A menudo llamado asistente administrativo, una secretaria puede brindar apoyo a todos en la oficina, un pequeño grupo de ejecutivos o un ejecutivo. Un secretario menor usualmente reporta o toma instrucciones de un secretario senior. El objetivo general de una secretaria es garantizar que los procedimientos de oficina funcionen sin problemas.
Responsabilidades
En general, las secretarías secundarias apoyan a las secretarias superiores en sus funciones, realizando tareas delegadas por el secretario superior. Las responsabilidades incluyen proporcionar asistencia administrativa y de oficina a los profesionales, crear memorandos, saludar a los visitantes, contestar teléfonos, mantener horarios, hacer arreglos de viaje y organizar eventos de la empresa.
$config[code] not foundLas responsabilidades de un secretario varían de una compañía a otra y generalmente dependen de la naturaleza del negocio de la compañía. En algunos casos, las secretarias se emplean a tiempo parcial.
Calificaciones
Los candidatos a secretarias junior deben tener una gran capacidad de comunicación oral y escrita, así como una sólida formación en mecanografía. El conocimiento de los programas de Microsoft Office, incluidos Microsoft Word, Excel y PowerPoint, es importante, al igual que la familiaridad con varios sistemas telefónicos. Los candidatos también deben trabajar bien bajo presión, realizar múltiples tareas con eficiencia y sentirse cómodos haciendo llamadas telefónicas.
Dependiendo de la naturaleza del negocio de la empresa, un candidato a secretario junior puede necesitar conocimientos en un área específica o programa de computadora. Muchas veces, el candidato correcto será entrenado en estas áreas.
En casos específicos, se requiere un título universitario. En la mayoría de los casos, los requisitos incluyen una educación secundaria o equivalente, así como experiencia previa o experiencia relacionada.
Video del dia
Traído a ti por Sapling Traído a ti por SaplingFormación
A pesar de tener las calificaciones adecuadas, las secretarias necesitarán capacitación para conocer las políticas y los procedimientos de la compañía. A menudo, esta capacitación es llevada a cabo por un secretario superior que delega tareas. Los secretarios junior recién contratados pueden recibir material de capacitación como manuales o guías. La formación varía según la empresa y la industria.
Espacio para el crecimiento
A menudo, en ausencia o salida de un secretario senior, se promoverá un secretario junior. Un nuevo candidato ocupará el puesto abierto de secretario junior.
Trabajar como secretaria le permite a una persona demostrar habilidades y familiarizarse con varias facetas de una empresa, establecer relaciones con profesionales en diversos departamentos. En muchos casos, una secretaria puede ser promovida a otra posición dentro de la compañía que permita mayores oportunidades y mejores salarios.
Informacion de salario
La compensación se basa en años de experiencia, años con la empresa y calificaciones. Según Salary.com, el ingreso anual promedio de una secretaria es de $ 32,030 a noviembre de 2009, pero la compensación varía en cada empresa y en cada industria.
