Si usted es uno de los millones de empleados que pasan un promedio del 21 por ciento de su tiempo en reuniones, sabe que consumen mucho tiempo y que a menudo descarrilan su lista de tareas diarias.Es posible que no pueda cancelarlos todos (aunque algunas empresas buscan días libres de reuniones), pero puede hacerlos más productivos. A continuación, le indicamos cómo dirigir una reunión que no permita que sus compañeros de trabajo se duerman o desperdicien el tiempo de nadie.
$config[code] not foundEstablecer una agenda
Suena fácil, ¿verdad? Pero si no tiene una agenda con una lista de elementos específicos, hay una buena probabilidad de que la reunión se desvíe del tema y las conversaciones se conviertan en algo, desde los puntajes del juego hasta las quejas menores. Tome el control enviando la agenda a los participantes con anticipación. Pídales a todos que vengan preparados para abordar los elementos incluidos, y también ofrezca la posibilidad de que los asistentes agreguen un tema de la agenda de última hora si creen que es absolutamente crucial para la discusión.
Pida a todos que contribuyan
Además de establecer una agenda y pedir a todos que estén preparados, dé un paso adicional y asigne tareas específicas para cada reunión. Esto podría ser tan simple como hacer que todos pasen un minuto al comienzo presentando los aspectos más destacados de su trabajo / equipo durante la última semana o mes. Para reuniones que abordan proyectos en curso, es posible que todos tengan que venir listos para discutir los resultados u ofrecer soluciones. Por ejemplo, una vez trabajé para una empresa donde los empleados hicieron un desastre de la cocina y ninguna cantidad de recordatorios de Recursos Humanos resolvió el problema. El equipo directivo convocó una reunión para discutir soluciones. A todos nos dijeron que viniéramos con al menos dos ideas. De esa manera pudimos hablar a través de ideas concretas y decidimos buscar los dos primeros. Como bono adicional, logramos la tarea en 45 minutos en lugar de la hora completa asignada.
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Traído a ti por Sapling Traído a ti por SaplingDeje las computadoras portátiles en su escritorio
A menos que esté ejecutando la reunión y haga una presentación impresionante (no otro PowerPoint, por favor), deshágase de la computadora portátil. Los expertos detallan cómo mirar fijamente nuestras pantallas dificulta la interacción y la empatía, lo que dificulta llegar a un consenso. Además, las distracciones desperdician tiempo y hacen que esas reuniones se prolonguen más tiempo del necesario. Si desea tomar notas, usar lápiz y papel, los estudios han encontrado que las personas que escriben cosas a la antigua usualmente retienen más información, de todos modos.
Mantenga la lista de participantes corta
No necesita el aporte de todo el equipo en las primeras etapas de la planificación. Si bien no quiere dejar de lado a las personas que son críticas para el proceso, tampoco necesita a 50 personas. Decidir sobre las partes interesadas críticas para cada reunión. Si es un proyecto a largo plazo, esas partes interesadas cambiarán con el proyecto, pero hágase las siguientes preguntas antes de enviar una invitación: ¿Es la persona un experto en la materia, toma decisiones presupuestarias o financieras y es necesario en esta fase? del proceso? Recuerde, solo porque alguien no sea parte de la reunión no significa que no se les debe mantener actualizados. Asigne personas específicas para compartir información fuera del grupo central para asegurarse de que los equipos no se sientan como si estuvieran en la oscuridad.
