¿Qué piensas? ¿Estamos todos subestimando la importancia del correo electrónico? ¿Quizás porque se pierde en el spam o por canales alternativos en Twitter, LinkedIn y Facebook? Una persona inteligente me recordó recientemente que el correo electrónico es la columna vertebral de las redes sociales.
Y en una publicación reciente sobre etiqueta empresarial en el American Express OPEN Forum, el experto en pequeñas empresas Steve Strauss escribió:
“El correo electrónico es ahora la forma dominante de comunicación comercial y debe tratarse como tal. Algunas políticas de uniformes ayudan a todos a mantenerse en el camino ".
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Digo que incluso con la "e" en frente de ella, todavía es correo. Es su comunicación empresarial. No son solo las ventas. Y estar inmersos en comunicaciones de texto rápidas y descuidadas no significa que no debemos prestar atención a nuestros propios correos electrónicos. Y si lo va a hacer, y enfréntelo, lo está, hágalo bien. Creo que mi lista aquí no es nada que no todos sepamos, pero podemos necesitar los recordatorios. Espero que esto ayude:
1. Que sea breve. Todos estamos ocupados. La mayoría de nosotros estamos hojeando nuestros correos electrónicos, buscando los puntos clave y tratando de entrar y salir de ellos rápidamente. Nunca he escrito nada que no fuera más útil cuando se corta a la mitad de su longitud.
2. Haz de la línea de asunto un resumen. Este parece obvio, pero analice sus propios correos electrónicos y encontrará que la mayoría de las líneas de asunto son, al menos, aleatorias. Tenemos hilos que crecen como bolas de nieve unidas al tema del primer mensaje, un tema que ha cambiado hace mucho tiempo. Hemos llegado temas como titulares, intentando engañarnos para que sigamos leyendo. No suena como un spammer. Describa su mensaje en su línea de asunto.
3. Comience y termine con "usted". Este es uno de los fundamentos de la redacción de cartas comerciales: aborde el interés personal de su lector. Comience su primer párrafo con la palabra "Usted" e incluya algo como "usted me preguntó …" o "que quería …" o "que mencionó" o "que necesita". Comience su último párrafo con "usted" nuevamente y haga hincapié en lo que dice. El lector saldrá de hacer lo que sea que esté pidiendo.
4. Solo un tema por mensaje. Encontrará que los resultados reales de los correos electrónicos aumentan considerablemente cuando divide sus correos electrónicos en un solo mensaje para cada tema. Es más probable que esos mensajes adicionales que te gustaría incluir se pierdan. Romper los mensajes.
5. Usa el tono apropiado.. Ten cuidado y sé correcto con el tono. El sarcasmo, la parodia y la ironía son difíciles de poner en texto blanco y negro duro y frío. Los tonos son muy mal entendidos. Nunca escriba un correo electrónico que pueda malinterpretarse y reenviarse a alguien fuera de contexto. Nunca escriba un correo electrónico que sería embarazoso si se cita.
6. No envíe copias adicionales. Es un mensaje, no un archivo o una bóveda. Todos odiamos esas copias adicionales que cubren su parte trasera y van por todo el correo electrónico a cualquier persona que algún día pueda acusarle vagamente de no haber enviado algo, o haber manejado algo, o haber hecho un seguimiento. Envíe su correo electrónico a las personas a las que va dirigido y a nadie más.
7. Respetar la ortografía y la gramática.. Use un corrector ortográfico al menos, pero reconozca que al hacerlo, los corrector ortográficos no detectan muchos errores manifiestamente graves. Usar “allí” para “su”, por ejemplo, o la confusión muy común de apóstrofes y plural, como si cada palabra plural necesitara un apóstrofe. Pruebe esta búsqueda de Google o mi favorito personal, 10 faltas de ortografía comunes en oatmeal.com. Estos errores hacen a sus comunicaciones lo que una gran pieza de espinaca atrapada en sus dientes hace a su sonrisa.
8. Recuerda que no es privado.. El correo electrónico de su empresa pertenece a la empresa y su correo electrónico personal puede solicitarse en el tribunal. Las personas que quieran y sepan cómo pueden fisgonear en un correo electrónico. Nunca escriba en el correo electrónico nada que sea vergonzoso para usted o su destinatario, sea inapropiado, intolerante, ilegal o estúpido.
9. El correo electrónico no es para argumentos. Las palabras enojadas no son biodegradables. Nunca discuta en el correo electrónico. Camina por el pasillo o toma el teléfono. Aprendí esto de la manera más difícil, pensando que mi brillante uso del idioma inglés podría, de alguna manera, hacer un punto mejor de lo que lo podría hacer con una charla anticuada. Nunca lo hace El correo electrónico casi nunca gana un punto o detiene un argumento. Casi siempre empeora las cosas, no las mejora.
10. Cuidado con esos hilos. La mayoría de nuestro software de correo electrónico genera correos electrónicos largos como los niños construyen bolas de nieve que ruedan cuesta abajo. Cada nuevo correo electrónico se recoge a continuación en el hilo. ¿Hay alguien por ahí que no se haya dado cuenta, al menos una vez, consternado, demasiado tarde, de haber enviado accidentalmente por correo electrónico un largo hilo que incluía demasiada información o algún comentario embarazoso sobre alguien en el camino? ¿No lo odias cuando eso sucede? Y luego, aparte de ese problema, hay un montón de información inútil, ya que cada nuevo correo electrónico en el hilo incluye todos los correos electrónicos anteriores. Piensa en cuánto lodo estamos enviando a través de la tubería. ¿Se debe recordar a todos en cada correo electrónico sobre todo lo que se dijo en todos los correos electrónicos relacionados?
