La gestión de WiFi para un evento o una conferencia es un trabajo difícil, especialmente cuando hay una clara falta de organización planificada, objetiva y sistemática.
Usted, como planificador de eventos, debe darse cuenta de que WiFi puede realizar o incluso interrumpir un evento si la conexión no está configurada de la manera correcta. Por lo tanto, se vuelve muy importante para usted tener un enfoque organizativo para configurar un evento WiFi.
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Aquí hay algunos consejos que puede usar para configurar la conexión WiFi perfecta para su audiencia.
Conoce bien a tu audiencia
¿Cuántas personas espera ver en su evento? Necesita obtener esa respuesta primero y luego planificar su conexión de acuerdo con ello.
Para ser más específicos, debo decir que sus estimaciones iniciales deben consistir en dos tipos principales de preguntas que son:
- ¿Cuántas personas esperan ver en el evento y cómo esperan que usen el WiFi? ¿Lo usarán solo para comunicarse entre ellos o para cargar / descargar imágenes, videos, etc. a las redes sociales?
- ¿Cuántos dispositivos crees que usarán tus asistentes? Cuanto más son los dispositivos, más es la carga (es básicamente una obviedad).
Su plan de conectividad debe configurarse solo en base a las respuestas que vienen con las preguntas mencionadas anteriormente.
Priorizar el tráfico
Hacer el mejor uso de sus recursos es algo que debe hacer para mantener una conexión WiFi efectiva en eventos y conferencias.
Entonces, ¿cómo se puede hacer eso a la perfección? Dar prioridad al tráfico es una táctica que puede ser útil para usted, especialmente en tales circunstancias. Por ejemplo, Puede priorizar el tráfico para la navegación web en comparación con el intercambio de archivos y las transferencias. Definitivamente, esta es una forma efectiva de administrar la escasez de recursos de la mejor manera posible.
Hacer de la conservación la clave, especialmente al principio
Usted sabe bien el número de sus invitados. ¿Pero estás seguro de que todos ellos aparecerán a su debido tiempo?
No; Nadie puede predecir eso. De hecho, en la mayoría de los casos, encontrarás que el número final (de los que aparecieron) es bastante menor en comparación con el número de tus invitados iniciales.
Dado que no hay garantía, es mejor comenzar de manera conservadora con su enfoque. Por ejemplo Comience con un ancho de banda de 100 kB / sy luego aumente lentamente a 200 kb / s con el aumento en el número de su audiencia. Ahora eso es lo que yo llamo una gestión eficaz de los recursos.
Recordar los desafíos operativos y técnicos.
Te enfrentarás a una gran cantidad de retos tecnicos Al configurar la conexión WiFi perfecta para su evento. Tiene que señalarlos cuidadosamente antes del inicio del evento y luego planificar en consecuencia. Estos negativos son:
- La densidad de usuarios se puede ir rápidamente de las manos si no se ha preparado para lo mismo. Esto podría resultar en una tremenda pérdida de ancho de banda.
- Nadie puede predecir el tipo de dispositivos. Su audiencia puede traer fácilmente sus iPhones personales, iPads o incluso computadoras portátiles a nuestra conferencia. Diferentes dispositivos pueden resultar en diferentes consumos de ancho de banda. Así que hazlo en consecuencia.
- Por último, pero no menos importante, existe el problema de una mayor carga que puede afectar considerablemente su ancho de banda. Así que tus preparaciones deben basarse en eso.
Los retos técnicos son seguidos por desafíos operacionales. Algunos de estos son:
- En caso de que haya una interrupción en la red, será muy difícil para usted arreglar la misma, especialmente durante el curso de la conferencia o el evento.
- El backhauling inalámbrico se vuelve inmensamente difícil o costoso en tales circunstancias.
Entonces, ¿tiene los recursos para convertir estos problemas en una parte de las soluciones? La clave para hacerlo es tener un plan de respaldo listo. Para ser más específicos, debo decir "preparándome para lo peor". Un plan como ese puede recorrer un largo camino.
Usa las redes sociales para lograr grandes efectos
Las redes sociales tienen un poder ilimitado. Solo tendrá que saber la forma correcta de utilizar la plataforma para su beneficio.
Puede pedirle a su audiencia que le informe sobre cualquier problema técnico relacionado con WiFi en las redes sociales. Cree un hashtag único y pídale a su audiencia que incluya el mismo en sus publicaciones. Al hacerlo, podrás detectar sus problemas en un santiamén.
Simple, fácil y conveniente; Simplemente no hay duda al respecto.
Configurar una conexión WiFi impecable en eventos y conferencias es un asunto difícil de hecho. Pero con un poco de planificación y organización, definitivamente podrá lograr lo mismo en poco tiempo.
Foto de WiFi a través de Shutterstock
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