En este día de la oficina electrónica, es posible dar por sentado el concepto de presentación de documentos. El desarrollo de políticas de archivo de oficina eficientes puede ayudar a mantener los documentos importantes disponibles y los documentos activos fáciles de encontrar. Independientemente de cuánta documentación se haga en las computadoras, siempre habrá una cierta cantidad que debe imprimirse y archivarse a mano. Manténgase al día en la presentación de la oficina y puede ejecutar una oficina más eficiente.
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Sin importar qué tan detallada sea la política de presentación de una oficina, alguien debe ser responsable de implementar la política diariamente para que sea efectiva. La delegación de la autoridad de presentación puede variar según el volumen de información que se debe archivar, la complejidad del sistema de presentación y la frecuencia con la que se recupera la información y se debe volver a presentarla.
Con una buena política de presentación, la presentación solo debe ser realizada por la persona responsable. Si alguien más elimina un documento, debe haber una regla que indique que el documento se coloca en una canasta "en" para que la parte responsable la presente. Si hay varias personas responsables de la presentación, debe crear un sistema en cada carpeta donde la última persona que haya presentado algo debe firmar sus iniciales. Para mantener un buen sistema de archivo, las personas responsables deben ser responsables.
Codificación de color
De acuerdo con PowerHomeBiz.com, una de las formas de mantener sus archivos organizados es codificarlos por colores. Puede colorear los archivos de código usando etiquetas adhesivas de colores, o puede comprar carpetas de archivos de varios colores para usar en sus gabinetes.
Cuando se separa por color, puede ser más eficiente usar el sistema de codificación por colores para los encabezados más completos y luego un sistema diferente para los subtítulos. Por ejemplo, todos los documentos financieros se pueden colocar en archivos verdes, pero los documentos relativos a la información fiscal tendrían su propio sistema en su lugar. Experimenta con la codificación de colores de tu sistema de codificación de colores. Las carpetas verdes se pueden usar para documentos financieros, pero se pueden poner etiquetas de etiqueta roja en la información relacionada con los impuestos.
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Traído a ti por Sapling Traído a ti por SaplingActivo y Archivado
Sus archivos más utilizados serán los que deben considerarse activos, y los que no se mencionarán de manera regular se pueden archivar. Un sistema de archivos activo es dinámico y deja espacio para la expansión y la adición. Una vez que un documento ha sido considerado más allá de su fase activa, se mueve al archivo. Mantenga sus archivos activos disponibles para aquellos que los necesitarán y continúe organizando sus archivos activos todos los días.
