Hay actividades mundanas en todos los negocios. Estas son tareas que requieren tiempo y energía, pero, francamente, las maneja alguien mejor para que pueda concentrarse en el negocio principal de su empresa.
¿Pero dónde puedes encontrar a alguien para manejar estas tareas? Entra en el asistente virtual!
"Un asistente virtual puede tomar los elementos del día a día que causan estrés, pero en realidad no son tan difíciles, y hacerlos en orden para que pueda seguir trabajando en las cosas más importantes que importan", explica Jess Ostroff, Director de Calm en Don't Panic Management, una agencia de asistencia virtual que se especializa en servicios de administración de Facebook de extremo a extremo para empresas.
$config[code] not foundTeniendo en cuenta el importante papel que desempeñan, es crucial seleccionar con cuidado al contratar un asistente virtual. A continuación se presentan algunos secretos para contratar al asistente virtual adecuado.
Al contratar asistentes virtuales, asegúrese de que…
Mantener una comunicación clara
Una diferencia clave entre la contratación de un empleado de tiempo completo y un asistente virtual es la presencia física. A diferencia de un empleado regular, un asistente virtual no puede ingresar a su cabina para obtener respuestas. Esto hace que la comunicación sea extremadamente crucial. Por lo tanto, debe buscar un asistente virtual que mantenga una completa transparencia en la comunicación en todo momento.
Tener experiencia en la industria
Supongamos que usted es dueño de un pequeño negocio B2B y su público objetivo es el grupo de personas y tomadores de decisiones más serio y evolucionado. ¿Se beneficiaría contratando a un novato sin experiencia en la industria? Probablemente no. Más bien, debe buscar a alguien que tenga suficiente conocimiento sobre la industria en la que opera. Una persona con una sólida experiencia en la industria será capaz de comprender lo que realmente quiere la audiencia.
Tomar posesión de errores
Un asistente virtual profesional nunca teme asumir la responsabilidad de los errores cometidos en el trabajo. Es esta cualidad la que te facilita trabajar con ellos. Como dice Ostroff, "Valoran su trabajo y sus contribuciones a su éxito, y se responsabilizan de los errores o malentendidos para que puedan hacerlo mejor en el futuro". Tomar posesión de los errores también indica la responsabilidad de la persona, que es una gran calidad en un asistente virtual.
Tener referencias comprobables
Una forma simple pero efectiva de evaluar las habilidades y cualidades de un posible asistente virtual es buscar referencias y testimonios de empleadores anteriores. Asegúrese de prestar atención a lo que sus empleadores anteriores tienen que decir sobre su trabajo, personalidad y habilidades. Sobre la base de los testimonios, podrá encontrar a la persona adecuada para el trabajo.
Entender cómo funcionan las redes sociales
Si está contratando a alguien para que, por ejemplo, administre su cuenta de Facebook, es importante que entiendan completamente cómo funciona el sitio. Además de una comprensión completa de las funcionalidades de Facebook, es importante saber claramente qué puede hacer para las empresas. Un buen historial será útil para ayudarlo a examinar las capacidades de un posible asistente virtual para realizar el trabajo en cuestión.
Compartir sugerencias
Los asistentes virtuales profesionales tienen suficiente confianza en sus habilidades y experiencias para compartir sugerencias que pueden ayudar a su trabajo y beneficiar a su negocio. "También pueden hacer sugerencias cuando se trata de procesos y eficiencias basadas en sus propias experiencias que lo ayudarán a dirigir su negocio de manera más fluida", menciona Ostroff. Los comentarios y sugerencias útiles pueden, en última instancia, ayudarlo a alcanzar sus objetivos comerciales.
Haga preguntas sobre el trabajo y responsabilidades
Cuando un posible asistente virtual hace preguntas sobre el rol y las responsabilidades del trabajo, muestra su interés en cumplir con sus expectativas. Las preguntas válidas también son útiles para ayudarlo a calcular responsabilidades de trabajo bien definidas. "Es importante mirar profundamente dentro de ti y de tu negocio para descubrir qué es lo que realmente necesitas hacer y lo que otra persona podría hacer. Luego, debe averiguar qué cosas de las que otros pueden hacer en realidad deberían delegarse en un VA ", dice Ostroff.
Realice bien en una prueba
¿No está seguro de cómo va a salir su relación con el asistente virtual? Probar un proyecto de prueba para probar aguas. "Es importante comenzar con tareas o proyectos que sean pequeños y específicos para que pueda comenzar a generar confianza sin correr el riesgo de que algo importante salga mal si el asistente no es el adecuado", explica Ostroff. Si el pequeño proyecto va bien, puede confiarle al asistente tareas más grandes.
