Uno de los momentos más estresantes para la mayoría de los propietarios de pequeñas empresas es cuando el flujo de efectivo se reduce debido a que los pagos no llegan de los clientes. No necesariamente que su negocio no se haya movido sin problemas, sino porque sus clientes no están pagando de manera oportuna.
En esta guía para facturar y recibir pagos, queremos compartir con usted algunas de las mejores prácticas para facturar a sus clientes. Además, queremos compartir formas para asegurarnos de que le paguen a tiempo (o lo más cerca posible) para que no tenga que preocuparse por el flujo de efectivo.
$config[code] not foundUtilizar software de facturación
El uso de software de facturación como Hiveage tiene varios beneficios para su negocio. Para empezar, muestra a sus clientes que su proceso de contabilidad es profesional y organizado. También sabrán que no podrán deslizarse por las grietas y perder un pago.
Por su parte, podrá realizar un seguimiento de las promociones especiales ofrecidas a clientes específicos, la rapidez o la lentitud con que los clientes tienden a pagar, las facturas vencidas y mucho más.
También podrá ejecutar informes detallados que lo ayudarán cuando los clientes estén interesados en su facturación frente al historial de pagos. También puede ejecutar estos informes cuando los clientes protestan por la cantidad de productos o servicios que han recibido en relación con las cantidades que se han facturado.
Discuta los detalles de facturación al inicio
Cuando comienza a trabajar con un nuevo cliente, es bueno que se confirmen los detalles de facturación lo antes posible. Algunos clientes se estancarán en el pago de una factura simplemente porque falta una cosa, como un número de orden de compra. Esto es lo que necesita establecer desde el principio para garantizar un futuro exitoso de la facturación.
¿Necesita su cliente su W-9 al comienzo de trabajar juntos? ¿Quiere su cliente un nombre de proyecto específico o un número de pedido en cada factura? ¿Tiene su cliente múltiples direcciones comerciales y necesita una en particular en la facturación para el enrutamiento adecuado? Descubra estas cosas para que no tengan una excusa legítima para retrasar los pagos.
La mayoría de los clientes están bien con ser facturados en línea por correo electrónico. Pero algunos todavía quieren que esa copia impresa llegue por correo. Asegúrese de enviar su factura en consecuencia.
Diferentes clientes tienen diferentes reglas cuando se trata de facturación. Algunas facturas deben ir al propietario de la empresa para su aprobación, y luego se irán a la contabilidad. Otros deben ir a la contabilidad con un CC al gerente de proyecto con el que está trabajando para que puedan enviar su aprobación a la contabilidad.
Ocasionalmente, tendrá un cliente donde la factura debe enviarse como un PDF a una persona para su aprobación. Luego debe ser enviado a otra persona para su aprobación. Finalmente, se debe enviar electrónicamente a un departamento de contabilidad externo.
Averigüe cuál es el proceso para su cliente y sígalo en consecuencia.
Defina claramente sus términos
Sorprendentemente, algunas personas no especifican las condiciones de pago. Simplemente dejan el valor predeterminado en el recibo en la factura. Si sus condiciones de pago no se vencen al recibirlos, debe cambiarlos en su factura en consecuencia. De lo contrario, la gente asumirá que no modificó los términos de pago de la configuración predeterminada y completó sus propios términos de pago.
Hablando de las condiciones de pago, una forma de asegurarse de que le paguen antes de hacer el trabajo o de enviar el producto es ofrecer un descuento por pago anticipado. A sus clientes les encantará la oportunidad de ahorrar un poco, y le encantará el hecho de que no tiene que preocuparse por ponerse rígido.
Definir claramente cuándo esperar la facturación
Deje que sus clientes sepan con anticipación que normalmente factura al final del mes, el primer día del mes, la mitad del mes, semanalmente, cada dos semanas, o cuando finaliza un proyecto. De esa manera, saben cuándo pueden esperar recibir su factura y, con suerte, estar atentos a ella.
Ofrezca más de una forma de pago
El hecho de que el 90 por ciento de sus clientes utilice PayPal o pague en línea no significa que el otro 10 por ciento lo hará. Al permitir que sus clientes paguen con tarjeta de crédito o cheque, podrá eliminar la mayoría de las barreras de pago para la mayoría de sus clientes.
Para asegurarse de que sus clientes puedan pagar de la manera que desean, incluya su dirección de correo en la factura y habilite opciones de pago adicionales para que paguen en línea fuera de PayPal.
Las buenas alternativas de procesamiento de tarjetas de crédito a PayPal incluyen Stripe, Braintree y Authorize. Los tres tienen precios similares al 2.9% + $ 0.30 por transacción. Las tarifas adicionales incluyen lo siguiente.
- Braintree no cobra tarifas de transacción en los primeros 50k procesados a través de ellos. Ellos cobran un 1% adicional para las transacciones en moneda internacional.
- Braintree y Stripe cobran una tarifa de devolución de cargo de $ 15.
- Stripe cobra un 2% adicional por transacciones en moneda internacional.
