Casi dos tercios, o el 64 por ciento, de las pequeñas empresas no pueden hacer un seguimiento de cuánto les cuestan sus dispositivos de impresión ni pueden hacer un seguimiento de su uso. Y si no puede realizar un seguimiento de estas estadísticas básicas en su negocio, no sabrá cuánto se está desperdiciando.
El informe Cómo optimizar su presupuesto de TI con una gestión de documentos más inteligente (PDF) y la encuesta El estado de la gestión de documentos de PYMES realizada por Xerox (NYSE: XRX) proporcionan información y soluciones valiosas para imprimir en un mundo digital.
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La encuesta
La encuesta se llevó a cabo en los Estados Unidos, Francia, Alemania y el Reino Unido, con la participación de más de 1.000 empresas pequeñas y medianas. El objetivo era descubrir cómo estas empresas gestionaban la impresión y los documentos. El desglose del uso de la impresora representa lo que está ocurriendo en las pequeñas empresas. De los negocios entrevistados, el 56 por ciento informó que la facturación y las facturas eran un proceso intensivo en papel en la organización, el 53 por ciento dijo que los informes comerciales y financieros también lo eran, y el 51 por ciento dijo que los formularios de RR.HH. y los archivos de empleados volaban fuera de sus impresoras en grandes cantidades.
Cuarenta y siete por ciento de los empleados se quejaron de la impresión del correo electrónico sumado a una parte considerable de su uso de la impresora, y el mismo porcentaje de las firmas legales fue una gran pérdida para el uso del papel y la impresora. Un poco más del 40 por ciento de las empresas informaron que las aprobaciones de compra, los materiales de marketing y las cotizaciones de los clientes consumían una buena cantidad de papel y recursos de impresión.
Para las pequeñas empresas médicas, legales, arquitectónicas y de diseño, la impresión puede ser mucho mayor que la encuesta mostró. Y la mayoría de las veces, estas empresas no tienen un proveedor de Servicios de impresión administrados que se encargue de esta tarea que requiere mucha mano de obra.
Otra estadística deslumbrante de la encuesta fue la cantidad de tiempo perdido con los procesos involucrados en la impresión. Esperar los trabajos en la impresora, quedarse sin suministros o ir a los talleres de impresión para recoger los documentos durante un tiempo considerable. El costo, por supuesto, puede no ser visible, pero está ahí.
Xerox dice en los EE. UU. Que el tiempo de espera de un documento en una empresa con una impresora central compartida es de aproximadamente tres minutos para cada empleado. Esto sale a 13 horas cada año por empleado. Así que incluso una pequeña empresa con 10 empleados puede experimentar 130 horas de tiempo perdido.
El informe
El informe "Cómo optimizar su presupuesto de TI con una gestión de documentos más inteligente" tiene soluciones que las pequeñas empresas pueden implementar para evitar los problemas que destaca la encuesta.
La primera es encontrar un socio de Servicios de impresión administrados para ayudarlos a administrar su uso de la impresora de manera más eficiente. En una publicación en el blog oficial de Xerox, la gerente de marketing de canales de Xerox, Lisa Graham, explica la necesidad de que las empresas sean más proactivas al evaluar el uso de impresoras. "Las evaluaciones de impresión pueden identificar rápidamente los ahorros en costos y las mejoras de eficiencia", explica Graham.
Todo, desde documentos abandonados en bandejas de impresoras hasta la compra de suministros, la impresión innecesaria en color y otras ineficiencias le están costando.
Con la digitalización transformando casi todas las partes de su negocio, un servicio de impresión administrado confiable u otro socio puede incorporar la digitalización, el flujo de trabajo de documentos, la impresión móvil, la tecnología de nube y la seguridad.
Como un tema separado pero relacionado, el informe indica que el 90 por ciento de las empresas han sido violadas debido a impresiones no seguras.
Conclusión
Al final del informe, Xerox recomienda que las empresas de todos los tamaños encuentren al socio de Servicios de impresión administrados adecuado, pero es posible que esto no sea posible para las pequeñas empresas. El informe proporciona información valiosa para aquellos que tampoco pueden contratar dichos servicios.
Al elegir las últimas impresoras con soluciones de seguimiento y monitoreo, implementar las mejores prácticas con un buen gobierno y educar a su fuerza de trabajo, puede administrar de manera efectiva los problemas asociados con el uso de impresoras no reguladas. Algunas soluciones incluyen la configuración de estandarización, por lo que todas las copias están en blanco y negro, se integran con flujos de trabajo móviles y en la nube, automatizan los flujos de trabajo y coordinan la compra de suministros.
Imagen: Xerox
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