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En los años 90 teníamos una galería de arte. Uno de los retos fue la gestión del inventario. Fue un desafío particular en los días festivos, cuando ciertos artículos en nuestro stock se movieron rápidamente, principalmente los artículos más pequeños a precio de regalo de $ 100 o menos.
Nuestro proceso para rastrear y administrar el inventario consistió en listas manuscritas de lo que pensábamos que teníamos en stock. Digo "lo que pensábamos que teníamos en stock" porque las listas tienden a perderse. Invariablemente, lo que teníamos en stock nunca terminó de igualar lo que todavía estaba en nuestra lista de inventario.
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Verás, un problema fue que cuando las cosas se pusieron a trabajar y alguien pidió un artículo, corríamos al almacén de atrás, buscábamos lo que buscaba el cliente, lo sacábamos y lo vendíamos. Teniendo prisa por atender al cliente, con frecuencia nos olvidamos de borrarlo de la lista del inventario restante sin vender. Así que nuestros registros de lo que quedaba en stock fueron impredecibles.
Peor aún, con las listas en papel teníamos muy poca capacidad para analizar nuestros patrones de uso de inventario. Eso dificultó la previsión de nuestras necesidades futuras de inventario … y evitar que se agoten o encarguen más de lo que podríamos vender. Simplemente no teníamos los datos para hacer ese tipo de juicios. En lugar de eso, confiamos en las estimaciones y la memoria, o en ocasiones pasamos por el laborioso proceso de revisar las facturas de las acciones individuales y las facturas de venta de lo que compramos el año anterior, tratando de descifrar las descripciones abreviadas y los números de acciones ininteligibles.
Además de eso, las cosas se complicaron más con las devoluciones. Cuando obtuvimos devoluciones teníamos poco contra lo cual compararlos. Los artículos devueltos realmente cayeron en un agujero negro.
Bueno, ¿qué puedo decir, excepto que éramos una startup? Esa fue nuestra primera incursión en el comercio minorista. Entonces, tal vez podamos ser excusados parcialmente por no tener un punto de venta (POS) y un sistema de inventario que pueda ayudarnos a administrar el inventario. Pero muchas pequeñas empresas están en un barco similar trabajando con papel y bolígrafo, o tal vez con sistemas de hojas de cálculo Excel. Según el informe "Haciendo un inventario de su inventario" (PDF) de Wasp Barcode, el 30% de las pequeñas empresas son como nosotros, usando lápiz y papel. Aún más sorprendente, el 23% de las pequeñas empresas no utilizan ningún sistema de seguimiento de inventario.
Las devoluciones fueron solo una pequeña parte de nuestros problemas de administración de inventario, simplemente porque éramos, bueno … pequeños. Sin embargo, los retornos en cualquier negocio pueden erosionar su balance final si no los administra bien, y en algunos negocios los retornos son un problema importante de costos. Según un documento técnico (PDF) de la Asociación de Logística Inversa:
La logística inversa representa una de las oportunidades más grandes y más ignoradas para ayudar a devolver los beneficios a una empresa. Sin embargo, muy pocas empresas están haciendo un buen trabajo para abordar este problema. Los analistas advierten que a menos que las compañías implementen sistemas y procesos para recuperar una parte significativa de ese costo, los retornos tendrán un impacto dramático en la rentabilidad. Los principales expertos abogan por que la mayoría de las empresas pasen por alto su cadena de suministro de logística inversa y pierdan oportunidades para mejorar los márgenes, así como la satisfacción y lealtad del cliente. Esto puede deberse al hecho de que a las empresas les falta el panorama general cuando se trata de administrar los retornos.
Ahí es donde entran en juego los sistemas de tecnología, incluidos los códigos de barras. El informe de la Asociación de Logística Inversa continúa señalando las mejores prácticas relacionadas con el uso de códigos de barras para administrar los rendimientos:
El producto devuelto debe regresar con códigos de barras que se puedan escanear para minimizar el manejo. Además, algunas empresas están recurriendo a métodos de transporte innovadores para acelerar la recepción de mercancías. Un método que las empresas están empezando a explorar es consolidar las reparaciones y volver a envíos más grandes. Las empresas pueden reducir los costos de transporte al coordinar los envíos de devolución con los envíos más grandes.
Una vez que las empresas tienen un producto devuelto en su poder, el artículo puede pasar días, semanas o incluso meses en un estante en espera de ser evaluado, ya que este proceso a menudo se realiza caso por caso. Las pruebas, la clasificación y la clasificación de los productos devueltos son tareas que requieren mucha mano de obra y requieren mucho tiempo. El proceso se puede agilizar si una empresa somete los retornos a los estándares de calidad y utiliza sensores, códigos de barras y otras tecnologías para automatizar el seguimiento y las pruebas.
Incluso si utiliza algún tipo de sistema de seguimiento de inventario junto con códigos de barras para administrar su cadena de suministro saliente, el proceso de devolución puede requerir requisitos especiales. Según este informe sobre logística inversa (PDF):
Las empresas a menudo creen erróneamente que las operaciones salientes también pueden manejar los retornos ejecutando todo a la inversa. Sin embargo, las operaciones inversas deben administrar una serie de funciones únicas que no están incluidas en las operaciones de salida, por ejemplo, la colección de productos obsoletos, no deseados o dañados, así como el empaquetado. También es el caso que cuanto más complejo es el producto, mayor es el porcentaje de retornos debido a varios factores que incluyen más variables que pueden salir mal, mayor número de operadores no calificados y, a menudo, la disposición al final de la vida útil regulada.
En otras palabras, todo el proceso de devoluciones debe evaluarse y los requisitos deben tenerse en cuenta al configurar un sistema de código de barras, si espera que se dirija a las devoluciones.
Entonces, si los códigos de barras alineados con los sistemas POS y / o los sistemas de administración de inventario hacen una solución rentable para ayudar a ahorrar dinero en las devoluciones, ¿qué necesita para un sistema? Según el informe "Haciendo un inventario de su inventario", un sistema de código de barras es sencillo:
Usando códigos de barras, el software de control de inventario rastrea por un número de artículo. Si bien este es generalmente un número que crea para un artículo de inventario, también puede ser el producto existente o el número UPC del artículo. El software también puede rastrear artículos de inventario por número de serie, número de lote, código de fecha y palet. Los artículos pueden ser monitoreados en una PC o dispositivo móvil. * * * Las soluciones de inventario deben permitir que su empresa sea proactiva, actual y precisa.
En general, necesitará algún tipo de software para administrar el inventario; software de diseño y etiquetado de códigos de barras; impresoras capaces de imprimir etiquetas de código de barras; y escáneres para escanear códigos de barras en devoluciones. Para obtener más información sobre lo que se requiere, junto con recursos útiles, consulte: Guía para el uso de códigos de barras en su negocio.
En pocas palabras: muchas empresas, desde el comercio minorista hasta la fabricación, pueden beneficiarse de los sistemas de códigos de barras para administrar el inventario. Para manejar las devoluciones y evitar la erosión del margen debido al costo de las devoluciones, asegúrese de que su sistema de código de barras esté diseñado específicamente para ayudar a administrar las devoluciones. Un analista de negocios o una persona similar puede evaluar sus procesos internos para asegurarse de que el proceso de devoluciones esté trazado y abordado en cualquier implementación de tecnología.
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