Muchas empresas pequeñas con personal limitado utilizan el período de inscripción abierta como la única vez que discuten los beneficios con los empleados. Esta actividad, aunque es necesaria, puede resultar abrumadora para que el personal comprenda grandes cantidades de información de beneficios al mismo tiempo. Las pequeñas empresas que buscan formas más efectivas de apoyar a los empleados deben implementar un enfoque de educación y comunicación de beneficios durante todo el año en lugar de periodos intensos y limitados de información o comunicación poco frecuente. Hacerlo puede ayudar a las empresas a proporcionar a los empleados información retenible y hacer que los procesos, como la inscripción abierta, sean más fáciles y más efectivos.
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Impacto en la retención La mejora de los beneficios de los esfuerzos de comunicación puede tener resultados comerciales críticos para las empresas más pequeñas. Para ayudar a comprender algunas realidades reveladoras del lugar de trabajo, el estudio del Informe de las Fuerzas de Trabajo Aflac de 2011 encontró que cuando se trata de tomar decisiones sobre beneficios, solo el 8 por ciento de los trabajadores está de acuerdo en que están completamente comprometidos en tomar esas decisiones, un sentimiento que comparten sus empleadores. Alrededor del 63 por ciento de las empresas está de acuerdo en que los trabajadores deben estar más comprometidos, y solo la mitad siente que sus empleados aprovechan al máximo los beneficios que se les ofrecen.
Al alentar de manera proactiva la participación de los trabajadores cuando se trata de tomar decisiones sobre beneficios, los empleadores pueden ayudar a los trabajadores a estar mejor preparados y protegidos contra un accidente o enfermedad, lo que genera importantes implicaciones financieras tanto para ellos como para sus empleadores. Al evaluar la comunicación de los beneficios en el lugar de trabajo en las pequeñas empresas, el 39 por ciento de los trabajadores está de acuerdo en que serían menos propensos a abandonar sus trabajos si estuvieran bien informados acerca de sus beneficios. El costo de la rotación por sí solo es un incentivo para que los empleadores realicen cambios en la forma en que las organizaciones comparten información sobre los beneficios. Las pequeñas empresas deben reconocer la posibilidad de que la comunicación necesita mejoras. Por ejemplo, casi la mitad (46 por ciento) de los empleados de las pequeñas empresas dicen que sus departamentos de recursos humanos se comunican muy poco acerca de los planes de beneficios para los empleados, y poco más de la mitad (52 por ciento) de los tomadores de decisiones de recursos humanos en las pequeñas empresas creen que se comunican de manera muy o muy efectiva con empleados. Obtenga recompensas significativas mediante el desarrollo de comunicaciones de beneficios más efectivas, que incluyen empleados más sanos, más protegidos y más comprometidos. Cuatro mejores prácticas incluyen: 1. Ser un recurso valioso Sin información real, los empleados a menudo recurren a fuentes poco confiables para obtener información y orientación. La mayoría de los trabajadores (62 por ciento) obtienen su consejo / información de seguros de colegas, amigos y familiares. De hecho, los empleados de las pequeñas empresas tienen menos probabilidades de obtener su información / consejo sobre los beneficios de los empleados de los profesionales de recursos humanos de la empresa (39 por ciento).
Cuando los empleados no lo saben mejor, no lo hacen mejor en términos de proteger adecuadamente sus ingresos y bienestar, dejando a muchos trabajadores sin seguro y vulnerables a las ramificaciones financieras de un evento de salud inesperado. Con el tiempo, los eventos de salud inesperados pueden afectar la productividad de una pequeña empresa. 2. Uso de encuestas Las comunicaciones electrónicas han hecho más fácil que nunca encuestar a los trabajadores a un costo mínimo. Desafortunadamente, poco más de la mitad (52 por ciento) de las organizaciones realizan encuestas que aumentan su comprensión de la satisfacción de los empleados con las ofertas de beneficios. Incluso menos, solo el 43 por ciento, encuestan a los empleados sobre la comunicación de los beneficios.
Al tomarse el tiempo para comprender las preferencias y necesidades de los trabajadores, los empleadores pueden aumentar la satisfacción de los empleados con los paquetes de beneficios y ayudar a brindar la tranquilidad que se obtiene al saber que sus empleados cuentan con la protección adecuada. Además, los empleadores pueden usar estas encuestas para identificar las necesidades de seguro de salud no abordadas, lo que permite a los tomadores de decisiones de Recursos Humanos abordar mejor las necesidades de comunicación de beneficios y encontrar formas de hacer que la información de beneficios sea más sólida y accesible. 3. Ayudar a eliminar errores comunes de beneficios Aproximadamente el 77 por ciento de los trabajadores han admitido que cometen errores sobre la cobertura de los beneficios durante su proceso de inscripción abierta, lo que hace que muchos empleados se sientan negativos al final del año sobre el proceso, incluido el estrés, la confusión o el arrepentimiento. Una mirada más cercana revela que casi la mitad de los trabajadores (47 por ciento) dice que ha cometido errores o se lamenta, como poner demasiado poco en su cuenta de gastos flexible (FSA), o no elegir la cobertura de beneficios disponible como voluntario, dental o de visión; o eligió los beneficios que no necesitaron o eligieron el nivel de cobertura incorrecto.
La brevedad de las decisiones de beneficios anuales requiere un programa integral de educación y comunicación de un año de duración. Las mejores prácticas incluyen la diversificación de materiales para abarcar las reuniones impresas, web, de correo electrónico y cara a cara; organizar múltiples reuniones en persona durante todo el año; e incluir a los cónyuges en la toma de decisiones. 4. Considere retener a un Consultor de Beneficios o un Corredor Dar a los empleados la oportunidad de hablar directamente con un asesor de beneficios o un representante de una correduría o compañía de seguros puede ser increíblemente eficaz en términos de educación. De hecho, el 50 por ciento de los trabajadores de pequeñas empresas están de acuerdo en que estarían más informados sobre los beneficios si se sentaran con un asesor o corredor durante la inscripción.
Mantenerse al día con regulaciones complicadas y siempre cambiantes es cada vez más difícil, especialmente para las pequeñas empresas. Asociarse con corredores o asesores de beneficios puede ayudar a las compañías a reforzar sus beneficios de seguro con poco impacto en el resultado final. Los corredores y consultores de beneficios también pueden asesorar y ayudar a desarrollar estrategias de comunicación y procesos de inscripción efectivos. Según el estudio de Aflac, es probable que las compañías que utilizan corredores o consultores de beneficios ofrezcan paquetes de beneficios más sólidos que sus competidores, creen que sus paquetes de beneficios son más competitivos que los de sus colegas de la industria y se comunican más a menudo sobre los beneficios de sus organizaciones. Conclusión Desarrollar comunicaciones de beneficios efectivas es difícil, especialmente cuando se trata de educar a los trabajadores sobre sus opciones de seguro. Sin embargo, al utilizar la comunicación reforzada durante todo el año, los responsables de las decisiones de RR.HH. de pequeñas empresas pueden simplificar el intercambio de información para los empleados, permitiéndoles tomar mejores decisiones para sus familias y generar una retención más fuerte y una mayor apreciación por sus paquetes de compensación total.
Foto de paquete de beneficios a través de Shutterstock
