Las pequeñas empresas que negocian en efectivo, como los camiones de comida y los salones, deben protegerse contra los errores que involucran efectivo y robo. Aquí hay 20 mejores prácticas de manejo de efectivo que su empresa debe seguir para que todo funcione sin problemas.
Mejores Prácticas de Manejo de Efectivo
Eliminar Fondos Slush
A menudo se espera que los cajeros de las tiendas minoristas compensen la escasez de sus propios bolsillos. Esto puede llevar a un fondo de agitación de empleados para reunir recursos. En general, es una mala idea que puede ocultar la verdadera razón por la que el cajón se queda corto. Si usas uno de estos, deshazte de él.
$config[code] not foundSé estricto sobre las diferencias
Unos pocos dólares aquí y allá no parecen ser un gran problema al principio en una pequeña cena que tiene una buena multitud de almuerzos. Sin embargo, ignore las discrepancias y es posible que esté ignorando un problema mayor. Registrar todas las pérdidas y excedentes ayuda a descubrir cualquier cosa deliberada.
Estandarizar un proceso
Todos deben estar en la misma página cuando el personal maneja efectivo en su pequeña flota de camiones de comida. Reunir un conjunto de reglas de talla única elimina las conjeturas sobre el manejo de efectivo para los empleados que trabajan de manera autónoma.
Conozca las obligaciones del IRS
Debe saber qué espera el gobierno en lo que respecta a las transacciones en efectivo. No hay manera de evitar su diligencia debida. Por ejemplo, los pagos en efectivo grandes de más de $ 10,000 deben manejarse de cierta manera. Si tiene dudas, consulte con el IRS o con su contador.
Tener una cuenta de caja chica
Tener algo de caja chica a la mano para hacer cambios para los clientes en su lavandería lo convierte en una gran ventaja competitiva. La apertura de una cuenta de cheques comercial para depositar fondos mantiene su contabilidad por encima del tablero.
Facturas de emisión
No es un problema cuando los clientes habituales quieren pagar en efectivo en su salón de belleza. Solo necesitas emitirles una factura.
No confunda cuentas
Todo el dinero en efectivo que su empresa maneja debe registrarse y almacenarse por separado y deben seguirse los procedimientos adecuados de contabilidad. Por ejemplo, nunca tome algunos pagos en efectivo de los clientes para reponer los gastos menores.
Tener un horario para el manejo de efectivo
Si ejecuta un pequeño punto de venta en el centro comercial local, sus días pueden ser agitados. Depositar, contar y balancear su efectivo debe seguir un horario estricto. Trabaja esa rutina alrededor de tus horas ocupadas del día.
Tener límites superiores
Evitar el robo y la pérdida de dinero también se trata de mantener un límite en cuanto a la cantidad que tiene en los registros y en la mano. Mantener esto simple significa tener un techo superior sobre cuánto tiene en el sitio.
Invertir en tecnología de efectivo
Las cajas fuertes inteligentes hacen que el trabajo de manejo de efectivo sea más eficiente. Estos rastrean las transacciones en efectivo y pueden incluso programar recolecciones. La tecnología de detección de falsificaciones es otra necesidad para las empresas de efectivo como los restaurantes más pequeños.
Limite los empleados que manejan efectivo
La gestión efectiva del efectivo comienza con la asignación de responsabilidades a los supervisores. Deben ser responsables de revisar las transacciones y otros deberes como registrar recibos.
No compartas cajones de dinero
Los errores ocurren en restaurantes y tiendas minoristas cuando las personas comparten un cajón de efectivo común. Puede ser conveniente en un restaurante que un mesero cubra a alguien que está de descanso, pero no hay una rendición de cuentas allí. Todos deben tener su propio cajón asignado.
No redondear números
Se llama dólares y centavos por una razón. David S. Peters es un experto en el tema en el mundo de los restaurantes. Él dice que terminar el depósito nocturno dejando monedas fuera solo puede llevar a problemas de contabilidad por el camino. No intente ahorrar tiempo evitando cambios sueltos.
Utilizar tecnología contable
El uso de la última tecnología puede ayudarlo a administrar el efectivo de su ferretería. No asuma que los grandes nombres en el software de contabilidad solo atienden a las grandes tiendas en su campo. Por ejemplo, QuickBooks facilita la configuración de una cuenta de caja chica.
Ajustar el proceso continuamente
Siempre debe tener un ojo en mejorar sus sistemas de manejo de efectivo. Eso incluye cambiar las responsabilidades que asigna a los empleados como mejor le parezca.
Concentrarse en contar
Incluso podría ser un propietario único en un camión de comida ocupada. Si está manejando transacciones en efectivo, necesita concentrarse. Si te interrumpen, siempre comienza de nuevo desde el principio al contar.
Siempre sea consistente
Cuando está contando el dinero usted mismo, debe hacerlo de la misma manera cada vez para evitar errores. Las monedas primero y luego las facturas que van de las denominaciones más bajas a las más altas son una sola plantilla.
Use una plantilla de depósito
La Universidad de Texas A&M sugiere una mejor práctica para preparar un depósito en efectivo. Sólo una moneda por paquete con todas las facturas hacia arriba. No uses clips. Una banda de goma es la mejor manera de mantener los billetes juntos.
Mantener los deberes separados
Los cheques y saldos son importantes cuando su pequeña empresa está manejando una gran cantidad de efectivo. Las personas que manejan el dinero deben ser diferentes a los responsables de la contabilidad.
Contar en privado
La seguridad es siempre una de las principales preocupaciones de una pequeña empresa que posee máquinas expendedoras. Solo cuente el dinero cuando esté lejos del público o de los empleados. Si guarda su dinero en una caja fuerte, cambie la combinación regularmente.
Foto de la caja registradora a través de Shutterstock
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