas que recibió con el número que figura en la portada para asegurarse de que haya recibido todo el fax. Póngase en contacto con el remitente para confirmar la recepción de este documento.