Un empleado podría recibir un sobrepago de salario si su empleador no pudo detener sus cheques de pago después de que su empleo terminó. También puede ocurrir si se ingresó una cantidad incorrecta de salario en el sistema, o si se creó un cheque duplicado. Para recuperar el sobrepago, debe tener en cuenta los requisitos legales. Antes de hacer nada, consulte las leyes federales y estatales y, si es necesario, busque asesoría legal.
Ley Federal
Según la ley federal, puede recuperar el sobrepago completo del próximo cheque de pago de la empleada, incluso si eso hace que su salario sea inferior al salario mínimo requerido. No necesita su consentimiento para realizar la deducción. La ley federal considera el sobrepago como dinero no ganado que se adelantó al empleado y, por lo tanto, debe devolverse.
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Antes de recuperar los sobrepagos de salarios, consulte al departamento de trabajo de su estado para conocer las pautas de sobrepagos. El estado puede seguir las leyes federales o puede tener diferentes pautas. Por ejemplo, el estado podría decir que debe obtener el consentimiento por escrito del empleado para realizar la deducción. Además, es posible que no se le permita hacer la deducción si reduce el salario del empleado por debajo del salario mínimo. Algunos estados establecen un límite preciso en la cantidad que se puede deducir por sobrepagos, como no más del 15 por ciento del salario bruto para el período de pago. Es posible que también tenga que avisar al empleado antes de hacer la deducción.
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Traído a ti por Sapling Traído a ti por SaplingCheque de pago final
Si el pago en exceso se realizó en el cheque de pago final de un empleado, debe contactarlo y avisarle para que pueda devolver el dinero. Sin embargo, podría ser difícil recuperar el dinero si se niega a devolverlo. El estado podría permitirle deducir el sobrepago de los salarios adicionales que se le deben, como el tiempo de vacaciones acumulado. O bien, podría no permitir esta práctica. Nuevamente, revise las leyes de su estado para aclaraciones. Si el empleado recibió un cheque duplicado, simplemente puede colocar una orden de detención en el cheque duplicado. Para las transacciones duplicadas de depósito directo, puede revertir el dinero extra de su cuenta bancaria siempre que el dinero todavía esté allí. Otras opciones son emprender acciones legales contra el empleado si se niega a devolver el monto adeudado o contrata a una agencia de cobranza para recuperarlo.
Ajuste W-2
Cuando pagó en exceso al empleado, ella pagó impuestos sobre el monto adicional. Cuando devuelve el dinero, el sistema de nómina lo acredita automáticamente por los impuestos pagados en exceso. Este proceso también ajusta sus salarios e impuestos W-2. Si el pago excesivo y la devolución ocurrieron durante el mismo año, el formulario W-2 del empleado debería ser correcto y no mostraría el pago excesivo. Sin embargo, si el sobrepago y el reembolso ocurrieron durante diferentes años, debe darle al empleado un W-2 corregido para el año en que se realizó el sobrepago. El empleado entonces usaría el W-2 corregido para presentar una enmienda a su declaración de impuestos para el año en que ocurrió el sobrepago.
