El mundo de los negocios parece girar en un eje de reuniones, pero no todas las reuniones son productivas. Invierta tiempo en la planificación de una sesión productiva para asegurarse de que sus reuniones hagan el trabajo. Piense detenidamente lo que necesita lograr y quién debe participar.
Determinar objetivo y audiencia
Establezca un objetivo para la reunión y hágalo breve y claramente establecido. Por ejemplo, cree una lista corta de viñetas que describan objetivos específicos. El objetivo de su reunión puede ser comunicar información importante, tomar decisiones, resolver problemas o asignar acciones. Un objetivo conciso y preciso ayuda al organizador de la reunión a determinar quién debe participar en la reunión. Elabore una lista de invitados alineando cada objetivo con los miembros del equipo cuya presencia permitirá cumplir el objetivo.
$config[code] not foundEstablecer la agenda
Establecer la agenda de la reunión basada en cada objetivo en el objetivo. Si un objetivo es comunicar el inicio de un proyecto, establezca un elemento de la agenda que identifique quién presentará esa información y cómo se compartirá la información, como en una presentación de PowerPoint. Si el objetivo es asignar acciones, establezca un elemento de la agenda que describa cómo se realizarán las asignaciones. Cada objetivo debe tener uno o más elementos de la agenda alineados directamente con él.
Video del dia
Traído a ti por Sapling Traído a ti por SaplingSeleccione la fecha y hora
Seleccione una fecha y hora de reunión según la disponibilidad del líder de la reunión y los invitados más críticos. Cuanto mayor sea la lista de invitados, más difícil será encontrar un día y una hora cuando todos estén disponibles. Acepte un horario que se ajuste a tantos horarios como sea posible. Antes de ajustar la hora, piensa en las zonas horarias. Si algunos invitados participarán por teléfono o por Internet, considere su horario de trabajo y el suyo. A 1 p.m. la reunión en hora estándar del este es una reunión de la hora del almuerzo en la hora estándar central. Esa misma reunión es a las 2 a.m. en Tokio.
Elija la ubicación
Encuentre una sala de conferencias que permita alcanzar todos los puntos de la agenda. Elija una habitación grande o lo suficientemente pequeña para adaptarse cómodamente a la cantidad de personas que se espera que asistan. Una sala con capacidad para 40 es una mala elección para una reunión con 10 personas. De la misma manera, no querrás que una multitud se apriete tan fuerte que es necesario traer sillas adicionales.
Organizar materiales e imprevistos
Si se esperan presentaciones, asegúrese de que la sala esté equipada con un proyector. De lo contrario, haga arreglos para llevar un proyector con usted; también asegúrese de tener algo para proyectar, como una pantalla o una pared blanca. No se olvide de considerar la disponibilidad de otros incidentes, como pizarras blancas con marcadores de borrado en seco, rotafolios y teléfonos con altavoz para los participantes que se encuentran fuera del sitio. Para reuniones de varias horas, organice comidas y bebidas para que los participantes se mantengan enfocados en el tema en lugar de en sus estómagos.
Notificar a los invitados
Notifique a los invitados los objetivos, la fecha, la hora y el lugar de la reunión con suficiente antelación para que puedan prepararse adecuadamente. En la mayoría de los casos, es preferible al menos un aviso de una semana. Use el software de calendario del lugar de trabajo para enviar una cita de reunión a todos los invitados. Muchos programas alertarán a los invitados unos minutos o unos días antes de la reunión, o personalizarán las alertas según sus necesidades.
