Debes haber visto esos videos de líneas de montaje en las fábricas. Un flujo continuo de artículos de aspecto idéntico, perfectamente elaborados, que fluyen a través del taller casi por arte de magia. Si solo usted y yo pudiéramos producir resultados a ese nivel de eficiencia, velocidad y precisión, día tras día tras día.
Principales causas de baja productividad
Desafortunadamente, ser humano es algo que no nos equipa para la precisión y la productividad de una línea de montaje Sin embargo, hay un montón de cosas que hacemos en nuestros lugares de trabajo que son pérdidas de productividad. Aquí hay un vistazo a algunos de los sospechosos habituales.
$config[code] not foundFalta de planificación
Un tema recurrente en muchos equipos es la manera desorganizada en que los miembros individuales abordan un problema. Cuando no hay una dirección clara sobre lo que se debe hacer con respecto a una tarea en cuestión, cada miembro decide abordarlo de su propia manera única.
Esto podría significar que más de una persona realiza el mismo trabajo, sin saberlo, que es uno de los grandes desagües de productividad. A veces se realizan tareas innecesarias. En otras ocasiones, se asigna demasiado tiempo a tareas insignificantes. Cada uno de estos escenarios es un drenaje de productividad y representa un enorme drenaje para los recursos de una organización. Pero son totalmente evitables con un poco de planificación anticipada.
Al igual que cada película tiene un guión para que sepa exactamente qué escena sigue a cuál, cree un guión para su equipo. Si su trabajo se basa en proyectos, planifique un plan de acción detallado con responsabilidades claras asignadas y un calendario establecido para mantener a todos los involucrados en el camino.
Si normalmente no maneja proyectos, y en cambio trata con procesos que son rutinarios; aclare cómo usted y su equipo abordarán cada proceso y asegúrese de que no haya cuellos de botella imprevistos. Use herramientas como 10,000 Feet o Resource Guru para planificar mejor sus recursos.
Demasiado correo
Incluso en esta era de las redes sociales y un millón de aplicaciones para arrancar, el correo electrónico logra gobernar nuestros días en el trabajo. Incluso desde hace un año, enviamos de forma colectiva 182.9 mil millones de correos electrónicos todos los días. Con alrededor de 2,92 mil millones de usuarios de Internet en el mundo en 2014, eso supera los 62 correos electrónicos por persona, todos los días. Esa es otra de las grandes pérdidas de productividad en el trabajo y suficiente correo electrónico para mantenerlo ocupado todo el día.
No dejes que el correo electrónico gobierne tu día de trabajo. Planifique su día en sus primeros 10 minutos en el trabajo con una lista clara de tareas pendientes. Comience en su lista y cuando tome un descanso de su trabajo, verifique la bandeja de entrada de correo electrónico desbordante. La razón para priorizar su lista de tareas por correo electrónico es simple. Lo que has puesto en esa lista son cosas que son una prioridad para tú. Correo electrónico es lo que otros Quiero que hagas y cumpla sus prioridades, no las tuyas.
Ser un poco egoísta en este sentido hará maravillas para tu productividad diaria. Si necesita comunicarse rápidamente con alguien, simplemente camine hasta su escritorio por un momento. ¿No tienes tiempo para eso? Opta por el servicio de mensajería instantánea de tu oficina. Slack y HipChat son dos ejemplos de servicios de IM extremadamente populares y súper versátiles para su lugar de trabajo.
Conociendo mania
Demasiadas reuniones y muy poco trabajo realizado es otra de las pérdidas de productividad y también un lamento frecuente en los lugares de trabajo en todo el mundo. La obsesión por convocar una reunión de miembros del equipo variado para cada pequeña tarea los aleja del trabajo productivo real que podrían haber realizado y rompe el ritmo del trabajo.
Peor aún, muchas reuniones incluyen individuos que tienen poco o nada que ver con el asunto en cuestión. Eso es una pérdida de tiempo colosal para dichos miembros y ofrece un valor nulo a la reunión.
Evite pérdidas de productividad como esta al limitar la cantidad de reuniones que usted y su equipo convocan. En su lugar, invierta en una herramienta de colaboración como Wrike, que le permitirá crear planes, discutir ideas, asignar trabajo y hacer un seguimiento de la contribución individual, todo desde la comodidad de un "centro de comando" que se integra con Word, Excel, Gmail, Dropbox., y casi cualquier otra aplicación regular que pueda estar usando. No más reuniones inútiles por cada pequeña actualización de cada miembro del equipo.
Demasiados descansos
Todo trabajo y ningún juego hacen de Jack un niño aburrido. Sin embargo, nuestro espíritu de convertir los lugares de trabajo en lugares tranquilos a menudo se traduce en oficinas que tienen más gente parada afuera tomando un “descanso para fumar” que personas que trabajan en sus escritorios.
Luego hay un sinfín de cafés y trabajos personales que se arrastran hacia las horas de trabajo y roban tiempo productivo de nuestros horarios sin que nos demos cuenta.
Anime a su equipo a tomar descansos de su trabajo para recargarse de vez en cuando, pero tome una posición clara contra los descansos demasiado frecuentes que sirven poco o ningún propósito además de perder el tiempo.
Mucha gente en tu lugar de trabajo fuma? Cree un área de fumadores en una zona no muy lejos de su área de trabajo para que sus compañeros de trabajo no tengan que subir y bajar el elevador en cada pausa para fumar. Mejor aún, aliente a su equipo a patear el trasero y, en cambio, a relajarse en la sala de juegos o en la cafetería.
Palabras de despedida
Los drenajes de productividad y la baja productividad no son solo problemas que molestan a su equipo. De acuerdo con un estudio de Gallup en 2013, más del 70 por ciento de los trabajadores estadounidenses están "desconectados activamente".
¡Imagine el estado de nuestra economía si estos trabajadores pudieran ser devueltos a un modo activamente productivo! Es posible que todavía no pueda transformar toda la economía, pero con unos pocos cambios, definitivamente puede mejorar la productividad de su propio lugar de trabajo.
Foto de la oficina ocupada a través de Shutterstock
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