Los días de los asistentes administrativos están llenos de múltiples tareas que incluyen la programación, el envío de correos electrónicos y la administración de proyectos. Además, a veces es necesario llevar un mensaje a su jefe cuando no está disponible. Un mensaje confuso y mal escrito puede frustrar a su jefe. Si desea impresionarla, proporcione un mensaje detallado que resuma la naturaleza de la llamada y la respuesta solicitada. Incluso si no es un asistente administrativo, es posible que ocasionalmente tenga que llevar mensajes a un jefe que no esté disponible.
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Pregúntele a la persona que llama si le gustaría dejar un mensaje. Si la respuesta es "no", tómese un momento para alentar un mensaje. Dígale que su jefe estará en reuniones todo el día, por lo que puede que devolver la llamada no sea la mejor opción.
Pídale a la persona que llama que le dé un mensaje detallado. Algunas personas que llaman responderán con "Simplemente, que ella me devuelva la llamada". Desafortunadamente, su jefe puede no estar satisfecho con un mensaje tan vago. En este caso, responda con: "Claro. ¿Qué le puedo decir a ella que se trata?"
Solicitar un nombre completo de la persona que llama. Los nombres de pila pueden causar confusión a su jefe. Simplemente pregunta: "¿Puedo tener tu nombre completo?" al bajar el mensaje.
Pregunte por el número de teléfono de la persona que llama. Aunque esto puede parecer obvio, es fácil olvidar el número cuando se enfoca en otros aspectos de la llamada. Si la persona que llama prefiere ser contactado por correo electrónico, escriba esto también.
Anote toda esta información en papel de desecho cuando haga las preguntas. Anote también la fecha y hora de la llamada.
Transmitiendo el mensaje
Organice sus notas para la llamada en una pequeña hoja de papel. Cada mensaje debe llenar solo una hoja de papel. Evite escribir más de un mensaje en cada hoja.
Anote la fecha y hora de la llamada, seguido del nombre y apellido de la persona que llama en la parte superior del papel. Si ella también le dio su posición o relación a su jefe, como un contador o proveedor, escriba esto aquí también.
Resuma el propósito de la llamada en una oración corta. Escriba esto debajo del nombre de la persona que llama. Sea breve y específico para que su jefe no tenga que preguntarse de qué se trata.
Escriba el número de teléfono de la persona que llama en la parte inferior del mensaje.
Escriba "URGENTE" en letras mayúsculas en la esquina superior derecha de la nota si la llamada fue muy importante. La mayoría de los mensajes telefónicos no entran en esta categoría. Los mensajes urgentes se refieren a emergencias familiares o problemas comerciales que podrían tener un gran efecto adverso en la empresa.
Transmitir los mensajes a su jefe tan pronto como esté disponible. Mientras le entregas cada mensaje, léelo en voz alta. De esta manera no hay posibilidad de que se pierda un mensaje importante.
Propina
Sepa cuándo hablar. Si un mensaje es verdaderamente una emergencia, especialmente con la familia del jefe, interrumpe y cuéntale a la persona que llama de inmediato. Algunas cosas en la vida son más importantes que una reunión de negocios.