Excel en la gestión del tiempo
Una de las principales cualidades de un buen asistente virtual, según Ostroff, es su capacidad para "tomar elementos del día a día que causan estrés, pero en realidad no son tan difíciles". Para hacerlo, el asistente virtual debe poseer excelentes habilidades de administración del tiempo. En otras palabras, deben saber cómo priorizar diferentes trabajos y tareas múltiples sin perder el plazo. También deben valorar su tiempo y asegurarse de tener un acuerdo sobre los plazos.
Malla con tu personalidad
Teniendo en cuenta lo cerca que necesitas para trabajar con tu asistente virtual, es crucial encontrar a alguien cuya personalidad sea compatible con la tuya. Por ejemplo, ¿te sentirías cómodo trabajando de forma remota con alguien que no habla en absoluto? Debe tener una comprensión clara de las cualidades interpersonales que busca en una persona con la que no se encontrará cara a cara todos los días.
Entienda a su público objetivo
Cuando intente conectarse con su público a través de las redes sociales o cualquier otro enfoque, debe confiar en alguien que conozca a su público, o al menos esté dispuesto a mejorar su conocimiento. Digamos que su público objetivo es un adolescente estadounidense promedio que vive en una ciudad pequeña. Usted se beneficiaría con la contratación de un asistente virtual que conoce el pulso de ese tipo de audiencia.
Permanecer accesible
Mantenerse conectado es fundamental cuando trabaja con un asistente virtual. Gracias a Internet, hay varias formas de interactuar con personas que están sentadas a kilómetros de distancia. Pero también es importante encontrar a alguien que se sienta cómodo con sus horas de trabajo. Por ejemplo, si está sentado en los EE. UU., ¿Ayudaría contratar un asistente virtual en Malasia cuando tiene que estar en contacto todos los días?
Poseer habilidades específicas
Además de poseer habilidades interpersonales deseables, la persona también debe tener cualidades específicas para realizar el trabajo. Ostroff tiene un consejo: "Es importante determinar su conjunto de habilidades único, centrarse en eso y delegar el resto". La idea aquí es encontrar el equilibrio adecuado en la asignación de puestos, y para eso debe seleccionar a una persona con el conjunto de habilidades adecuado.
Interésate en entender tu negocio
Según Ostroff, “la mayoría de los asistentes virtuales no encuentran razones para invertir en su negocio. Y obtienes lo que pagas ”. El asistente virtual correcto se involucra más. Él o ella sabe que para ayudarlo a conectarse con su audiencia, deben entender de qué se trata su negocio. Es esta comprensión la que les ayuda a aprender sobre su estrategia y a contribuir de la manera más efectiva.
Mostrar intención de aprender
Es posible que no siempre necesite contratar un asistente virtual con varios años de experiencia. Una persona comparativamente menos experimentada también puede hacer un gran trabajo siempre y cuando tenga la determinación de aprender. Es posible que deba preparar a esa persona primero, pero los beneficios son mayores si considera su costo considerablemente bajo.
Buscar comentarios
Un asistente virtual serio sobre su trabajo será más proactivo en la búsqueda de comentarios para encontrar áreas de mejora. La ansiedad por recibir comentarios es un claro indicador de la seriedad del asistente con respecto al trabajo. Ostroff agrega: "También es importante dar comentarios continuos, tanto buenos como malos, para que su asistente pueda aprender y crecer".
Mantenerte al tanto
Es difícil estar atento a lo que hace el asistente virtual porque no están físicamente cerca uno del otro. Pero un buen asistente virtual entiende esto, y es por eso que él o ella lo mantiene actualizado de vez en cuando. Una buena asistente virtual compartirá actualizaciones para mantenerlo informado sobre el progreso y ayudar a eliminar la falta de comunicación.
Entregar un informe detallado del proyecto
Los asistentes virtuales profesionales tienen un ojo para el detalle. Reconocen la función de un informe detallado para rastrear el estado del proyecto, el progreso y las áreas de mejora. Un informe detallado del proyecto también lo ayuda a saber qué está obteniendo del compromiso, lo cual es beneficioso para monitorear el retorno de la inversión.
Anticipe sus necesidades
Un asistente virtual profesional se toma el tiempo para entender su negocio y sus necesidades. Con el tiempo, el asistente virtual comienza a anticipar los requisitos de su negocio y puede tomar decisiones informadas. Como dice Ostroff, "Los mejores asistentes virtuales son los que, después de un tiempo, pueden anticipar sus necesidades y llegar a ellas antes de que tenga que pensar en ellas".
Asistente de imagen a través de Shutterstock
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