- Autorizar cobra una tarifa de instalación de $ 49, una tarifa de pasarela mensual de $ 25, una tarifa de evaluación del 1.5% para transacciones internacionales y una tarifa de devolución de cargo de $ 25.
Entonces, ¿cómo elegir? Aquí hay algunas preguntas para hacer acerca de su negocio.
- ¿Desea aceptar pagos por teléfono o en su dispositivo móvil en persona?
- ¿Solo desea aceptar pagos con tarjeta de crédito estándar (Visa, Mastercard, Discover, AMEX, etc.) o también desea aceptar nuevos métodos de pago como Apple Pay, Bitcoin o Venmo?
- ¿Necesita facturación de suscripción? ¿Dividir las opciones de pago?
- ¿Tiene clientes en todo el mundo y en países que no pueden usar PayPal?
Una vez que tenga las respuestas a estas preguntas, debe poder hacer coincidir las características de los procesadores de pagos con sus necesidades para determinar cuál es la adecuada para su negocio.
Además, tenga en cuenta que si tiene clientes que no pagan a través de PayPal porque tienen algo en contra de PayPal, es posible que tampoco les guste Braintree ya que Braintree ha sido adquirida por PayPal.
Confirme que envió la factura
Usted sabe que puede depender de su software de facturación. Por lo tanto, no necesariamente está haciendo esto porque no cree en su software, sino más para obtener el primer recordatorio de que sí, que ha enviado su factura.
Después de enviar una factura a un cliente por primera vez, envíe un correo electrónico a la persona que debe recibir la factura y a la persona que necesitó ser copiada de la misma que acaba de enviar en su factura. Se puede incluir como una mención casual que acompaña a las actualizaciones de su proyecto.
Por lo general, solo necesita hacer esto con los clientes que ingresan por primera vez o con los clientes que habitualmente llegan tarde a los pagos. Con los clientes primerizos, le permite asegurarse de que los detalles de facturación sean correctos.
Enviar recordatorios suaves
No todos pagarán el 100% a tiempo. Algunas personas estarán legítimamente tan ocupadas que se olvidarán involuntariamente de su factura. Al principio, debe asumir que su factura ha sido olvidada por error y enmarcar sus recordatorios en consecuencia.
Al reenviar una factura, algunas maneras excelentes de abordar un recordatorio de factura incluyen lo siguiente, incluida alguna redacción para situaciones especiales.
- Noté que todavía no has visto mi factura. En caso de que no se haya recibido correctamente, lo estoy reenviando. También adjuntaré una copia a través de PDF en un correo electrónico separado. Nunca se sabe con los filtros de correo no deseado en estos días.
- Sé que has estado ocupado con el lanzamiento del nuevo proyecto recientemente. En caso de que se haya enterrado en su bandeja de entrada, aquí está mi factura por el trabajo del mes pasado.
- ¡Espero que tengas un buen viaje! Sé que es probable que tengas mucho que ponerte al día, así que quería asegurarme de que esto estuviera en lo más alto de la lista, ya que han pasado 30 días.
- Esto es solo un recordatorio amistoso sobre mi factura del mes pasado. El tiempo vuela, pero como han pasado 30 días, pensé que te lo haría saber.
En su mayor parte, esto debería resolver el problema y debería obtener una respuesta y un pago. Si no recibe una respuesta de una persona, siempre puede enviar un recordatorio amable a otra persona. Hágale saber a esa persona que no se ha enterado de su factura y que quiere asegurarse de que se la envíe.
Si no tienes recordatorios personalizados, eso también está bien. ¡Puedes elegir enviar recordatorios automáticos en su lugar!
Pon tu pie abajo
Si los recordatorios anteriores pasan desapercibidos, es posible que deba ponerse un poco más agresivo. Esto es especialmente importante si la factura está vencida. Hay algunas cosas a considerar antes de tomar este camino.
- ¿Quieres que esta empresa se quede como cliente? Si lo hace, ser comprensivo con un pago lento podría ganar su lealtad futura.
- ¿Se puede detener la entrega o servicios por falta de pago? Una vez más, esta elección puede depender de si desea que esta empresa siga siendo un cliente.
Con estas respuestas en mente, actúa en consecuencia. Comience por reenviar su factura, tanto en formato digital como por correo. Llame a su cliente y hágale saber que entiende que las cosas pueden ser difíciles, pero que ha completado los servicios acordados o enviado los productos entregables. Por lo tanto, el pago actual se debe de inmediato.
Sí, esto puede ser incómodo. Pero también es negocio. Es probable que no sea el único proveedor al que su cliente realice pagos tarde, por lo que no será el único que haga cumplir el problema. Pero si usted es el único que los presiona, es probable que primero le paguen. O al menos primero después de que se paguen los servicios públicos esenciales, el alquiler y otras facturas.
Persistir en el tema puede ser frustrante tanto para usted como para su cliente, pero puede ser clave para que le paguen. Algunos propietarios de pequeñas empresas han informado que se les pagó hasta dos años después de la fecha de vencimiento de una factura. Aunque tarde nunca es bueno, es mejor que nunca.
Imagen de factura a través de Shutterstock
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