Cómo rastrear los recibos de gastos de los empleados

El uso de registros electrónicos ha aumentado considerablemente la productividad en el lugar de trabajo. Tener información fácil y rápidamente accesible en una hoja de cálculo electrónica o base de datos ha revolucionado el lugar de trabajo moderno. Sin embargo, el seguimiento de los gastos de los empleados, que normalmente requiere la presentación de recibos en papel, ha seguido siendo un obstáculo para muchas empresas. La rápida adaptación de la tecnología móvil y el almacenamiento de datos basado en la nube finalmente ha creado una solución a este problema: las aplicaciones de administración de gastos en línea que se vinculan directamente a las bases de datos.

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Investigue las aplicaciones de administración de gastos de los empleados en línea para determinar cuál se adapta mejor a sus necesidades. Las características y los rangos de precios varían dramáticamente, desde solo unos pocos dólares para aplicaciones diseñadas para pequeñas empresas hasta miles de dólares para un software personalizado de nivel empresarial integrado con una base de datos contable de propiedad de la compañía.

Configure el sistema de gestión de gastos de los empleados en línea en la red de su lugar de trabajo. La mayoría de los sistemas básicos para pequeñas empresas son instalaciones simples, pero siempre es una buena idea consultar con un profesional de TI cuando instale un nuevo software en una red. Las aplicaciones de seguimiento de gastos más complejas diseñadas para empresas más grandes suelen ser instaladas y configuradas por empleados del proveedor que trabaja con el personal de TI de la empresa.

Configure cuentas de empleados individuales para completar el nuevo sistema de administración de gastos de empleados. Una vez configuradas todas las cuentas, los empleados podrán comprar artículos y servicios con tarjetas de crédito de la empresa y se enviará automáticamente un recibo electrónico a la base de datos central. Los empleados también pueden enviar una copia escaneada de un recibo con su teléfono inteligente. Esto significa que no solo los empleados no tienen que preocuparse por guardar recibos en papel, sino que los contadores y contadores ya no tienen que ingresar laboriosamente cada recibo individual en la base de datos.

Conducir una capacitación para todos los empleados en el uso del nuevo sistema de administración de gastos de empleados. Los proveedores pueden ayudar con la capacitación para aplicaciones de nivel empresarial.