Los trabajos de oficina son un grupo de posiciones que se centran en proporcionar apoyo de oficina. El personal administrativo se encuentra en varios entornos, incluidas escuelas, organismos gubernamentales, despachos de abogados y compañías Fortune 500. Los trabajos de oficina o de oficina representan una gran variedad de habilidades y experiencias que son importantes en todas las fases de un entorno empresarial, según el Distrito de Colegios Comunitarios del Condado de Dallas. Muchos trabajos de oficina requieren habilidades en la operación de una amplia variedad de máquinas de oficina, incluyendo computadoras y programas de software. Además, el conocimiento de la ortografía y la gramática y las habilidades matemáticas básicas son importantes para la mayoría de los tipos de trabajos de oficina.
$config[code] not foundEmpleados generales de oficina
Los empleados de la oficina general asumen diferentes trabajos para adaptarse a las necesidades del empleador, según la Oficina de Estadísticas Laborales (BLS). No hay dos días iguales. Sin importar el rol, los empleados generales de oficina deben tener la capacidad de realizar todas las tareas de manera efectiva. Algunos de sus deberes incluyen archivar, ingresar datos, fotocopiar documentos, preparar correos y contestar teléfonos. Además, a los empleados de oficina de informes de BLS se les asignan tareas basadas en la experiencia. Los trabajadores de nivel de entrada están relegados a áreas tales como rellenar sobres, mientras que a los trabajadores con experiencia se les asignan tareas que requieren más responsabilidad, como la nómina y el calendario.
Empleados especializados
Los registros de entrada de datos, archivos y salas de correo están contenidos en un área del entorno de la oficina. Los empleados de entrada de datos ingresan información en una base de datos de computadora. Su precisión se mide en pulsaciones por minuto. Los empleados de la sala de archivos mantienen en orden todos los archivos electrónicos y en papel. En algunos casos, los empleados de la sala de archivos usan un escáner para archivar electrónicamente documentos importantes de la compañía. Los empleados de la sala de correo son responsables de clasificar el correo y los paquetes y entregarlos al personal de oficina correspondiente. Además, operan equipos de la sala de correo, como clasificación de correo y medidores de correo.
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Traído a ti por Sapling Traído a ti por SaplingRecepcionistas
Los recepcionistas saludan y dirigen a los visitantes y llamadores a su destino. Dado que son el primer punto de contacto para los clientes potenciales, se espera que los recepcionistas sean profesionales y cordiales. Los recepcionistas también clasifican y entregan el correo dentro de la oficina. Del mismo modo, preparan paquetes para el envío y preparan cartas para el correo saliente. Supervisan la máquina de fax y la cuenta de correo electrónico principal de la oficina. Las recepcionistas vigilan el área de saludos de la oficina, por lo tanto, velar por que los materiales de lectura ofrecidos estén rectos y ordenados, y que las sillas estén limpias y presentables también es un trabajo de recepcionista. También puede ser responsable de monitorear la máquina de café de la oficina.
Ayudantes
La promoción en el campo de apoyo administrativo es posible. Los empleados con experiencia pueden ocupar cargos como secretario, asistente ejecutivo y asistente administrativo. La mayoría de estas oportunidades requieren un mayor nivel de responsabilidad y conocimiento. Los asistentes ejecutivos son responsables de revisar las llamadas, escribir la correspondencia y planificar los arreglos de viaje para gerentes y líderes de la compañía. Las personas en estas posiciones generalmente poseen un título de asociado o certificado de una universidad técnica o de dos años. En algunos casos, se requiere una licenciatura.
Gerente de oficina
El rol del gerente de oficina es multidimensional. Este individuo asegura que el ambiente de trabajo fluya sin problemas. Algunas tareas incluyen entrevistar, contratar y despedir trabajadores; pidiendo suministros; realizar tareas contables; y manejo de la nómina. El gerente de la oficina establece el flujo de trabajo de la oficina. Mientras que el gerente de la oficina es visto como un líder en la compañía, los gerentes de las oficinas aún tienen deberes administrativos en la descripción de su trabajo. Las tareas como responder a los teléfonos, archivar y escribir documentos pueden ser una ocurrencia diaria que maneja un gerente de oficina. En la oficina de un médico, por ejemplo, el gerente de la oficina es responsable de ordenar los suministros médicos y manejar la facturación a los proveedores, pacientes y compañías de seguros.
