Cómo escribir una descripción de trabajo auxiliar administrativo

Las descripciones de los puestos de asistente administrativo deben estar hechas a la medida de las necesidades de la persona y la organización a la que asistirán. Deben reflexionar y planear cuidadosamente, especialmente porque puede considerarse un contrato legal. Una buena descripción proporciona una lista detallada de tareas y puntos de referencia para el trabajo del asistente administrativo.

Esquema de las categorías básicas para el trabajo. Estos deben incluir el título (es decir, asistente administrativo del vicepresidente), departamento, supervisor directo, áreas generales de supervisión, tareas, condiciones de empleo y calificaciones.

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Deje en claro exactamente a quién va a ayudar el empleado. Esto evitará posibles conflictos de oficina en el futuro. Si este asistente sirve un grupo de posiciones, déjelo en claro. Póngalo por escrito si este asistente está completamente empleado a discreción de un ejecutivo. Indique también la cadena de mando y la estructura de reporte adecuada.

Definir las tareas primarias. Tenga cuidado con las frases perezosas y completas para la descripción del trabajo, como "todas las tareas necesarias". Se específico. ¿El asistente administrativo programará el viaje, reservará alojamiento, tomará dictados, tomará minutos para las reuniones, gestionará un calendario, organizará los sistemas de archivos o supervisará al personal auxiliar? Inclúyalos en una lista de viñetas con cada viñeta que comience con un verbo de acción (mantener, ordenar, supervisar, crear, definir, recordar, etc.).

Definir las características necesarias para un excelente desempeño. Estos deben ser lo más específicos posible también. Por ejemplo, solicite experiencia en Word, Excel y Photoshop en lugar de conocimientos informáticos.

Establecer un nivel apropiado de educación y experiencia. Esto debe basarse en los deberes específicos requeridos. Para algunos puestos de asistente administrativo, no se requiere nada más que un diploma de escuela secundaria. Sin embargo, puede desearse un título universitario en administración de empresas o algún otro entrenamiento de secretario oficial. Para los asistentes administrativos de alto nivel, la experiencia previa es una necesidad.