El ejecutivo administrativo también se conoce como asistente ejecutivo de un miembro del equipo de nivel ejecutivo. Valorado más que una recepcionista o secretaria, el ejecutivo administrativo es responsable de una amplia gama de funciones, incluido el mantenimiento de la confidencialidad entre el equipo de nivel ejecutivo y la representación de la organización ante otras empresas a nivel ejecutivo. Los ejecutivos administrativos trabajan en organizaciones medianas a grandes en la mayoría de las industrias.
$config[code] not foundResponsabilidades administrativas
Los ejecutivos administrativos son los principales guardianes de las oficinas ejecutivas. Son responsables de las actividades administrativas diarias de las oficinas ejecutivas. Dichas responsabilidades incluyen hacer malabares con las llamadas telefónicas, manejar el correo y ofrecer asesoramiento administrativo cuando sea necesario. Las responsabilidades administrativas a veces pueden ir más allá de los negocios y se pueden solapar con la asistencia personal, también. Como miembros altamente respetados del equipo ejecutivo, se puede confiar en los ejecutivos administrativos para las necesidades personales diarias, como organizar vuelos de vacaciones o transporte personal.
Manteniendo la confidencialidad
Los ejecutivos administrativos tienen acceso a información altamente confidencial entre las oficinas de nivel ejecutivo y en otros departamentos. Mantener la confidencialidad de dicha información es una prioridad para los ejecutivos administrativos. La confidencialidad debe mantenerse con llamadas telefónicas, correos electrónicos, reuniones y reuniones de la junta directiva.
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Los ejecutivos administrativos preparan el material para las reuniones a nivel organizativo, como los comités de gobierno, las reuniones del consejo de administración o las reuniones relacionadas con la comunidad. Documentan y preservan adecuadamente lo que sucede en esas reuniones tomando notas o actas. El ejecutivo administrativo debe tener conocimientos de taquigrafía u otras técnicas de toma de notas. El ejecutivo administrativo luego transcribe la información en un formato escrito para su distribución.
Gestión del tiempo
Dependiendo del tamaño de la organización y la industria, los ejecutivos administrativos a menudo son responsables de la programación diaria de los miembros del equipo de nivel ejecutivo. Los ejecutivos administrativos conocen el calendario electrónico, la programación y otras herramientas de seguimiento necesarias para mantener a su ejecutivo encaminado. Mientras que algunos ejecutivos administrativos solo son responsables de un programa, otros son responsables de múltiples calendarios ejecutivos. Eso aumenta el nivel de dificultad de las tareas del ejecutivo administrativo.
