Para muchos, ser llamado a una reunión no es un acontecimiento bienvenido. En muchos lugares de trabajo, los trabajadores pasan grandes cantidades de tiempo en reuniones que con demasiada frecuencia no logran nada. En lugar de permitir que la reunión en la que se ejecuta se mezcle con el resto de las reuniones sin valor, y quizás incluso dolorosas, que los asistentes pueden haber experimentado previamente, separe la suya al planear y organizar efectivamente su reunión.
$config[code] not foundFijar metas. Todas las reuniones deben tener un propósito. Antes de su reunión, decida lo que quiere lograr en este asiento. Al redactar su objetivo, escriba una declaración concisa y fácilmente comprensible como "Para seleccionar una campaña publicitaria para el cuarto trimestre".
Preparar una agenda. Enumere todos los temas que desea discutir en la reunión en el orden en que desea discutirlos. Agregue más claridad a su agenda colocando una cantidad estimada de tiempo junto a cada elemento para analizar, lo que lo ayudará a asegurarse de que no haya incluido demasiados elementos.
Comparta su objetivo y agenda antes de la reunión por correo electrónico. Al compartir el propósito de la reunión y la agenda con aquellos que asistirán antes de su llegada, les permite prepararse mentalmente para la reunión y les da la oportunidad de venir preparados con el papeleo u otros materiales relacionados con el planeado. tema.
Establecer roles. Seleccione a una persona para que actúe como secretaria y pídale a esta persona que tome notas a medida que avanza la reunión. Asigne otro asistente a la reunión para que actúe como cronometrador. Esta persona vigilará el reloj y le ayudará a asegurarse de que cumple con la asignación de tiempo planificada para cada elemento de la agenda. Declare a sí mismo el moderador de la reunión y asuma la tarea de moverse a través de los elementos del programa de manera oportuna y efectiva.
Retoma el control de la reunión si se te escapa. En particular, si un asistente a su reunión tiene una tendencia a desviar las reuniones, es vital que ejerza su poder como líder de la reunión y mantenga la sesión en curso. Para hacer esto de manera efectiva, recuérdele cortésmente a la persona que intenta secuestrar en la reunión el motivo de la reunión y pídale que guarde sus preocupaciones secundarias para discutirlas más adelante.
Asignar tareas. A medida que avance en su discusión y decida qué cosas necesita hacer, asigne estas tareas en el momento. También establezca una fecha de vencimiento para completar cada tarea, lo que mejora las posibilidades de que la tarea realmente se realice. Pídale a la persona que tome las actas de la reunión que escriba estas tareas asignadas.
Concluya la reunión a tiempo. Si permite que la reunión supere su punto final programado, es probable que encuentre que muchos de los asistentes se retiran mentalmente de la sesión. Si llega al final de su tiempo asignado y aún tiene artículos que discutir, súmelos a una fecha posterior por respeto a quienes dieron su tiempo para asistir a la reunión.
Compartir minutos después de la reunión. Envíe las actas de la reunión junto con un agradecimiento a los asistentes por su cooperación y dedicación con 24 horas de finalización de la reunión. Si asignó muchas tareas durante la reunión, incluya un recordatorio cortés a los asistentes para que continúen con los elementos asignados.
