La administración de farmacias requiere una combinación de habilidades que incluyen administración de cuentas, administración de personal, administración de mercadeo, ventas y inventario y una gran dosis de servicio al cliente. Los gerentes de farmacias minoristas están a cargo de todo el espacio minorista, con la excepción del departamento de medicamentos recetados que es competencia del farmacéutico. A pesar de la doble administración del espacio de la farmacia, el gerente está a cargo de casi todos los problemas fuera del dispensario.
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Los gerentes de farmacias son responsables de administrar las cuentas, desde pagos de proveedores hasta seguros de terceros y cualquier periférico que pueda entrar en juego. Todos los ingresos recibidos por la farmacia deben ser contabilizados diariamente y comparados con los gastos para que el dinero que llega nunca esté por debajo del dinero que sale. Dado que muchas de las cuentas tratadas tienen fechas de vencimiento diferentes, es esencial mantener el control de todas las finanzas en todo momento. La mayoría de las farmacias son pagadas principalmente por compañías de seguros de terceros por los medicamentos recetados que dispensan. Los pagos se realizan mensualmente y se debe verificar la exactitud y las deficiencias del registro de recetas del mes. Si hay discrepancias, el gerente debe comunicarse con la compañía de seguros culpable y reclamar la diferencia.
Personal
La gestión de personas es una parte importante de cualquier puesto de gerente de una tienda minorista. El personal de farmacias abarca desde registro a tiempo parcial y ayuda en inventario hasta farmacéuticos autorizados y técnicos de farmacia. Los gerentes de farmacia se encargan de la creación de un horario de trabajo para todos los miembros del personal. Un farmacéutico con licencia debe estar presente en todo momento o la tienda no puede abrir legalmente. Esto significa que el gerente debe asegurarse de que un farmacéutico esté siempre en el horario y en el sitio, y que haya un relleno en la lista en caso de enfermedad u otra ausencia. Hay casos en los que un departamento de farmacia está equipado con puertas enrollables separadas que pueden cerrarse incluso cuando el resto de la tienda está abierta. En tales casos, la tienda puede operar incluso si no hay un farmacéutico en las instalaciones.
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Los medicamentos recetados y otros artículos controlados, como los punzocortantes o la insulina, deben ordenarse de manera regular para que estén en stock cuando sea necesario. La mayoría de las compañías de suministro de medicamentos tienen dos entregas por día, de modo que incluso cuando el suministro es bajo o completamente fuera de servicio, los reemplazos se pueden dispensar más tarde en el día después de recibir una segunda entrega. Normalmente, las empresas de suministros farmacéuticos también almacenan artículos de venta libre (OTC) que desempeñan un papel muy importante en la solvencia financiera de la tienda. En la mayoría de los casos, las farmacias obtienen más de sus ventas OTC que de su dispensario de medicamentos. De ahí la creciente cantidad y variedad de productos que llevan las grandes cadenas de farmacias de todo el país que obtienen más beneficios en el mostrador que en la parte de atrás.
Periféricos
La administración de farmacias viene con una lista de tareas periféricas que quedan fuera del ámbito médico y de venta libre. Muchas farmacias venden artículos como boletos de lotería del estado, cerveza y vino, o comestibles. Estos artículos tienden a tener sus propias cuentas para administrar, sus propios problemas de almacenamiento (una tienda segura para artículos de lotería, una caja refrigerada para algunas tiendas de comestibles) y sus propios mayoristas con quienes lidiar. Los minoristas de boletos de lotería están obligados a pagar a los ganadores hasta cierta cantidad según lo dictado por el gobierno del estado y esto puede llevar a confusión en la contabilidad. Las tiendas de comestibles tienen fechas de vencimiento que deben supervisarse constantemente para que la mercancía antigua no termine en la cocina del cliente.
Márketing
Mientras que las grandes cadenas tienden a dictar los periodos promocionales y las pautas de una oficina central corporativa, los gerentes de farmacias independientes a menudo son responsables de diseñar promociones especiales y otras campañas de mercadeo por su cuenta. Dado que el gerente conoce el costo mayorista de cada artículo, qué se vende mejor y menos, y cómo los consumidores compran en la tienda, ella es la más adecuada para la gestión promocional. Las promociones pueden incluir precios especiales, creación de folletos, distribución y anuncios generales para la tienda. Las promociones deben mantenerse durante todo el año y, a menudo, requieren ajustes a medida que cambian las temporadas y los hábitos de compra del consumidor. El gasto de cada campaña debe incluirse en el presupuesto y contabilizarse en los cálculos mensuales de pérdidas y ganancias.
